Опитування залученості: керівництво з аналізу

Проведення ретельного аналізу опитувань залученості співробітників необхідне для підвищення залученості та поліпшення досвіду співробітників у вашій організації, а також для розвитку бізнесу.

Проведення та поширення опитування вимагає цінних ресурсів, тому дані мають бути ретельно проаналізовані, відображені у звітах і вжиті відповідні заходи.

Залученість співробітників - це те, наскільки щасливий, мотивований і задоволений співробітник своєю роллю на роботі. За даними Gallup, залучені співробітники перевершують незалучених на 147 %, тому моніторинг і підвищення залученості співробітників відіграють важливу роль в успіху будь-якої організації. Залучений співробітник, найімовірніше, буде продуктивним, позитивним і відданим своїй роботі, а також виходитиме за рамки своїх посадових обов'язків.

Опитування про залученість співробітників призначене для вимірювання залученості персоналу організації за допомогою низки запитань. Результати цих опитувань дадуть змогу отримати чесну і цінну інформацію про те, як ваші співробітники відчувають, думають і поводяться на роботі протягом певного періоду часу в різних відділах, підрозділах і ролях.

Анонімне опитування - найкращий спосіб отримати реальне уявлення про те, наскільки залучені ваші співробітники. Під час опитування часто з'ясовуються думки і погляди, якими вони можуть не наважуватися поділитися з менеджерами і керівниками з побоювання, що це може бути використано проти них і вплинути на їхнє кар'єрне зростання.

Проведення опитування також допомагає співробітникам відчути, що їх чують і розуміють. Однак просто провести опитування недостатньо. За даними дослідження TINYpulse, тільки 25 % співробітників вважають, що їхня організація вживає ефективних заходів на основі зворотного зв'язку, який вони надають під час опитувань. Це, своєю чергою, може призвести до підвищення рівня залученості, що негативно позначається на продуктивності та прибутку.

Аналіз даних, отриманих у результаті зворотного зв'язку зі співробітниками, допоможе вам помітити закономірності, труднощі та проблеми, які ви зможете знайти і впровадити в організації. Ці дані дуже цінні, але тільки в тому разі, якщо їх збирають і аналізують ефективно і якщо вживають відповідних заходів.

Які проблеми виникають під час аналізу опитувань співробітників?

Незважаючи на безліч переваг аналізу опитувань співробітників, важливо знати про деякі проблеми.

Перша проблема - створення опитування із занадто великою кількістю запитань, які стають непосильними для учасників. Це може призвести до зниження точності результатів, що може означати вжиття неправильних для організації заходів.

Друга проблема - коли в опитуванні занадто багато тем. Це може ускладнити зіставлення даних і призвести до появи занадто великої кількості можливих варіантів дій.

У наступному розділі ми розглянемо, як подолати ці потенційні проблеми під час проведення аналізу опитування залученості співробітників.

1. Почніть із правильного розроблення опитування

Як уже йшлося вище, якщо у вашому опитуванні занадто багато запитань або занадто велике розмаїття типів запитань, це може ускладнити формулювання висновків з отриманих результатів. Крім того, розсилка опитування про залученість співробітників раз на рік може не дати вам чіткого уявлення про те, що відчувають ваші співробітники. Тому найефективнішою буде розсилка коротших опитувань.

Ставити правильні запитання - це ключ до збору цінних, відчутних даних про сприйняття співробітників, на підставі яких ви зможете діяти. Згідно з дослідженнями компанії Visier, існує чотири фактори, які найсильніше впливають на залученість співробітників. Це лідерство, можливості, узгодженість і розвиток. Тому запитання, пов'язані з цими факторами, можуть стати чудовою відправною точкою для розробки вашого опитування.

Ось кілька прикладів ефективних запитань для опитування:

• Я відчуваю натхнення і мотивацію завдяки баченню організації
• У мене є все необхідне для успішної роботи в моїй ролі
• Я знаю, що мені потрібно робити, щоб бути успішним на роботі
• Чи із задоволенням ви йдете на роботу?
• Порекомендували б ви роботу в цій організації своїм знайомим?
• Чи подобається вам працювати з вашою командою?
• Чи задоволені ви компенсацією та пільгами, які ви отримуєте в даний час?

Як бачите, деякі з цих запитань є запитаннями, а інші - твердженнями. Обидва варіанти можуть бути ефективними, оскільки відповіді можна отримати на основі числової шкали, наприклад, за шкалою від 1 до 5 балів: наскільки ви погоджуєтесь чи не погоджуєтесь із цим твердженням? Це приклад закритого запитання, оскільки існує кінцеве число можливих відповідей. З іншого боку, результати відкритого опитування про залученість співробітників можуть дати великий обсяг даних, які набагато складніше аналізувати.

2. Встановіть чіткі цілі

Перш ніж приступити до створення опитування, необхідно чітко сформулювати цілі та сфери уваги, а також переконатися, що обрані запитання допоможуть вам у досягненні цих цілей.

Витратьте час на обмірковування мети опитування:

• Що ви хочете дізнатися?
• Які результати ви сподіваєтеся отримати?
• Яка кінцева рушійна сила опитування?
• Чому це важливо для нашої організації та співробітників?

Також корисно проаналізувати результати минулих опитувань і використовувати їх при підготовці наступного опитування.

• Що не спрацювало минулого разу?
• Як ми можемо зробити це ефективніше цього разу?
• Чи є запитання, які ми включали раніше, і які ми хочемо використовувати знову?
• Чи є питання, які нам слід виключити?

Як команда HR, ви також маєте враховувати, що вимірює інша частина організації. Хоча ви можете бути зосереджені на таких показниках, як плинність кадрів і час прийому на роботу, для бізнесу важливі продажі, прибуток, задоволеність клієнтів і замовників тощо. Обов'язково дізнайтеся, які основні показники вашої організації та чому вони важливі.

3. Кількісно оцініть дані

Як уже зазначалося, числові показники - це більш простий спосіб висловити результати і значно полегшити порівняння даних.

Цифри відчутні й не залишають місця для неправильного тлумачення або сірих зон.

Саме тому необхідно отримувати числові показники скрізь, де це можливо.

Аналізуючи результати опитування про залученість співробітників, представляйте дані у вигляді числових або процентних показників.

Це дає змогу людям легко побачити закономірності та тенденції в результатах.

4. Сегментуйте дані

У кожного з ваших співробітників буде свій досвід роботи. Саме тому сегментування даних є ключовою частиною аналізу опитування про залученість співробітників. Відстеження та порівняння різних груп співробітників і демографічних показників дасть вам змогу отримати глибше уявлення про унікальні проблеми кожної групи на роботі.

Ви зможете оцінити ефективність роботи конкретних команд, зрозуміти, чому одні працюють краще за інших, і розробити план дій для тих сфер, які мають найбільше значення. Це особливо корисно, якщо ви обмежені в часі або грошах і маєте більш вибірково підходити до використання ресурсів.

Врахуйте це при створенні опитування і включіть до нього додаткові запитання про вік, стать і команду. Ви також можете пояснити, навіщо вам потрібна ця інформація і що анонімність співробітників буде збережено.

5.Виявлення закономірностей і тенденцій

Наступний крок в аналізі результатів опитування про залученість співробітників - пошук і виявлення закономірностей і тенденцій у результатах опитування. Це можна зробити, звернувши увагу на певні демографічні показники, статус співробітника, стаж роботи тощо.

Наприклад, більшість ваших старших співробітників відносно щасливі на роботі, а ваші стажери нижчої ланки - ні? Чи є різниця в результатах між тими, хто отримує оклад, і тими, хто працює погодинно?

Якщо більшість ваших співробітників однаково ставляться до якогось питання, це вірна ознака того, що вам потрібно глибше розібратися в цьому і щось змінити.

Якщо ж тільки кілька співробітників незадоволені або просять про щось, це, найімовірніше, менш значуще.

6. Доповнюйте кількісні дані якісними

Хоча цифри важливі, не менш важливо збирати якісні відповіді, щоб доповнити кількісні дані і не упустити жодної серйозної проблеми.

Якісні дані можуть відображати думки, мотивацію і ставлення співробітника.

Наприклад, якщо співробітника запитують, наскільки він щасливий на роботі, і він дає оцінку 4 з 5, це може означати, що він загалом задоволений.

Однак причина, через яку вони не поставили оцінку 5, може полягати в тому, що у них є проблеми або критичні зауваження. І якщо ви хочете, щоб усі співробітники оцінили роботу на 5 балів, дуже важливо дізнатися, що саме їх турбує, щоб вирішити цю проблему.

Можливо, вам варто організувати серію фокус-груп для співробітників або звернутися до окремих співробітників для глибшої бесіди. Деякі програми для проведення опитувань дають змогу робити це навіть за анонімного заповнення анкет.

Будьте зосереджені на запитаннях і виберіть кілька ключових тем.

7. Зв'язок залученості співробітників із результатами бізнесу

Важливо пам'ятати, що аналіз відрізняється від підготовки статичних звітів. Аналіз полягає в об'єднанні кількох різних показників і процесів, а також у відображенні та поширенні даних різними способами. Це дає змогу відповісти на важливі для бізнесу запитання.

Наприклад, чи впливає часта зміна менеджерів у команді на рівень залученості співробітників?

Багато організацій мають високий рівень залученості співробітників, але при цьому страждають від високої плинності кадрів на ключових посадах. Це свідчить про те, що, хоча ваші співробітники почуваються щасливими і залученими, це може бути не пов'язано з їхньою роботою або посадою. Наприклад, можливо, ваші показники залученості високі тому, що ви пропонуєте неймовірний пакет пільг або найконкурентоспроможніші зарплати та щедрі бонуси.

Саме тут аналіз даних стає безцінним і допомагає зрозуміти, що результати опитування про залученість співробітників означають для бізнесу.

Об'єднайте і проаналізуйте дані про залученість з іншою важливою інформацією з систем управління персоналом, а також з бізнес-даними з ERP-системи.

8.Контрольні показники результатів

Бенчмаркінг допоможе вам краще зрозуміти свої результати і те, як ваша організація працює порівняно з попередніми результатами і галузевими стандартами, а також визначити ключові сфери для поліпшення.

По суті, бенчмаркінг в HR передбачає порівняння одного набору даних опитування з іншим, який вимірює щось подібне.

Існує три типи еталонних показників, які ви можете використовувати:

Національний

Порівняння ваших результатів із національними допоможе вам зрозуміти, яке місце посідає ваша організація в масштабах країни.

Галузевий

Галузевий бенчмаркінг допоможе вам визначити, як ваша організація зіставляється з аналогічними організаціями у вашій галузі.

Як правило, цей метод надійніший, ніж національний бенчмаркінг, оскільки враховує галузеві чинники.

Внутрішній

Останній варіант бенчмаркінгу - це внутрішній підхід. Це означає, що ви порівнюєте свої останні результати з минулими і розумієте, як ваша організація працює з плином часу.

Ви можете вирішити, що хочете розсилати щомісячні або щоквартальні опитування, в яких відстежуєте залученість співробітників до і після впровадження нової системи програмного забезпечення, щоб зрозуміти, чи підвищує це залученість. Це дасть вам змогу відстежувати прогрес і постійно вносити невеликі поліпшення.

Бенчмаркінг дає змогу ставити такі запитання (і відповідати на них), як:

• Які наші результати в цьому кварталі порівняно з минулим кварталом? Як змінився рівень залученості?
• Які показники інших організацій щодо рівня залученості співробітників?
• Чи є наш рівень плинності кадрів високим або низьким для нашої галузі?

9. Візуалізуйте результати

Візуалізація даних, отриманих під час аналізу, полегшить їхнє опрацювання, розуміння і знизить ризик неправильної інтерпретації для керівників і зацікавлених сторін. Це також полегшує отримання практичних висновків і виявлення сфер, що потребують поліпшення.

Існує кілька способів візуалізації результатів опитування співробітників.

• Кругові діаграми

Вони допомагають показати різні категорії, які об'єднуються в єдине ціле. Наприклад, якщо в запитанні «Чи вважаєте ви, що в організації у вас достатньо можливостей для кар'єрного зростання?» ви можете використати кругову діаграму, щоб показати відсоток співробітників, які обрали кожне число.

• Стовпчасті діаграми

Гістограма дає змогу порівняти відповіді різних груп або показати, як змінилася тенденція з плином часу.

Ви можете використовувати гістограму, щоб показати різницю між результатами в різних відділах вашої організації.

• Лінійні діаграми

Лінійна діаграма - найкращий спосіб порівняти два набори даних. Наприклад, ви можете порівняти результати залученості цього року з торішніми.

Лінійна діаграма може бути особливо ефективною при відображенні невеликих змін, які не так помітні на гістограмі.

• Графічні зображення із зазначенням причин

Якщо ви хочете звернути увагу співробітників і зацікавлених сторін на якийсь конкретний факт або цифру, найкращим підходом буде створення графічного зображення із закликом до дії.

Це добре працює, якщо факт або цифра є несподіваними або співробітники сильно зацікавлені в них.

10. Обговоріть результати з керівниками та вживіть заходів

Кінцева мета аналізу опитування про залученість співробітників - визначити, які дії необхідно вжити для підвищення залученості. Тому, коли ви достатньо проаналізували і переварили отримані дані, останній крок - повідомити про свої висновки керівникам і розробити план дій.

Навіть якщо ви не задоволені результатами, все одно важливо повідомити про них і забезпечити прозорість у всьому бізнесі. Замість того щоб грати в гру зі звинуваченнями, розберіться в причинах виникнення проблем і зосередьтеся на пошуку рішення. Це ваша можливість зробити щось позитивне, що принесе користь вашим співробітникам і підвищить ефективність роботи організації в цілому.

Заплануйте зустріч із керівниками і переконайтеся, що порядок денний зрозумілий. Підкресліть важливість орієнтованості на розв'язання проблеми, попросіть їх розповісти про свої команди і представити пропонований вами план дій.

Можливо, ви також захочете запропонувати включити показники залученості в огляди ефективності менеджерів.

Це може стимулювати менеджерів до вдосконалення власних навичок, розвитку команди та поліпшення комунікації зі співробітниками.

Аналіз опитувань про залученість допоможе вам визначити, у чому ваша організація зараз процвітає і що потрібно поліпшити, щоб підвищити ефективність роботи, мотивацію і прихильність співробітників. Ці багаті дані допоможуть вам помітити закономірності й теми, які ви зможете використовувати для створення дієвої стратегії, що дасть змогу підвищити залученість і наблизитися до досягнення ваших ширших бізнес-цілей.