Як написати огляд продуктивності: керівництво + приклади

Більшість оцінок продуктивності зазнають невдачі, тому що вони поспішні, розпливчасті та/або відірвані від реальної роботи.

Щойно ви опануєте написання оглядів продуктивності, ви відкриєте для себе новий рівень коучингу та розвитку ваших співробітників.

Ґрунтуючись на багаторічному досвіді керівництва командами і менеджерами з коучингу, я покажу вам, як писати огляди ефективності, які мають бути продуманими, заснованими на фактах і намічати чіткий шлях для майбутнього зростання.

Це шанс зробити крок назад, подивитися на те, що працює, чесно поговорити про те, що не працює, і вирішити, як рухатися далі.

Якщо все зроблено правильно, це не просто процес, це момент відновити зв'язок і переконатися, що обидві людини згодні з роботою, очікуваннями і тим, який вигляд має успіх у майбутньому.

Давайте прояснимо одну річ: оцінка ефективності ніколи не має бути першим разом, коли хтось чує про проблему.

Якщо ви відкладаєте важливі відгуки до моменту перевірки, ви не виконуєте свою роботу як менеджер.

Постійний зворотний зв'язок має важливе значення. Формальна оцінка ефективності роботи - це підбиття підсумків, а не сюрприз.

Хороший огляд продуктивності повинен робити чотири речі:

• Підкресліть сильні сторони співробітника та нещодавній вплив
• Визначте конкретні сфери для поліпшення або підтримки
• Скорегуйте цілі або очікування залежно від того, що змінилося
• Зміцніть роль керівника в наданні допомоги співробітникові в його зростанні.

Йдеться про те, щоб бути вдумливим. Подумайте про роль, очікування, навколишнє середовище і продуктивність людини. І витягуйте дані, розмірковуйте над реальними прикладами та просіть інших висловити свою думку, якщо ви не бачите повсякденності.

1. Подумайте про продуктивність вашої команди і співробітників

Перш ніж що-небудь писати, знайдіть час, щоб по-справжньому задуматися. Не просто відкривайте шаблон відгуку і починайте заповнювати поля.
Найкращі відгуки починаються з вдумливого розгляду того, що сталося, який внесок зробила людина і що все це означає в контексті. Озирніться на період огляду і розгляньте повну картину. Почніть із результатів - чого насправді досягла ця людина? Чи досягли вони своїх цілей, перевищили їх чи промахнулися? Однак не варто зупинятися на цифрах. Подумайте про те, як було виконано роботу. Чи добре вони співпрацювали? Постійно з'являтися? Втрутитися, коли стало важко?

Потім зменшіть масштаб і розгляньте команду як єдине ціле. Який внесок ця людина робить у динаміку групи? Чи допомагає вона просунути роботу вперед або створює тертя? Чи є вона тією людиною, до якої інші звертаються по підтримку, чи схильна діяти осторонь?

Іноді найбільший вплив мають не оновлення проєкту або звіти про статус, а те, як хтось допомагає іншим досягти успіху.

Якщо ви не працюєте в тісному контакті з людиною день у день, вам потрібно піти на глибший рівень. Зберіть інформацію від людей, які це роблять. Наприклад Оцінка 360.

Крім того, у багатьох компаніях співробітники також проходять самооцінку як частину процесу. Якщо це так, не читайте його занадто рано, спочатку проаналізуйте і зберіть дані, а потім використовуйте самоаналіз, щоб порівняти перспективи, виявити збіги або прогалини і зрозуміти, як співробітник бачить свій власний прогрес.

Йдеться не про те, щоб збігатися з відповідями, а про те, щоб дізнатися щось нове. Ось кілька речей, на які я звертаю увагу під час своїх роздумів:

• Основний внесок і результати, яких домоглася людина
• Поведінкові моделі, що вирізняються (позитивні або негативні)
• Відгуки, які я вже давав протягом року (постійний зворотний зв'язок є обов'язковим!!!)
• Будь-які розбіжності між очікуваннями та фактичними результатами
• Те, що я спостерігав, порівняно з тим, чого зазнали інші

2. Складіть свій відгук і пов'яжіть його з очікуваннями від посади

Не починайте з чистого аркуша - використовуйте структуру, щоб скеровувати своє мислення і зробити огляд легшим для написання і читання.

Ось простий варіант, який я рекомендую:

• Ключові досягнення
• Сильні сторони
• Галузі для поліпшення
• Прогрес у досягненні цілей
• Зворотний зв'язок від інших користувачів
• Подальші дії та підтримка.

Це дасть вам чітку схему, якої потрібно дотримуватися, і гарантує, що нічого важливого не буде упущено.

Під час складання відгуку пов'яжіть його з очікуваннями від посади, що ґрунтуються на посадовій інструкції (і якщо у вас немає посадової інструкції для цієї ролі, час це виправити...).

Які основні обов'язки? Як виглядає «хороша робота» на цій посаді? Чи відповідають вони стандарту, перевищують його чи не дотягують?

Будьте конкретними та використовуйте приклади, а також уникайте розпливчастих формулювань на кшталт «чудове ставлення» або «потрібно краще спілкуватися».

Замість цього напишіть, що сталося, на що це вплинуло і що потрібно змінити.

Приклад: «У другому кварталі [Компанія] очолила проект міграції системи та підтримувала його на правильному шляху, незважаючи на численні затримки з боку постачальників. Її проактивна комунікація як з IT, так і з бізнес-командою допомогла уникнути подальших затримок. Це яскравий приклад власності на проєкт та міжфункціональної співпраці».

Або: «[Ім'я]часто зривав терміни під час бюджетного циклу, що призводило до затримки нашої фінансової звітності та спричиняло додаткову роботу для команди аналітиків. Нам потрібно бачити більш проактивне планування та послідовне виконання результатів».

Кожен пункт має бути пов'язаний з тим, що очікується на посаді та що є найважливішим для команди та організації. Саме так продуктивність стає дієвою, а не просто спостережливою.

Кожен пункт має бути пов'язаний з тим, що очікується на посаді та що є найважливішим для команди та організації. Саме так продуктивність стає дієвою, а не просто спостережливою.

Після того, як ви склали чернетку рецензії, прочитайте її собі і запитайте:

• Чи це чітко відображає їхню ефективність?
• Чи здивує їх щось із цього?
• Чи можу я стояти за кожним твердженням з прикладами?

Цей крок вимагає часу, але саме тут огляд починає зосереджуватися на ньому.
Ви не просто описуєте те, що сталося, ви допомагаєте комусь зрозуміти, як у них справи і що буде далі.

3. Підготуйтеся до проведення оцінки ефективності роботи

Після того, як ви склали відгук і відправили його, настав час підготуватися до розмови, яку ви матимете зі співробітником, про якого ви написали відгук!

Виділіть час на підготовку - не тільки для того, щоб перечитати те, що ви написали, а й для того, щоб подумати про те, як ви хочете вести розмову і як проходили ваші розмови зі співробітником у минулому. Чудова зустріч з огляду - це не просто читання вголос розповіді, це вдумлива двостороння розмова.

Подумайте про свої цілі на майбутнє.

• Що ви хочете, щоб співробітник виніс із цієї розмови?
• Де б ви хотіли, щоб він відчував гордість?
• Що б ви хотіли, щоб він поліпшив?
• Що б ви хотіли, щоб він відчував, коли залишає зустріч?

Мені подобається починати з виділення прогресу. Зміцнюйте сильні сторони та значущий внесок на ранньому етапі. Коли ви починаєте з того, що йде добре, це створює простір для відкритості, роздумів і довіри.
Звідти переходьте до сфер для поліпшення з ясністю, а не з судженнями. Розкажіть про вплив будь-яких проблем і чітко визначте, що необхідно змінити і чому.

Якщо ви даєте жорсткий відгук, заздалегідь сплануйте, як ви його висловите.
Це включає в себе прогнозування того, як співробітник може відреагувати.

Оцінка ефективності не повинна бути односторонньою. Це спільна розмова, тому ставте запитання, запрошуйте до роздумів і дайте співробітнику можливість поділитися своєю точкою зору.

Спробуйте запитати:

• Що здавалося найбільш значущим у вашій роботі в цей період?
• Де ви відчували, що зазнавали труднощів?
• Яка підтримка допомогла б вам зростати в цьому кварталі?

Найкращі розмови про продуктивність мають бути обґрунтованими, відкритими і ясними. Ви не виступаєте. Ви співпрацюєте, щоб розвивати один одного, щоб стати кращим співробітником, командою та організацією.

4. Проведення зустрічі зі співробітником

Оцінка ефективності роботи часто пов'язана з великим історичним багажем - співробітники можуть очікувати, що розмова буде односторонньою, занадто формальною або зосередженою тільки на тому, що пішло не так.

Ваше завдання полягає в тому, щоб негайно розірвати цей шаблон.

Почніть із наміру, це не просто вправа з читання, ви тут, щоб поговорити про продуктивність, узгодженість, зростання і про те, що буде далі.

Задайте тон заздалегідь, поділившись тим, що ви сподіваєтеся обговорити, і дайте співробітнику можливість поділитися своїми власними цілями в розмові.

Ось простий спосіб відкриття:

"Сьогодні ми поговоримо про ваш вплив, про те, у чому ви бачите прогрес і на чому ми можемо зосередитися далі. Я поділюся своєю думкою, і я також хочу почути вашу думку.

Мета полягає в тому, щоб провести чесну розмову про те, де все працює, де можна стати краще і як ми можемо рухатися вперед разом".

Дотримуйтеся підготовленого плану, але не будьте жорсткими. Дозвольте розмові розгортатися.

Коли розмова завершиться, підіб'єте підсумок того, що ви обидва почули і про що домовилися. Потім поновіть письмовий відгук, якщо це необхідно, на основі обговорення. Це може включати:

• Уточнення контексту навколо прикладу продуктивності
• Переписування мети розробки з урахуванням нових пропозицій
• Коригування мови відповідно до узгодження або дозволу.
• Переконайтеся, що остаточна версія відображає всю розмову, а не тільки початкову чернетку.

Нарешті, задокументуйте будь-які подальші дії. Якщо у вас з'явилася нова мета, план підтримки або змінилися очікування, запишіть це і зробіть так, щоб їх було легко відстежувати.

Якість роботи

• Якими досягненнями за цей період ви пишаєтеся найбільше?
• Де, на вашу думку, ваша робота мала найбільший вплив?
• Які практики чи звички допомогли вам стабільно виконувати роботу високої якості?
• Якби у вас було більше часу або ресурсів, де б ви вивели свою роботу на новий рівень?

Спільної роботи

• Коли ви відчували найбільший зв'язок з успіхом команди?
• Що допомагає вам найефективніше співпрацювати з іншими?
• Чи бачите ви якісь можливості для побудови ще міцніших партнерських відносин у команді?
• Хто підтримував ваш успіх останнім часом і як ви підтримували інших?

Зв'язок

• Які підходи до комунікації добре зарекомендували себе для вас у досягненні ваших цілей?
• Чи можете ви навести приклад, коли ваше спілкування допомогло досягти ясності або прогресу?
• Де ви відчуваєте себе найбільш впевнено в спілкуванні, а де хотіли б посилити ще більший вплив?
• Які відгуки про ваше спілкування ви вважаєте корисними?

Власність та підзвітність

• Розкажіть про випадок, коли ви проявили ініціативу, що дало позитивний результат.
• Як ви налаштовуєте себе на успіх під час управління своїми проектами чи обов'язками?
• Які системи або підходи допомогли вам залишатися відповідальними за свої цілі?
• Де б ви хотіли отримати ще більше можливостей для власності або лідерства в майбутньому?

Ріст і розвиток

• Які нові навички чи досвід ви здобули і які вам подобаються?
• Які сильні сторони ви хочете продовжувати розвивати протягом наступних 6–12 місяців?
• Чи є навички або досвід, які вам цікаво вивчити, і які ми ще не обговорювали?
• Як ми можемо краще узгодити ваше зростання з вашими кар'єрними цілями?

Зворотній зв'язок та підтримка менеджерів

• Які види підтримки або зворотного зв'язку допомогли вам досягти найкращих результатів?
• Як я можу краще підтримати вашу роботу, ваш розвиток або ваші цілі?
• Чи є додаткові ресурси, інструменти або досвід, які допоможуть вам розвиватися швидше?
• Як би ви хотіли, щоб ми працювали разом у найближчі місяці, щоб ви продовжували розвиватися?

Вирівнювання та мотивація

• Які частини вашої роботи зараз найбільш мотивують і значущі для вас?
• Де, на вашу думку, найбільше відповідають цілям і місії команди?
• Чи є сфери, в яких ви хотіли б зробити ще більший вплив?
• Що зробить наступний етап вашої роботи ще більш енергійним?

Коли ви використовуєте ці питання в розмові про виступ, обов'язково уважно слухайте і робіть нотатки про те, що підтверджує ваші спостереження і що розкриває щось нове, чого ви не очікували.