Digital HR: керівництво

Digital HR (Цифровий HR) став невід'ємною частиною практично всіх HR-процесів і відіграє ключову роль у створенні відмінного досвіду роботи зі співробітниками. Елементи цифровізації присутні на кожному етапі життєвого циклу співробітника - від найму і добору до прийому на роботу, управління ефективністю, залучення і звільнення.

Що таке цифровий HR?
Простіше кажучи, цифровий HR - це інтеграція цифрових технологій у процеси управління персоналом, щоб зробити їх більш ефективними, результативними та взаємопов'язаними. Це стратегічне поєднання відділу кадрів і технологій, яке призводить до оптимізації операцій, поліпшення процесу ухвалення рішень, підвищення якості обслуговування співробітників, а також до створення гнучкішої та оперативнішої організації.

Чим цифровий HR відрізняється від традиційного?

Цифровий HR відрізняється від традиційного тим, що він оцифровує ручні завдання, як-от ведення обліку, аналіз даних і відповіді на запитання співробітників.

Використання цифрових технологій в HR - це не просто впровадження кількох програмних рішень. Це складний процес, що вимагає часу, зусиль і ресурсів.

Як же підійти до реалізації проєкту такого масштабу?

Етапи цифрової трансформації HR
Кожна організація, що бере участь у цифровій трансформації, проходить шість етапів. Ось що вони означають для HR:

• Бізнес як зазвичай: HR діє, вважаючи, що поточні рішення залишаться актуальними.
• Присутність і активність: На цьому етапі різні експерименти по всій компанії сприяють розвитку цифрової грамотності та креативності.
• Формалізація: Експерименти стають цілеспрямованими та отримують більшу підтримку з боку керівництва.
• Стратегічний: на цьому етапі багатопрофільні проєктні команди реалізують більшість цифрових HR-ініціатив. Посилюється взаємодія, що призводить до розроблення стратегічних дорожніх карт цифрової трансформації HR.
• Конвергентний: Спеціальна команда з цифрової трансформації спрямовує цифрову підтримку стратегії та операцій HR.
• Інноваційний та адаптивний: До цього моменту цифрова трансформація стала для організації новою «звичною справою» і безперервним процесом.

Розуміння цих етапів вкрай важливе з кількох причин.

• По-перше, воно допомагає організаціям оцінити своє поточне становище на шляху цифрової трансформації та визначити наступні кроки для подальшого розвитку.
• По-друге, воно забезпечує узгодженість зусиль із ширшою бізнес-стратегією, максимально підвищуючи віддачу від цифрових ініціатив.
• І нарешті, вона сприяє структурованому підходу до змін. Таким чином, організації можуть планомірно адаптуватися до нових технологій і практик і в кінцевому підсумку досягти поставлених цілей.

Початок такого складного процесу, як цифрова трансформація HR, може здатися непосильним. Наступні найкращі практики є основою цифрової трансформації HR і стануть ключовими факторами успіху.

✔ Оцініть поточні HR-процеси

Почніть з аудиту поточної ситуації. Ось кілька запитань, які слід поставити собі, і кроки, які необхідно зробити:

Яке програмне забезпечення або інструменти для роботи з персоналом ви використовуєте в даний час для управління різними HR-процесами? Наприклад, чи використовуєте ви HRIS і ATS?

Якщо у вас ще нічого немає, то в яких сферах цифровий HR матиме найбільший вплив? Спробуйте зрозуміти, чи можна пов'язати це з бізнес-цілями компанії.

Якщо цифрові інструменти вже існують, зробіть огляд усіх поточних HR-рішень, які використовує ваша організація, і з'ясуйте, чи можуть ці системи взаємодіяти одна з одною. Якщо можуть, то яким чином?

Як підтримується кожне рішення та інструмент? Чи піклується про це відділ кадрів? Чи відбувається це автоматично?

На основі проведеного аудиту ви зможете вирішити, які пріоритети необхідно вирішити прямо зараз і з чого почати.

✔ Розвивайте навички цифрового HR у своїй команді.
HR-практики повинні володіти необхідними навичками для цифрової трансформації компанії, починаючи з цифрової гнучкості. Це означає здатність швидко адаптуватися до цифрових технологій та інструментів і використовувати їх для поліпшення HR-процесів, підвищення ефективності та впровадження інновацій.

Ось кілька способів розвитку цифрової гнучкості:

• Ознайомитися з різними типами технологій
• Співпрацювати з іншими відділами в галузі інновацій
• Працювати над своїми навичками управління змінами
• Експериментувати
• Пройти курс Автоматизація HR.
• Визначити чіткі цілі та показники успіху перетворень

Як і в будь-якому іншому новому проєкті, перед початком шляху цифрової трансформації необхідно визначити чіткі цілі та показники успіху.

У різних організаціях цілі та метрики можуть бути різними. Припустимо, ваша мета - підвищити операційну ефективність, дозволивши HR виконувати роботу з меншими витратами, за менший час і з меншою кількістю задіяних людей.

Для оцінки досягнення цієї мети можна використовувати такі показники:

• Витрати на HR у розрахунку на одного співробітника: Ця метрика розраховує загальні витрати на HR, поділені на кількість співробітників. Зниження витрат на HR у розрахунку на одного співробітника свідчить про те, що цифрова трансформація зробила HR-процеси більш економічно ефективними.
• Час надання HR-послуг: Цей показник відображає середній час, необхідний для виконання різних HR-послуг, як-от опрацювання заяв на відпустку або розв'язання питань співробітників. Скорочення часу надання послуг відображає підвищення операційної ефективності та прискорення часу реагування завдяки цифровим інструментам і процесам.
• Коефіцієнт використання самообслуговування співробітниками: Цей показник відображає відсоток операцій, пов'язаних з управлінням персоналом (як-от заяви на відпустку, реєстрація пільг і оновлення особистої інформації), виконаних співробітниками за допомогою порталів або додатків самообслуговування. Високий коефіцієнт використання означає, що співробітники ефективно використовують цифрові HR-інструменти для самостійного управління своїми потребами, що знижує адміністративне навантаження на HR-персонал і підвищує загальну продуктивність за рахунок мінімізації часу, що витрачається на рутинні завдання.

✔ Застосовуйте поетапний підхід
Поетапний підхід до цифрової трансформації HR дає змогу коригувати курс за потреби. Перш ніж переводити в цифровий формат той чи інший процес управління персоналом, почніть з пілотного проєкту. Це дасть вам змогу протестувати й уточнити стратегію цифрової трансформації HR.

Припустимо, ваша компанія хоче автоматизувати процес нарахування заробітної плати. Перш ніж переводити на цифрові технології всіх співробітників організації, протестуйте нове рішення на одній або двох групах, наприклад, на власній HR-команді.Застосовуйте поетапний підхід

Поетапний підхід до цифрової трансформації HR дає змогу коригувати курс за потреби. Перш ніж переводити в цифровий формат той чи інший процес управління персоналом, почніть з пілотного проєкту. Це дасть вам змогу протестувати й уточнити стратегію цифрової трансформації H

Припустимо, ваша компанія хоче автоматизувати процес нарахування заробітної плати. Перш ніж переводити на цифрові технології всіх співробітників організації, протестуйте нове рішення на одній або двох групах, наприклад, на власній HR-команді.

✔ Впроваджуйте масштабовані рішення
Чи впроваджуєте ви цифрове HR-програмне забезпечення або цифрові HR-інструменти, ви хочете, щоб вони були масштабованими. Процес вибору, купівлі, впровадження та запуску цифрових інструментів занадто витратний з погляду часу і грошей, щоб повторювати його незліченну кількість разів. Тому, якщо організація зростає, ви хочете, щоб програмне забезпечення, яке ви використовуєте, зростало разом з нею.

✔ Створіть крос-функціональні команди
Малоймовірно, що ви, як HR-команда, зможете домогтися успішної цифрової трансформації поодинці. Від самого початку залучіть до роботи потрібних людей - подумайте про ІТ-відділ, юридичний відділ та інші зацікавлені сторони - і створіть міжфункціональну команду з перетворення.

Такий спільний підхід не лише покращить впровадження та ухвалення цифрових рішень, а й забезпечить відповідність вимогам, безпеку та узгодженість із ширшими стратегіями організації.

✔ Підготуйте план управління змінами
Цифрова трансформація HR зачіпає багатьох співробітників організації. HR-відділу слід подумати про створення плану управління цифровими змінами, щоб підготувати співробітників до майбутніх змін.

До числа елементів, про які слід подумати у зв'язку з цим, належать:

• Спілкуйтеся із зацікавленими сторонами, щоб зрозуміти, як зміни вплинуть на вашу компанію.
• Використовуйте систему прийняття рішень Cynefin, щоб зорієнтувати проект змін за допомогою конкретних кроків
• Ґрунтуйте свої комунікації з приводу змін на системі конкуруючих цінностей
• Керуйте зацікавленими сторонами.

✔ Орієнтуйтеся на досвід співробітників
Найчастіше саме співробітникам компанії доводиться щодня користуватися цифровими інструментами. Тому дуже важливо, щоб програмне забезпечення, додатки та інші види технологій, які ви впроваджуєте, покращували досвід роботи ваших співробітників.

Щоб переконатися в цьому, залучайте їх від самого початку, запитуйте їхню думку і, найголовніше, прислухайтеся до неї.

✔ Створіть інтегрований стек HR-технологій
Практично для кожного HR-процесу існує своє цифрове програмне рішення. Якби нам потрібно було класифікувати різні технології, ми б виділили три основні категорії:

• Основні HR-рішення: HRIS, розрахунок заробітної плати, програми для управління компенсаціями та пільгами тощо.
• Рекрутинг: ATS, інструменти попереднього відбору, реферальне програмне забезпечення тощо.
• Досвід роботи зі співробітниками: Onboarding, LMS, програмне забезпечення для управління ефективністю, винагороди тощо.

Більшість компаній використовують програмне забезпечення та інструменти з кожної з цих категорій; це те, що ми називаємо їх HR-технічним стеком.

Переконайтеся, що ви створили інтегрований технологічний стек. Це означає, що всі елементи вашого HR-технологічного стека мають працювати разом. Наприклад, ваша система управління персоналом (HRMS) повинна інтегруватися з програмним забезпеченням для розрахунку заробітної плати, забезпечуючи безперебійний потік даних і скорочуючи необхідність ручного введення даних.

Набір інструментів, які не можуть взаємодіяти один з одним, буде контрпродуктивним. Вам також не потрібна неефективність окремих напрямків для кожного HR-процесу.

Щоб впровадити цифровий HR і реалізувати дорожню карту цифрової трансформації організації, HR-практикам необхідно оволодіти певними навичками.

До основних навичок цифрового HR належать:

Цифрова гнучкість
Це здатність використовувати технології для підвищення віддачі від HR і підготовки організації до впровадження цифрових практик.

Існує три аспекти цифрової гнучкості:

• Технологічні можливості: HR-практики, які опанували цифрову гнучкість, здатні інтегрувати технології для створення ефективних, масштабованих і впливових HR-рішень.
• Здатність до цифрових технологій: Цифрова гнучкість HR-фахівців мотивує їх вчитися та експериментувати з цифровими методами роботи.
• Впровадження цифрових технологій: HR-фахівці, які розвинули в собі здатність до цифрових технологій, створюють середовище, готове до впровадження цифрових технологій.

Знання HRIS
Як ми бачили раніше, HRIS є основою цифрового HR компанії. У сучасному цифровому світі HR-фахівці повинні бути знайомі з HRIS-рішеннями та володіти відповідними знаннями.

Знання відповідного програмного забезпечення для HR
Залежно від вашої ролі в HR, вам необхідно знати, як використовувати конкретне програмне забезпечення.

Наприклад, як фахівець із залучення талантів, ви повинні знати, як користуватися системою відстеження кандидатів (ATS) і як використовувати різні платформи соціальних мереж.

Якщо ви курируєте стратегію управління талантами в організації, вам необхідно ознайомитися з програмним забезпеченням для управління талантами (Talent Management Software, TMS).

Хмарні технології
Майже всі наявні програмні рішення для управління персоналом засновані на хмарних технологіях. Це означає, що вам, як HR-практику, необхідно знати, як працювати з хмарними HRIS, ATS, TMS або LMS.

Промптинг
Підказки стають важливою цифровою HR-навичкою у зв'язку зі зростаючим використанням у робочих процесах генеративних інструментів, заснованих на штучному інтелекті.

Ці інструменти спираються на чіткі підказки під час виконання таких завдань, як створення інформаційних повідомлень для кандидатів, розробка планів із введення на посаду та аналіз відгуків співробітників. HR-фахівцям необхідно оволодіти навичками підказок, щоб забезпечити точність результатів.

У міру розвитку інструментів AI ефективні підказки дадуть змогу HR-фахівцям повною мірою і стратегічно ефективно використовувати передові можливості.

Яким бачиться майбутнє цифрового HR? Ці ключові тенденції розвитку цифрового HR визначатимуть роботу HR.

Генеративний AI в HR
У майбутньому генеративний штучний інтелект забезпечить справжнє бізнес-партнерство у сфері HR.

Досі технології автоматизації HR були націлені переважно на виконання повторюваної і не дуже складної роботи. Проблема в тому, що багато видів роботи в HR не є ні простими, ні повторюваними, і саме тут на допомогу приходить GenAI.

Наприклад, GenAI може допомогти в складанні індивідуальних планів розвитку співробітників, аналізі складних даних про персонал для отримання практичних результатів і створенні індивідуальних комунікацій для задоволення різних потреб співробітників. Це дозволяє HR стати більш стратегічним партнером в організації.

Персоналізований досвід співробітників
Сьогодні співробітники хочуть отримувати доступ до того, що їм потрібно, в потрібний момент, одним дотиком екрана. Вони хочуть отримати персоналізований досвід, що враховує їхні потреби. У багатьох організаціях цього поки що не відбувається.

Саме тому дедалі більшу увагу приділятимуть розробленню досвіду співробітників, а HR-технології відіграватимуть важливу роль у цьому процесі.

Усвідомлення упередженості AI
У міру того як використання AI в HR розширюватиметься, зростатиме й обізнаність людей про упередженість. У сфері найму є приклади того, як упередженість AI вплинула на ухвалення рішень через необ'єктивні дані навчання, алгоритмічний дизайн або упереджену участь людини.

HR-службам доведеться максимально знизити рівень упередженості AI. Це можна зробити за допомогою алгоритмів, що враховують принцип справедливості, а також покращуючи загальний збір даних і людський контроль.

HR-чатботи та віртуальні помічники
HR-чатботи мають дві основні переваги. З одного боку, вони позбавляють HR-команди необхідності відповідати на поширені запитання і надавати інформацію, яку часто запитують.

З іншого боку, вони можуть значно поліпшити досвід співробітників, цілодобово відповідаючи на їхні запити, наприклад, про правила виходу у відпустку або пільги.

Тому не дивно, що в період з 2023 по 2030 рік очікується значне зростання ринку HR-чатботів.

Автоматизація завдань із введення на посаду
Нещодавні статистичні дані, що стосуються прийому співробітників на роботу, показують, що HR-практики розглядають технологію як елемент, якого бракує у своєму наборі інструментів для прийому на роботу, причому 68 % планують використовувати її в найближчому майбутньому.

Згідно зі статистикою, в організаціях з формальним процесом онбордингу відсоток утримання співробітників на 50 % вищий, ніж в організаціях без нього. Цей показник збільшується на 16 %, якщо автоматизувати конкретні завдання з введення на посаду.

Таким чином, подальша автоматизація процесу онбордингу, найімовірніше, відбудеться в найближчому майбутньому.

Mike Pritula Academy допоможе вам розвинути навички, знання та досвід, необхідні для керівництва цифровою трансформацією HR у вашій організації:

Автоматизація HR і Digital HR - дізнаєтеся як вітчизняні рішення, так і іноземні, навчитеся торгуватися, обирати кращу систему під задачі, інтегрувати одне з одним і автоматизувати свій HR

Agile та управління проєктами - без цього підходу понад 50% проєктів провальні. Як застосувати Agile в HR дізнаєтеся і попрактикуєтеся.

Оптимізація процесів - ваші процеси мають бути кращими, ефективнішими і зовсім не мати втрат. Навчіться їх оптимізувати та виводити бізнес на новий рівень.

Автоматизація сорсингу - курс про те, як ще сильніше прискорити закриття вакансій компанії. Якщо сорсинг здатний прискорити закриття вакансій у 2 рази, то автоматизація в 3-4 рази!

RoboHR: Від ChatGPT до AIHR і Роботів у роботі HR - навчіться використовувати AI для оптимізації процесів і підготовки до майбутньої співпраці людини і роботів.

Вибір за вами!
І якщо є питання, готовий відповісти 👉🏻 в чаті Telegram 😉