Співбесіди з кандидатами: навіщо вести запис

Записи співбесід дуже важливі для процесу добору персоналу - вони допомагають рекрутерам і менеджерам з добору персоналу точно згадати деталі співбесід з кандидатами. Записи співбесід також допомагають пом'якшити упередженість і сприяють прийняттю справедливих рішень у процесі найму. Як HR-фахівець, ви також можете використовувати записи співбесід для порівняння найкращих практик, заснованих на успішних наймах.

До цих записів зазвичай включаються спостереження, відповіді та ключові моменти, які обговорювалися під час співбесід, що забезпечує всебічну та об'єктивну оцінку кандидатів з боку HR. У цих записах відображаються кваліфікація, навички, досвід і загальна відповідність кандидата займаній посаді, а також надаються рекомендації, які допоможуть у процесі ухвалення рішення.

Записи про співбесіди також є офіційним звітом, який можна використовувати в разі виникнення запитань або суперечок, пов'язаних із процесом найму. Вони забезпечують прозорість і підзвітність, даючи змогу визначити, наскільки методично ведеться процес найму і справедливо оцінюються кандидати. Це особливо важливо, якщо кандидат сумнівається в результатах співбесіди або якщо компанії доводиться вирішувати юридичні питання чи питання дотримання нормативних вимог.

Розуміння того, коли і навіщо кожна сторона робить записи і що в них має бути включено, забезпечує узгоджену і всебічну оцінку кандидатів.

На етапі попереднього відбору
На етапі попереднього відбору HR-фахівець робить нотатки, ґрунтуючись на резюме, телефонних дзвінках, ключових кваліфікаціях і досвіді, а також на будь-яких потенційних «червоних прапорцях». Ці нотатки допомагають відсіяти некваліфікованих кандидатів і забезпечити перехід до наступного етапу тільки підходящих кандидатів.

Відбіркові інтерв'ю

Під час відбіркових співбесід відділ кадрів записує докладні відповіді кандидатів на стандартні запитання, оцінюючи їхню базову кваліфікацію, відповідність культурним особливостям, культурні уподобання та інтерес до відкритих вакансій. Ці записи потім передаються менеджеру з підбору персоналу, надаючи йому повне уявлення про кожного кандидата.

Тести для первинного оцінювання

HR відповідає за документування результатів і будь-яких інших спостережень за роботою кожного кандидата, якщо процес найму охоплює будь-які первинні тести або оцінку навичок. Ця інформація дуже важлива для менеджера з підбору персоналу, щоб зрозуміти можливості кандидатів та їхню відповідність різним посадам.

Перевірка рекомендацій

Детальна інформація про відгуки попередніх роботодавців і колег кандидатів - один із найважливіших етапів процесу підбору персоналу. Ці довідки необхідні для перевірки біографії кандидата і дають змогу протистояти можливим упередженням. Наприклад, якщо попередні роботодавці або керівники кандидата висловлюють абсолютно різні думки про нього, вам необхідно провести додаткове дослідження, перш ніж робити подальші кроки.

Обговорення під час прийому на роботу

На заключних етапах процесу найму HR може обговорити з кожним кандидатом його очікування щодо зарплати, наявність вільних місць і логістику оформлення на роботу. Нотатки, зроблені під час цих обговорень, важливі для забезпечення плавного переходу нових співробітників і узгодження їхніх очікувань з очікуваннями компанії.

Технічні співбесіди

Під час технічних співбесід менеджер з підбору персоналу робить записи про навички, вміння розв'язувати проблеми та технічні знання кандидатів. Це дуже важливо для оцінки відповідності кандидата технічним аспектам ролі, а також для порівняння професійних навичок і досвіду різних кандидатів.

Крім того, перегляд записів після технічної співбесіди може виявити прогалини, які не були очевидні спочатку через здатність кандидата здаватися більш обізнаним, ніж він був насправді.

Поведінкові інтерв'ю

Під час поведінкових інтерв'ю менеджер з підбору персоналу фіксує відповіді кандидатів на ситуаційні запитання, оцінюючи їхню поведінку в минулому і потенційну відповідність культурі компанії. Це показує, як кандидати можуть поводитися в реальних умовах.

Групові співбесіди

Коли в співбесіді беруть участь кілька інтерв'юерів, менеджер з підбору персоналу часто очолює групу і записує колективні відгуки та спостереження. Це дає змогу врахувати всі точки зору і скласти збалансовану думку про кожного кандидата.

Оцінка конкретних ситуацій

Менеджери з підбору персоналу можуть проводити співбесіди з вивченням конкретних ситуацій для кандидатів на посади, пов'язані з розв'язанням проблем і стратегічним мисленням. Під час таких співбесід вони роблять докладні записи про підхід, процес мислення і пропоновані рішення кожного кандидата, щоб оцінити його аналітичні та стратегічні здібності.

Заключні співбесіди

Під час фінальної співбесіди, як правило, з вищим керівництвом або менеджером з добору персоналу, складаються докладні записи, щоб зафіксувати остаточні враження і всі додаткові запитання та побажання. Ці записи відіграють ключову роль у процесі ухвалення остаточного рішення та узгодження пропозиції.

Організоване ведення записів під час співбесід допомагає точно оцінити кандидатів і ухвалити зважене рішення про найм. Щоб допомогти вам спростити цей процес, ми створили простий у використанні шаблон в Excel.

Поділіться цим шаблоном з менеджером з персоналу та іншими інтерв'юерами, щоб забезпечити послідовність дій усіх учасників. Потім ви можете використовувати його як керівництво під час проведення співбесіди та переконатися, що охопили всі важливі сфери.

1. Добре підготуйтеся перед співбесідою

Підготовка - ключ до ефективного конспектування під час співбесіди. HR-фахівці та рекрутери повинні зустрітися з менеджерами з підбору персоналу, щоб зрозуміти обов'язки кожної відкритої вакансії та прояснити всі сфери, що викликають занепокоєння.

Також слід заздалегідь підготувати структуровані запитання, щоб під час співбесіди систематично зачіпати всі необхідні теми. Нарешті, перед співбесідою вивчіть резюме та анкетні дані кожного кандидата - це допоможе вам правильно скласти запитання.

2. Створіть шаблон структурованого інтерв'ю

Такий шаблон допоможе не тільки вам як HR-фахівцю, а й менеджерам з підбору персоналу. Структурований шаблон інтерв'ю необхідний для ефективної організації нотаток - він має включати розділи з особистою інформацією, ключовими кваліфікаціями, сильними та слабкими сторонами, а також поведінковими реакціями. Послідовний формат полегшує порівняння кандидатів і дає змогу не випускати з уваги важливі моменти.

3. Практикуйте активне слухання і залученість

Ваша мета - зробити точні та повні записи, а це можливо тільки в тому випадку, якщо ви будете активно слухати кожного кандидата. Для цього необхідно встановити зоровий контакт, проявити інтерес до відповідей і використовувати невербальні сигнали (наприклад, кивок). Це дасть вам змогу робити докладні записи і справить позитивне враження на кандидата.

4. Використовуйте абревіатури та символи

Використання скорочень і символів допоможе прискорити процес ведення записів і зафіксувати всю важливу інформацію, не втрачаючи при цьому перебігу бесіди з кандидатами. Складіть список стандартних скорочень і символів для часто використовуваних термінів (наприклад, «XP» - досвід або «Qs» - кваліфікація) і ознайомтеся з ними. Ви також маєте поділитися цим списком з іншими інтерв'юерами, щоб вони розуміли ваші нотатки після кожного інтерв'ю.

5. Виділяйте ключові моменти та цитати

Що більше кандидатів ви проінтерв'юєте, то більше нотаток у вас буде після співбесіди. Виділення ключових моментів і прямих цитат кандидата допоможе вам зосередитися на важливій інформації. Для цього можна використовувати різні кольори для виділення важливих моментів і цитат, а також відзначати особливо сильні або слабкі відповіді кожного кандидата для подальшого обговорення з командою.

6. Переглядайте та редагуйте записи після інтерв'ю

Перегляд і редагування нотаток одразу після кожного інтерв'ю допоможе вам заповнити прогалини, прояснити незрозумілості та краще організувати їх. Ви можете додати додаткові нотатки, поки інтерв'ю ще свіже в пам'яті, і використовувати структурований шаблон для впорядкування нотаток, щоб їх було зручно використовувати.

7. Співпрацюйте з командою з підбору персоналу

Обмін нотатками про співбесіду з командою з підбору персоналу сприяє співпраці та забезпечує всебічну систематичну оцінку кожного кандидата. Використовуйте централізовану систему для зберігання та обміну файлами, щоб кожен член команди міг отримати доступ до всіх відповідних нотаток про співбесіду та додати свої власні. Після кожної співбесіди ви також можете запланувати підбиття підсумків, щоб обговорити відгуки та враження кожного.

Крок 1: Внесіть свої нотатки у форму оцінки інтерв'ю

Одразу після кожної співбесіди вносьте свої записи до стандартної форми оцінки співбесіди. Ця форма має відповідати шаблону структурованого інтерв'ю, який ви використовували під час співбесіди, і може містити розділи за кожним аспектом співбесіди (наприклад, технічні навички та відповідність вимогам культури). Це дасть змогу централізувати всю інформацію, що полегшить її подальший аналіз і порівняння. Також слід переконатися, що всі інтерв'юери дотримуються одного й того самого формату, щоб зберегти послідовність.

Крок 2: Організуйте нотатки за певними критеріями

Наступний крок - систематизація нотаток за конкретними критеріями, такими як технічні навички, відповідність культурним особливостям, поведінкові риси та загальне враження. Це допоможе вашій команді систематично оцінювати кожного кандидата відповідно до вимог вакансії.

Для полегшення спільної роботи та перехресних посилань створіть категорії або теги у формі оцінки, щоб спростити сортування та фільтрацію. Згрупуйте схожі спостереження, щоб виявити закономірності, і переконайтеся, що кожен критерій чітко визначений, щоб уникнути двозначності.

Крок 3: Виділіть ключові компетенції та навички

Визначте і виділіть ключові компетенції та навички кожного кандидата, щоб швидко визначити, які кандидати відповідають основним вимогам ролі. Узагальніть їхні основні сильні та слабкі сторони у своїх нотатках і зіставте ці компетенції з описом вакансії, щоб визначити, наскільки вони підходять для цієї ролі.

Крок 4: Використовуйте рейтингові шкали

Включіть в оцінювальну форму шкали оцінки, щоб кількісно оцінити роботу кожного кандидата в різних сферах. Шкали оцінки допоможуть вам порівняти кандидатів і зробити процес оцінювання прозорішим та об'єктивнішим. Використовуйте єдину шкалу (наприклад, 1-5 або 1-10) для всіх критеріїв і дайте чіткі вказівки для кожної оцінки, щоб забезпечити послідовність дій усіх інтерв'юерів. Можна також передбачити місце для коментарів, що пояснюють кожну оцінку.

Крок 5: Проведіть порівняльний аналіз кандидатів

Після того як ви провели інтерв'ю з усіма кандидатами на роль і впорядкували свої записи, проведіть порівняльний аналіз інтерв'юерів. Для цього потрібно переглянути і порівняти оціночні листи, щоб виявити найсильніших кандидатів.

Створіть порівняльну матрицю, щоб наочно представити сильні та слабкі сторони кожного кандидата. Використовуйте зважені критерії для визначення пріоритетності найважливіших навичок і характеристик. У цьому аналізі мають брати участь усі інтерв'юери, щоб зібрати різні точки зору.

Крок 6: Проведіть підсумкову нараду з менеджером із персоналу

Заплануйте проведення підсумкових зборів за участю менеджера з персоналу та інших інтерв'юерів, щоб обговорити результати співбесід. Такий спільний підхід дає змогу всім сторонам врахувати всі міркування перед ухваленням остаточного рішення.

Заздалегідь поділіться з командою з підбору персоналу систематизованими записами та порівняльним аналізом і побудуйте обговорення таким чином, щоб систематично оцінити кожного кандидата. Заохочуйте відкриті дискусії та суперечки, щоб усунути будь-які розбіжності в оцінках.

Крок 7: Допоможіть менеджерам із найму зберегти об'єктивність і справедливість

Як HR-фахівець, ви відіграєте вирішальну роль у забезпеченні об'єктивності та справедливості процесу найму. Це включає в себе нагадування менеджерам з найму про необхідність засновувати свої рішення на документальних доказах і встановлених критеріях, а не на особистих упередженнях.

Використання структурованих оціночних форм і шкал оцінювання може звести до мінімуму суб'єктивність, але водночас менеджери з найму мають пам'ятати про важливість рівних можливостей і недискримінації під час прийняття на роботу. За необхідності ви можете провести навчання з питань неусвідомлених упереджень і об'єктивних методів оцінювання.

Крок 8: Документування остаточних рішень і відгуків

Нарешті, задокументуйте рішення про прийняття на роботу і будь-які відгуки про співбесіду, надані кандидатам. Це важливо для підтримання прозорості та для використання в майбутньому. Зафіксуйте процес ухвалення остаточного рішення, включно з причинами вибору або відмови кожному кандидату. Переконайтеся, що зворотний зв'язок конструктивний і ґрунтується на конкретних спостереженнях за результатами кожної співбесіди, а потім зберігайте всі записи й оцінювальні форми в надійному й доступному місці для майбутніх перевірок або оглядів.

Ведення записів під час співбесід також вимагає від вас бути уважним до співрозмовників, отримувати детальну інформацію про них і пропонувати їм конструктивний зворотний зв'язок. Це значною мірою покращує враження кандидатів і, як наслідок, підвищує імідж вашої компанії серед претендентів.