Бюджетування HR: керівництво з планування

Планування HR-бюджету допомагає HR-службам підготуватися до майбутнього й ефективно управляти своїми ресурсами для продуктивної роботи. Як ви можете спланувати свій HR-бюджет?

Створення бюджету для покриття витрат на підбір, найм, навчання, зарплати, пільги та багато іншого відповідає інтересам вашої компанії. Це допомагає запобігти будь-яким несподіванкам, які можуть позбавити вас можливості створити сильну робочу силу. Якщо ваша організація все ще стикається з деякою невизначеністю, це ще одна вагома причина розробити бюджетний план HR з урахуванням гнучкості.

Якщо ви новачок у цій концепції або просто хочете освіжити в пам'яті, бюджет управління персоналом передбачає кошти, які виділяються спеціально для всіх процесів управління персоналом в організації. Оскільки найважливішим активом бізнесу є його люди, цей бюджет має бути ретельно спланований, доведений до відома і схвалений керівництвом компанії.

Існує два типи бюджетів на управління персоналом, які зазвичай використовують організації. Вибір типу залежить від кількох чинників, включно з доступними коштами, прогнозованими витратами і прибутком.

Додатковий бюджет на персонал. Використовуючи дані про витрати на персонал за попередні роки, можна внести коригування в цифри на майбутній рік. Якщо залишилися кошти, ви можете закласти їх і в бюджет. Новий бюджет включає збільшення (або зменшення) порівняно з попереднім роком залежно від цілей HR, наприклад, збільшення витрат на страхові внески.

Бюджет на управління персоналом з нульовою базою - це бюджет на новий персонал або бюджет, який потребує повного перегляду. Почніть з чистого звіту, маючи на увазі тільки новий рік. Почніть з розподілу там, де бюджет потребує найбільшої підтримки.

Планування бюджету на управління персоналом є систематичним процесом, який включає ретельний аналіз витрат за попередні роки, витрати на поточний рік, прогнозовану кількість співробітників та інші прогнози на майбутнє, щоб не обділити увагою функції управління персоналом.

Є багато сфер, які охоплюють людські ресурси, тож як ви можете бути впевнені, що включите все в бюджет HR? Навіть малий бізнес може недооцінювати витрати на підбір, найм, навчання та інші заходи, щоб забезпечити відмінний досвід для співробітників. Це також сфера, яка може ввергнути організацію в хаос як внутрішніх, так і зовнішніх джерел майже відразу, як ми бачили під час пандемії.

У зв'язку зі зміщенням пріоритетів усім організаціям необхідно переглянути свою стратегію бюджетування управління персоналом, щоб забезпечити ефективне управління персоналом протягом усього року.

Наявність шаблону бюджету для персоналу може допомогти в процесі планування розумного бюджету на майбутній рік. Ось складові типового HR-бюджету:

Залучення та рекрутинг талантів

Для більшості організацій це є високим пріоритетом. з високим цінником. Планування нових співробітників вимагає наявності бюджету на управління персоналом, який може підтримати все, від оголошення про вакансії до адаптації. Очікується, що конкуренція зростатиме; Тому тут потрібно виділяти більшу частину свого бюджету. Ви маєте закласти в бюджет такі кошти:

• Реклама відкритих вакансій
• Співбесіду та відбір кандидатів
• Перевірку
• Адаптацію нових співробітників
• Агентська винагорода
• Переїзд співробітників або організація віддаленого офісу
• Маркетинг з підбору персоналу
• Зниження плинності кадрів

Навчання та розвиток

Опитування Gartner 2021 року показало, що 68% керівників відділів кадрів заявили, що наступного року вони розвиватимуть критично важливі навички та компетенції. Виділіть розумну суму на навчання та розвиток, які забезпечують позитивну віддачу від інвестицій. Розглядати:

• Навчання нових співробітників
• Усунення прогалин у навичках
• Сертифікація співробітників
• Впровадження систем навчання
• Перехід на електронне навчання

Підвищення кваліфікації HR

HR повинен усувати не тільки прогалини в навичках співробітників, а й свої власні. Якщо ви хочете, щоб ваша HR-команда справила реальний вплив на організацію, вам необхідно переконатися, що члени вашого відділу мають перспективні HR-компетенції, які допоможуть вашому бізнесу досягти успіху. Ось чому вам необхідно включити можливості підвищення кваліфікації HR у планування бюджету.

• Командна або корпоративна ліцензія на курси електронного навчання з управління персоналом
• Сертифікація в галузі управління персоналом
• Бюджети на персональне навчання співробітників HR
• Семінари
• Курси в коледжі

Компенсації та пільги

Порівнюючи торішній найм і вартість компенсацій і пільг для співробітників, збільште свій HR-бюджет приблизно на 3-5%. Візьміть до уваги:

• Заробітна плата співробітників
• Медична страховка
• Страхування життя
• Пенсійні плани
• Оплачуваний відгул
• Оплата понаднормової роботи
• Бонуси
• Інші привілеї

Різноманіття, рівність та інклюзивність

За прогнозами, рух до більшої різноманітності, рівності та інклюзивності продовжиться. Зробіть свій внесок, виділивши частину свого бюджету на людські ресурси на освіту та культуру DEI:

• Збільшення різноманітності найму
• Впровадження інклюзивних практик найму
• Навчання різноманітності та інклюзія і побудова культури
• Програми лідерства DEI

Відносини зі співробітниками та управління талантами

Компенсації та пільги - це тільки початок, коли йдеться про заохочення співробітників. А співробітники повинні відчувати, що їх цінують. Розгляньте інші способи підвищення стимулів і визнання ваших найкращих працівників під час планування бюджету на цю категорію витрат.

• Залучення співробітників
• Створення позитивного робочого середовища
• Тімбілдинг і коучинг
• Точне розміщення кандидатів
• Побудова відносин із керівництвом
• Трудові відносини

Безпека та благополуччя співробітників

Забезпечення безпечного та орієнтованого на безпеку робочого місця є юридичним обов'язком усіх роботодавців. У рамках підготовки бюджету на управління персоналом проведіть аудит чинних політик і систем, щоб визначити витрати, пов'язані з поліпшеннями.

• Дотримання вимог фізичної безпеки
• Психічне благополуччя
• Здоров'я співробітників
• Безпека на роботі

HR-технології

Оскільки нові продукти пропонуються постійно, це може бути чудовою можливістю оновити ваші старі системи управління персоналом та інвестувати в щось, що оптимізує управління людським капіталом.

• HR інформаційні системи (HRIS)
• Технологія управління навчанням
• Системи нарахування заробітної плати та пільг
• Інструменти для віддаленої роботи

Управління персоналом

Обов'язково виділіть місце у своєму бюджеті на управління персоналом, щоб покрити витрати на утримання відділу кадрів.

Чи то відділ з однієї людини в малому бізнесі, чи то велика команда у великій компанії, чи то управління великою командою рекрутерів і спеціалістів з персоналу, всі мають відчувати підтримку, оскільки світ роботи продовжує змінюватися.

• HR-комунікації
• Загальне кадрове діловодство

Планування бюджету на управління персоналом так само необхідне, як і облік витрат на будь-яку іншу сферу діяльності; Насправді, це лежить в основі того, чому ваша організація процвітає. Основні причини, через які потрібно почати думати про бюджет на HR заздалегідь, полягають у такому:

• Управління витратами на людський капітал - Уникайте перевитрати коштів або, що ще гірше, нестачі коштів. Добре спланований бюджет на управління персоналом дає змогу перерозподіляти ресурси при зміні ситуації.
• Забезпечення операційної ефективності HR - у вас є огляд того, куди ви можете витратити гроші та скільки, що дає змогу вам працювати ефективно та результативно.
• Досягнення організаційного успіху - Завдяки ефективності управління персоналом організації можуть отримати максимальну віддачу від свого персоналу, бути продуктивними та досягати своїх цілей. Це також підготує вас до змін у законодавстві, які вплинуть на різні сфери управління персоналом.
• Займайте своє місце за столом прийняття рішень - Оскільки на 60% більше бізнес-лідерів очікують від HR-партнерів, можливість представити добре розроблений бюджетний план може підвищити вашу цінність для організації.

Є деякі кроки, які ви можете зробити, і найкращі практики, які ви можете застосувати, щоб зробити планування вашого HR-бюджету ефективнішим.

Крок 1 - Визначте свої бізнес-цілі.

Усе кадрове планування має відповідати бізнес-цілям на наступний рік. Спочатку визначте, які пріоритети для бізнесу, щоб ваші цілі в галузі управління персоналом були добре узгоджені, а потім переходьте до менш важливих сфер. Чудовим прикладом компанії, яка добре справляється з цим завданням, є Apple, яка заохочує участь HR у всіх сферах корпоративної стратегії.

Крок 2 - Проаналізуйте минулі бюджети.

Використовуйте цей час, щоб проаналізувати минулі бюджети, витрати та продуктивність. Подумайте, як ви використовували бюджети і якими були їхні результати. Вчіться і вдосконалюйтеся.

Крок 3 - Проаналізуйте та спрогнозуйте свої потреби в робочій силі.

Завчасне планування потреб у підборі персоналу може поставити вас на місце управлінця з точки зору бюджету. Отримайте гарне уявлення про чисельність персоналу в кожному відділі в порівнянні з плинністю кадрів і продуктивністю проєкту. Робота з витратами на найм, навчання, компенсації та пільги.

Крок 4 - Підготуйте свій бюджет на HR на основі даних.

Як ми вже згадували, ваші минулі результати, ваші плани і прогнози зростання, а також технології - все це основи для точного планування HR-бюджету. Використовуйте найостанніші дані для прийняття рішень, що позбавляє від здогадок.

Крок 5 - Плануйте найкращий і найгірший сценарії.

Складіть план, щоб охопити найкраще і найгірше з того, що ринок праці пропонує вашій компанії. Наприклад, ваша річна плинність кадрів може становити в середньому 5%. Але що, якщо з Великою відставкою вона збільшиться до 15%? Тоді вам, можливо, доведеться збільшити свої витрати на підбір персоналу, тому що вам потрібно буде замінити більше людей.

Крок 6 - Розглядайте інвестиції як будівельники бізнесу.

Плануєте запустити новий HR-інструмент або нову реферальну програму для співробітників? З усіма доступними чудовими варіантами зараз саме час оновити свої системи управління персоналом та/або впровадити нові технології. Це інвестиція в успіх вашого відділу кадрів. Просто не забудьте врахувати це у своєму бюджеті, зокрема те, який ROI ви очікуєте.

Крок 7 - Майте реалістичні очікування.

Бюджет вашого HR-відділу має бути реалістичним уявленням про те, що принесе майбутній рік. Не витрачайте занадто багато, але й не випускайте з уваги критично важливі сфери. Підготуйте свій бюджет у вигляді чіткого звіту, використовуючи реалістичні цифри, щоб він з більшою ймовірністю був прийнятий.

Крок 8 - Отримайте схвалення.

Останнім кроком перед реалізацією бюджету на управління персоналом є його розгляд і затвердження керівництвом вашої організації. Говоріть мовою бізнес-цілей і проілюструйте, як пропонований бюджет узгоджується з корпоративними цілями. У вас буде більше шансів отримати схвалення керівництва без зайвої метушні.

Точне планування HR-бюджету вимагає досконального розуміння всіх витрат і різноманітних даних.