Blog

Як організувати процес розширення посадових обов'язків

Співробітники втрачають інтерес до своєї роботи, коли обов'язки стають незмінними. Збільшення обсягу роботи - це спосіб урізноманітнити роль і допомогти співробітникам залишатися залученими в роботу і пов'язаними з успіхом організації.
Розширення посади - це розширення обов'язків наявної ролі при збереженні її рівня в організації.
Це означає, що людина виконуватиме нові обов'язки, які входять у сферу її нинішньої посади.
Наприклад, співробітник тепер займатиметься плануванням роботи, яке раніше виконував його керівник.
Мета розширення посади - підвищити задоволеність і ефективність співробітників завдяки розширенню розмаїття завдань і обов'язків у межах їхньої ролі. Це один із ключових методів редизайну робочих місць, поряд зі збагаченням, ротацією і спрощенням робочих місць.

Розширення робочих місць народилося з необхідності переглянути те, що породила хвиля спеціалізації робочих місць на початку 1900-х років. Спеціалізація робочих місць означає, що співробітники розвивають особливі навички для виконання вузького кола завдань. При цьому передбачається, що людина буде високоефективною при виконанні цих завдань. Незважаючи на нудність і повторюваність, спеціалізована робота на той час мала сенс для бізнесу, оскільки давала змогу збільшити обсяг виробництва і прибуток.

Один із найвідоміших прикладів - компанія Ford Motor Company. Завдяки вузькоспеціалізованим складальним лініям, створеним на її заводах, компанія займала провідні позиції на ринку. У результаті компанія змогла запропонувати робітникам набагато вищу мінімальну зарплату і надати їм більше вихідних.

Розширення робочих місць було популяризовано в 1960-70-х роках як протилежність спеціалізації робочих місць. У цей час підвищена увага приділялася факторам, які робили роботу мотивуючою. З'явилося розуміння того, що традиційні складальні лінії масового виробництва були монотонною і глибоко незадовільною робочою ситуацією.

Незважаючи на те що концепція розширення робочих місць існує вже кілька десятиліть, вона як і раніше актуальна. Сучасний діловий клімат характеризується швидким зростанням і постійними змінами в характері роботи. Організації очікують від співробітників адаптації до нових методів і мінливих пріоритетів, а також гнучкого підходу до виконання своєї роботи. Модель розширення посадових обов'язків - це один зі способів забезпечити виконання додаткових і мінливих обов'язків.

Мета розширення посадових обов'язків

Розширення посадових обов'язків спрямоване на підвищення залученості співробітників і ефективності організації завдяки розширенню кола обов'язків співробітника, тим самим збільшуючи різноманітність використовуваних навичок і знижуючи монотонність роботи.

Прийняття на себе нових обов'язків часто призводить до підвищення задоволеності роботою і розширення можливостей для кар'єрного зростання. Ця стратегія не тільки приносить користь співробітникам, роблячи їхню роботу цікавішою і сприяючи їхньому професійному зростанню, а й допомагає організаціям формувати більш кваліфікований і мотивований персонал.

Види розширення посадових обов'язків

Існує два основних види розширення посадових обов'язків, які описуються як горизонтальне і вертикальне. Ось що вони означають:

  • Горизонтальне: передбачає покладання на співробітника додаткових, але схожих завдань, які дадуть змогу зберегти його поточний рівень відповідальності. Наприклад, розширення території продавця, щоб збільшити можливості компанії з продажу і підвищити комісійні співробітника. Інший приклад - надання працівникові складальної лінії більшої кількості деталей для встановлення на виріб, щоб урізноманітнити його роботу і одночасно консолідувати виробництво.
  • Вертикальне: передбачає додавання завдань до ролі, що збільшує сферу відповідальності та самостійності співробітника. Наприклад, уповноважити адміністративного помічника пропонувати і підтримувати бюджет на заходи зі згуртування колективу або покласти на працівника служби харчування відповідальність за навчання нових співробітників. Розширивши коло обов'язків і відповідальність співробітників, вони зможуть знайти більше задоволення і зробити більший внесок у роботу організації.

Переваги та недоліки розширення посадових обов'язків

Переваги

  • Зменшення монотонності за рахунок розширення кола діяльності: по суті, збільшення обсягу роботи - це додавання обов'язків до наявних ролей для боротьби з нудьгою. Різноманітна діяльність зменшує монотонність і робить роботу цікавішою. Замість того щоб весь день виконувати одне вузькоспеціалізоване завдання, співробітники залучаються до роботи від кінця до кінця. Наприклад, проходження одного продукту через кілька етапів виробництва або навіть управління автоматизованою складальною стрічкою.

  • Сприяння розвитку навичок і кар'єрному зростанню: додаткові обов'язки вимагають навчання і дають співробітникам можливість вивчити нові інтереси і розширити свій досвід роботи. Отримані навички та знання дають їм змогу отримати більше можливостей для кар'єрного зростання і вищу заробітну плату.

  • Підвищення залученості та задоволеності співробітників: додаткові та різноманітні обов'язки можуть бути мотивуючими факторами. Співробітники, яким доводиться розв'язувати складні завдання і вчитися, часто відчувають особистісне зростання і знаходять більше задоволення у своїй роботі. У них також може розвинутися почуття лояльності до організації, якщо вони вважають, що вона прагне до їхнього розвитку.

  • Підвищення ефективності та продуктивності: коли співробітників навчають справлятися з додатковими завданнями, вони стають досвідченішими, гнучкішими та винахідливішими і можуть адаптуватися до змін потреб. Вони здатні знаходити креативні рішення, підміняти відсутніх і підключатися до роботи при збільшенні навантаження. Розширення робочих місць дає змогу організаціям задіяти наявний персонал для виконання нових або змінених обов'язків і уникнути витрат на аутсорсинг або найм.

  • Отримання більшої самостійності, підзвітності та відповідальності: незважаючи на те, що підвищення самостійності не є основною метою розширення штату, відповідальність за безліч суміжних видів діяльності дає співробітникам більше свободи у виборі способу виконання роботи. Крім того, коли вони більше взаємодіють з одним продуктом або послугою, вони стають більш відповідальними за якість продукції та помилки. Це спонукає їх брати на себе відповідальність за свої обов'язки.

Недоліки

  • Зниження ефективності: Збільшення кількості робочих місць знижує спеціалізацію. Коли високоспеціалізовані працівники займаються одним видом діяльності щодня, вони дуже швидко вчаться його виконувати. У деяких випадках під час розширення штату додавання завдань може перешкодити ефективності. Це особливо вірно на початковому етапі, коли співробітники освоюють свої нові обов'язки.

  • Зниження якості: Якщо працівники завантажені понад свої можливості, це може позначитися на якості продукції. Крім того, скорочення спеціалізації може вплинути на рівень кваліфікації співробітників. Однак, як ми вже говорили, повторення одного й того самого спеціалізованого завдання протягом усього дня може призвести до нудьги і відсутності уваги до деталей. Крім того, якщо співробітники відповідають тільки за невелику частину продукту, у них немає цілісної концепції продукту, і вони можуть не відчувати почуття відповідальності та бажання вдосконалюватися.

  • «Повзуча робота": Job creep - це постійне збільшення обсягу роботи в міру того, як на посаду додають все більше і більше завдань. Якщо це не виконується належним чином або співробітники не знаходять нові завдання значущими, збільшення обсягу роботи може призвести до того, що роль буде здаватися непосильною і потенційно може призвести до стресу та вигорання. Це ще більш імовірно, якщо співробітників не визнають і не платять їм більше за те, що вони беруть на себе додаткові обов'язки.

  • Підвищення рівня і вартості навчання: Оскільки збільшення обсягу роботи передбачає додавання завдань і обов'язків, яких раніше у співробітника не було, це часто вимагає підвищення рівня підготовки і витрат на навчання. Крім того, співробітникам потрібен час, щоб подолати криву навчання і досягти оптимальної продуктивності.

Як реалізувати

Кожна організація повинна застосовувати свій власний підхід до розширення залежно від галузі, структури персоналу та потреб бізнесу. Незважаючи на те, що в кожній організації розширення штату може виглядати по-різному, існують деякі універсальні найкращі практики, які HR може взяти на озброєння.

Ось кілька способів, за допомогою яких HR може ефективно підтримати процес розширення:

🔖 Чітко спілкуйтеся і залучайте співробітників: Співробітники будуть чинити опір змінам, які їм незрозумілі. При регулярному інформуванні про цілі розширення штату і про те, як це буде корисно для них і їхньої кар'єри, співробітники з більшою ймовірністю приймуть концепцію розширення обов'язків. Надавайте періодичні оновлення, активно залучайте їх до процесу ухвалення рішень і відповідайте на їхні проблеми та запитання. Коли співробітники відчувають себе поінформованими і включеними в процес, вони з більшою готовністю погодяться на це.

🔖 Налаштуйте співробітників на успіх, провівши ретельну підготовку і навчання: Розширення штату зазвичай вимагає від співробітників набуття нових навичок і/або знань. Впровадьте комплексні програми навчання і розвитку, які дадуть змогу співробітникам ефективно справлятися з розширеними завданнями та обов'язками. Це можуть бути онлайн-курси, практичні заняття, семінари, тренінги або наставництво.

🔖 Застосовуйте зважений підхід до впровадження: Вводьте розширення обов'язків поступово. Співробітникам потрібен час, підтримка і ресурси, щоб освоїтися і звикнути до нових обов'язків. Додавайте нові завдання поступово, щоб співробітники встигли увійти в курс справи і не почувалися перевантаженими та розчарованими. Керівники повинні уважно оцінювати можливості та рівень кваліфікації співробітників і за необхідності надавати їм підтримку.

🔖 Слідкуйте за тим, щоб робоче навантаження було збалансованим: Якщо не вживати заходів, збільшення обсягу роботи може призвести до того, що співробітник відчує себе непомірно важким. Додаткові завдання мають бути збалансовані з наявними обов'язками, щоб навантаження було керованим і запобігало вигоранню. Процес має передбачати свободу дій для зміни пріоритетів, перерозподілу завдань і залучення додаткових ресурсів.

🔖 Контролюйте ефективність і результати: Ініціативи з розширення робочих місць повинні оцінюватися на предмет ефективності в досягненні ваших цілей, будь то зниження монотонності або продуктивності. Ви можете визначити загальний вплив розширення робочих місць і виявити області поліпшення, створивши дієві механізми оцінки ефективності та зворотного зв'язку, які відстежують прогрес співробітників і збирають конструктивні думки. Забезпечте гнучкість для внесення необхідних коригувань, які дадуть змогу домогтися максимального успіху і задоволеності співробітників розширеними посадовими обов'язками.

🔖 Визнання і заохочення співробітників: Якщо співробітник ознайомився з розширеним колом обов'язків і висловив вдячність, це значною мірою підтримує його мотивацію і сприяє залученості. Створіть систему заохочення, яка відзначатиме зусилля і демонструватиме внесок співробітників, наприклад, публічне визнання, святкові заходи і події, подарунки та премії.
Можливо, розширення посадових обов'язків виникло як засіб боротьби з утомливістю вузькоспеціалізованих складальних ліній, але воно як і раніше актуальне в сучасному цифровому світі. Зі зростанням кількості завдань, що автоматизуються або оцифровуються, ролі природним чином скорочуються і стають більш спеціалізованими.
При розширенні посадових обов'язків, яке добре підтримується HR, співробітники можуть прийняти нові обов'язки і стати більш гнучкими.
Як підвищити ефективність організаційних змін у компанії? Як стимулювати співробітників? Які інструменти застосовувати?
В Академії є курс «Organizational Development - організаційний розвиток компанії»,

який розрахований насамперед на HR і рівень зрозумілості інформації дозволить його пройти навіть HR Generalist. На курсі ви одразу ж застосуєте кілька інструментів для вашої компанії та отримаєте зворотний зв'язок за результатами
2024-08-28 08:30