Організаційне оцінювання: кроки проведення

Подібно до того, як оцінка ефективності роботи оцінює продуктивність і потенціал співробітників, організаційна оцінка допомагає керівникам зрозуміти, як йдуть справи в бізнесі.

Щоб зрозуміти, чому організація процвітає або зазнає невдачі, необхідно вивчити кожен аспект бізнесу. Це дає уявлення про те, як організація може підвищити стійкість, адаптуватися до змін і підготуватися до майбутнього.

Суть у тому, щоб зрозуміти внутрішню роботу компанії, щоб ви могли зрозуміти, як найкраще використовувати те, що йде добре, і модернізувати те, що не працює.

Організаційна оцінка включає:

• Оцінку продуктивності, культури, здібностей і загального стану організації
• Виявлення сильних і слабких сторін і виявлення можливостей для вдосконалення
• Узгодження цілей, ресурсів і структури одна з одною
• Підвищення ефективності, культури та залученості співробітників в організації.

1. Оцінка організаційної культури

Оцінка організаційної культури дає змогу визначити, чи відповідає культура компанії тому, що стверджує її керівництво. Таким чином, він вивчає, чи відповідають культура праці, досвід і практика співробітників цілям і цінностям організації.

2. Оцінка організаційних потреб

Організація може робити неправильні припущення про те, чому їй не вдається досягти всіх своїх цілей. Оцінка потреб організації збирає дані з різних точок зору в масштабах всієї компанії для виявлення перешкод на шляху до досягнення цілей.

Потім лідери можуть використовувати цю інформацію для вирішення проблем і планування наступних кроків, щоб максимізувати шанси компанії на успіх.

3. Оцінка стану організації

Здорова організація демонструє стійкість і високу продуктивність, незважаючи на зміни та проблеми. Оцінка організаційного стану аналізує структури, методи управління та досвід співробітників, щоб зрозуміти, які зміни та ресурси необхідні компанії для зміцнення.

4. Оцінка організаційних здібностей

Навички, які організація вимагає від своїх співробітників, зазвичай змінюються залежно від мінливих потреб бізнесу. Аналіз прогалин у навичках виявляє наявні навички персоналу, даючи змогу виявити будь-які розриви між поточними можливостями і тим, що необхідно компанії для досягнення її короткострокових і довгострокових цілей.

5. Оцінка організаційного лідерства

Некваліфіковані лідери можуть перешкоджати успіху. Оцінка організаційного лідерства вимірює ефективність лідерства в різних сферах і виявляє невикористаний потенціал. Ця оцінка виділяє області зростання для наявних лідерів і визначає перспективи для створення життєздатного конвеєра лідерства.

6. Оцінка організаційних ризиків

Поінформованість про можливі небезпеки дає вам час підготуватися до них і обмежити або запобігти їхнім негативним наслідкам. Оцінка організаційних ризиків виявляє потенційні небезпеки для бізнесу й аналізує їхню ймовірність і частоту. Володіючи цією інформацією, ви можете вирішити, як найкраще знизити або навіть усунути ризики.

Організаційна оцінка - це корисний спосіб зрозуміти, як функціонує організація як є. Це цінно, коли ви хочете обговорити поліпшення таргетингу, внести стратегічні зміни або підготуватися до великих подій, таких як злиття і поглинання. Нижче перелічено сценарії, в яких слід проводити організаційну оцінку.

До серйозних змін

Напередодні значних організаційних змін організаційна оцінка може допомогти керівникам вирішити, як підготувати своїх співробітників і операції до обставин, що насуваються, таких як:

• Корпоративна реструктуризація
• Злиття або продаж
• Зменшення або укрупнення операцій
• Запуск нової ініціативи або продукту
• Вихід на нові ринки
• Реконструкція основних процесів
• Впровадження нового обладнання, інструментів або програмного забезпечення.

Після великих подій

Після будь-якої великої події (запланованої чи іншої) організаційна оцінка може допомогти вам впоратися з такими інцидентами, як:

• Зміни в ключовому керівництві
• Тонке налаштування після злиття або поглинання
• Висококонкурентний ринок праці з обмеженою кількістю доступних талантів
• Економічні спади
• Зміна інтересів і вимог акціонерів
• Катастрофічні події (стихійні лиха, війни, пандемії).

Періодично

Проведення організаційних оцінок на щорічній або дворічній основі сприяє постійному узгодженню стратегії та поліпшенням, що можуть звести до мінімуму ускладнення та збої в роботі. Періодичні організаційні оцінки можуть слугувати таким цілям:

• Виявляйте червоні прапорці до того, як вони стануть проблемою
• Виявлення прогалин і сліпих зон у системах і структурах
• Відкрийте для себе можливості для інновацій та постійного вдосконалення
• Передбачайте потреби в персоналі.

Крок 1: Визначте свої цілі

Почніть із чіткого визначення цілей організаційної оцінки. Ви маєте точно розуміти, навіщо вашій компанії потрібна ця оцінка, інакше це буде звичайна, нецілеспрямована вправа. Точне визначення її мети та очікуваних результатів гарантує, що вона буде цілеспрямованою і дасть практичну інформацію.

Узгодьте завдання з місією та стратегічними цілями організації. Наприклад, якщо організація перебуває в процесі реструктуризації, можливими цілями можуть бути виявлення прогалин у навичках, визначення готовності до змін або оцінка організаційної культури.

Крок 2: Визначте обсяг вашої оцінки

Після визначення мети організаційної оцінки встановіть для неї параметри, щоб переконатися, що ви не відхиляєтеся від мети. Обсяг організаційної оцінки має включати:

• Пріоритетні сфери (тобто культура, організаційна структура, процеси тощо)
• Відділи або географічні місця розташування, що беруть участь
• Хронологія
• Витрати і розподіл ресурсів.

Незважаючи на те, що важливо встановити межі, ви також маєте забезпечити розумну гнучкість, оскільки обсяг оцінювання вашої організації може потребувати коригування під час справи.

Крок 3: Визначте відповідні зацікавлені сторони

Визначте, які сторони будуть залучені в організаційну оцінку. Залучення правильних зацікавлених сторін дає змогу використовувати різні точки зору, забезпечуючи більш ретельний і ефективний процес.

Зацікавлені сторони можуть включати:

• Команди керівників або окремі особи
• Керівники/керівники відділів
• Представники співробітників
• Технічні та профільні експерти
• Зовнішні партнери.

Деякі зацікавлені сторони є очевидним вибором через їхні ролі та стаж, але ви можете включити й інших, залежно від їхньої доступності, надійності та об'єктивності.

Крок 4: Виберіть правильний тип оцінювання

Тип оцінки, яку вам необхідно провести, залежатиме від поставлених вами цілей і обсягу. Наприклад, припустимо, ви проводите оцінку для підготовки нової лінійки продуктів. Ви можете провести оцінку лідерських якостей, щоб визначити, чи достатньо в компанії кваліфікованих, ефективних лідерів, щоб узяти на себе відповідальність за це нове підприємство.

Крок 5: Зберіть дані найбільш підходящими методами

Наступним кроком є збір інформації, необхідної для проведення оцінки. Збір як якісних, так і кількісних даних забезпечить більш всебічну перспективу. Загальні джерела збору даних для оцінки організації включають:

• HRIS (HR інформаційні системи)
• Опитування та анкетування
• Фокус-групи та інтерв'ю
• Фінансова звітність
• Спостереження за процесом
• Платформи для внутрішньої комунікації та спільної роботи
• Галузеві бенчмарки
• Огляди політик і процедур
• Документи стратегічного планування.

Крок 6: Проаналізуйте зібрані дані

Після того, як ви зібрали всі необхідні дані, настав час проаналізувати їх, щоб ви могли розібратися в них. Це включає в себе такі процедури:

• Перевірка даних на предмет невідповідностей і неточностей
• Форматування та візуалізація даних за допомогою діаграм, таблиць і графіків
• Порівняння даних за відділами, географічними місцями розташування, групами співробітників тощо.
• Виявлення закономірностей, взаємозв'язків, тенденцій і тем у даних, які виявляють сильні та слабкі сторони організації
• Звернення до експертів у предметній галузі за коментарями для підтвердження ваших висновків.

Залежно від кількості джерел даних, до яких ви можете отримати доступ, цей етап може бути дуже складним. Якщо можливо, залучіть зацікавлену особу, яка має досвід аналізу даних, щоб допомогти в цій частині організаційної оцінки.

Крок 7: Складіть рекомендації та розробіть план дій

На основі аналізу даних ви можете зробити обґрунтовані пропозиції для досягнення цілей організаційної оцінки. Визначте, що є найбільш терміновим, найбільш здійсненним і що матиме найбільший вплив, щоб ви могли розставити пріоритети для своїх наступних кроків.

Потім ви можете розробити план виконання своїх рекомендацій. Ось кілька порад щодо формування ефективного плану дій:

• Поясніть зміну і чому вона необхідна
• Надайте дані, що підтверджують цю рекомендацію
• Демонстрація того, як дія підтримує пріоритети організації
• Вкажіть часову шкалу і те, як ви вимірюватимете прогрес та успіх
• Опишіть, як подолати потенційні бар'єри
• Намітьте необхідний бюджет і ресурси.

Крок 8: Повідомте про свої висновки відповідним сторонам

Підготуйте звіт, у якому буде викладено результати організаційної оцінки та плани дій. Використовуйте зібрані діаграми, графіки та таблиці для відображення даних у зручному візуальному форматі.

Представити звіт відповідним зацікавленим сторонам. Щоб адаптувати інформацію до різних аудиторій, ви можете використовувати окремі версії, як-от резюме та більш детальний звіт. Пропонуйте зворотний зв'язок і надавайте час для обговорення, щоб забезпечити ефективну комунікацію та участь.

Крок 9: Впровадження та моніторинг необхідних змін

Встановіть послідовність та етапи виконання плану дій. Ви можете забезпечити продуктивну реалізацію, ґрунтуючись на таких міркуваннях:

• Повідомте про бачення та очікувані результати змін
• Розподіляйте обов'язки та заохочуйте участь
• Передбачайте ймовірні ситуації та плануйте найгірші сценарії розвитку подій
• Спостерігайте за прогресом і вносьте зміни, коли це виправдано
• Підтримуйте тісний контакт із зацікавленими сторонами
• Ініціюйте цикли зворотного зв'язку, щоб визначити вплив змін.

Крок 10: Задокументуйте найкращі практики

Організаційна оцінка має розповісти вам, що працює, а що ні для вашої компанії. Наприклад, розглядаючи питання про те, як оцінити організаційну культуру, ви, можливо, дізналися, що кілька пульс-опитувань привертають активнішу участь співробітників, ніж більш тривале опитування про культуру.

Ведіть нотатки і записи про те, що продовжувати робити і що змінити перед наступною організаційною оцінкою. Це допоможе вам обрати найефективніші заходи, які заощадять час і ресурси та дадуть змогу проводити якісніше організаційне оцінювання.

Крок 11: Подальші дії

Постійно переглядайте план дій і його результати, щоб визначити його вплив. Це включає в себе усунення перешкод, з якими стикаються співробітники, і внесення необхідних корективів, щоб допомогти їм подолати ці перешкоди.

Розпізнавати і підтримувати вигідні зміни та нові моделі поведінки для забезпечення довгострокової стійкості плану дій. Крім того, повідомте зацікавленим сторонам про свої спостереження і попросіть їх зробити свій внесок. Усі ці дії допомагають підтримувати імпульс і гарантувати, що ви постійно в курсі того, що відбувається і що має відбутися у вашій компанії.

Коли лідери мають чітке уявлення про стан і можливості своєї організації, вони краще можуть складати плани, ставити цілі та розподіляти ресурси для досягнення успіху в бізнесі та приносити користь співробітникам. Це можна зробити за допомогою планування та проведення організаційних оцінок.