Тренінг для керівників: як провести співбесіду

Більшість (99%) керівників, які пройшли навчання з проведення співбесід, кажуть, що вони дійсно потребували цього. Незалежно від стану ринку праці, сильне перше враження про кандидатів може допомогти залучити найкращих фахівців у вашу організацію.

Ось чому ваші керівники, які виступають у ролі менеджерів з найму, повинні знати, як правильно проводити співбесіду з кандидатами, з мінімальною упередженістю, і гарантувати, що навіть невдалі кандидати отримають позитивний досвід.

Навчальний семінар або курс зі співбесіди часто охоплює роль співбесіди в процесі найму, потенційну неусвідомлену упередженість і юридичні проблеми, пов'язані з конкретними запитаннями, контрольні списки співбесіди для підтримки справедливості та пробні співбесіди зі зворотним зв'язком.

Навчання співбесіди під час прийому на роботу потенційно може забезпечити більш позитивний досвід кандидатів, підвищити якість найму, скоротити час найму і знизити витрати на найм.

Роль HR у навчанні інтерв'юерів

HR відіграє ключову роль у навчанні менеджерів з найму ефективної співбесіди з кандидатами. Фахівці з персоналу сприяють навчанню інтерв'юерів такими способами:

Визначення потреб у навчанні на основі досвіду найму менеджера з найму та цілей компанії
Розробка структурованих програм навчання співбесіди
Регулярний зворотний зв'язок
Моніторинг підвищення продуктивності з плином часу
Забезпечення відповідності навчання цілям різноманітності, рівності, інклюзивності та приналежності (DEIB).

Крок 1: Оцініть поточні навички проходження співбесіди та прогалини в навичках

Перш ніж планувати або починати навчання співбесіди, оцініть поточний рівень кваліфікації менеджера з найму. Це передбачає ретельне оцінювання їхніх поточних методів інтерв'ю, виявлення будь-яких прогалин або недоліків у їхньому підході та точне визначення сфер, які необхідно поліпшити.

Ви можете провести цю оцінку за допомогою різних методів, таких як опитування, самооцінка, індивідуальні обговорення або спостереження за живими чи записаними інтерв'ю.

Спробуйте це

• Поспостерігайте за менеджером із найму на співбесіді: Візьміть участь у співбесіді між керівником і кандидатом, щоб ви могли робити нотатки і давати відгуки про їхні методи.
• Збирайте відгуки від кандидатів: Зберіть відгуки кандидатів про їхній досвід співбесіди, щоб визначити сфери, які необхідно поліпшити.
• Оцініть техніку постановки запитань: Оцініть типи запитань, які ставить керівник (поведінкові, ситуаційні або технічні) та їхню ефективність в оцінці відповідності кандидата.

Крок 2: Визначте цілі програми навчання

Після того, як у вас є чітке уявлення про навички керівника на співбесіді, наступним кроком буде визначення цілей навчання інтерв'юерів. Що ви хочете, щоб менеджери з найму знали, і як ви можете найкращим чином виміряти успіх програми навчання? Встановлення цих деталей слугуватиме основою для розроблення вашого плану підготовки до співбесіди.

Спробуйте це

• Складіть список цілей: Розставте пріоритети залежно від того, що найважливіше у вашій організації.
• Ставте SMART-цілі: Використовуйте цілі SMART, щоб уточнити перераховані цілі. Вони мають бути конкретними, вимірними, досяжними, реалістичними та своєчасними.

Крок 3: Розробіть структуровану навчальну програму

Створіть структуровану навчальну програму, щоб переконатися, що ви детально виклали всі відповідні цілі навчання і плануєте їх досягти. Ключові міркування під час розроблення цієї навчальної програми включають теми, методи доставки вмісту та внесок різних команд.

Спробуйте це

• Теми, які слід включити: Програма має охоплювати посадові інструкції, подолання неусвідомленої упередженості, постановку правильних запитань, типи співбесід, мову тіла, активне слухання та юридичні аспекти.
• Тренінг із доставки контенту: Рольові сценарії, лекції, відео, групові обговорення, вікторини та зворотний зв'язок допоможуть зробити вашу програму захопливою та ефективною.
• Отримайте інформацію від своїх керівників: Враховуйте ідеї різних відділів і отримуйте інформацію від самих менеджерів з найму, щоб переконатися, що кожен залучений до програми навчання.

Крок 4: Сплануйте, як проводити тренінг

Вирішіть, чи буде HR проводити навчання, чи ви передасте його на аутсорсинг навчальній компанії або фрілансеру. Зважте якість, час і витрати, пов'язані з кожним варіантом, і переконайтеся, що ваш провідний тренер має необхідну підготовку і досвід для цієї ролі.

Спробуйте це

• Спостереження за практичним адмініструванням: Підтримуйте зв'язок із тренерами, бронюйте конференц-зали, призначайте дати навчання та слідкуйте за тим, щоб відповідні матеріали та програмне забезпечення були готові для учасників тренінгу.
• Впровадьте практику і цикли зворотного зв'язку: Включіть пробні співбесіди або рольові ігри для менеджерів із найму, щоб попрактикуватися в ставленні запитань, оцінці кандидатів і управлінні динамікою співбесіди. Потім надайте негайний зворотний зв'язок, щоб допомогти їм відточити свої навички.

Крок 5: Навчіть менеджерів із найму культури та цінностей компанії

Визначення якісного кандидата варіюється залежно від культури та цінностей вашої організації. Наприклад, компанія, яка високо цінує креативність та інновації, зазвичай наймає інших кандидатів з компанії, яка цінує командну роботу понад усе.

Спробуйте це

• Включіть культуру та цінності компанії у своє навчання: Це допоможе менеджерам із найму ставити конкретні запитання та звертати увагу на певні навички та поведінку, які найкраще відповідають культурі та цінностям компанії.
• Наведіть приклади: Поділіться конкретними прикладами поведінки або дій, які відображають культуру вашої компанії, щоб менеджерам із найму було легше розпізнати їх у відповідях кандидатів.

Крок 6: Навчіть основ ефективної співбесіди

Структуровані співбесіди об'єктивні, пов'язані з роботою і забезпечують рівні можливості, що полегшує надання зворотного зв'язку кандидатам.

Структуроване інтерв'ю не залишає місця для випадкових, спонтанних запитань, зменшуючи упередженість і потенційні юридичні проблеми. Оскільки структуровані співбесіди зводять до мінімуму індивідуальну упередженість, вони також ефективні для найму команди та групових співбесід.

Спробуйте це

• Допоможіть менеджерам із найму зрозуміти систему показників співбесіди в компанії: Якщо у вас є система відстеження кандидатів (ATS), менеджери з найму можуть увійти в систему і створити свої власні оціночні карти співбесід.
• Навчіть їх використовувати оціночну карту співбесіди: Це забезпечить послідовну, справедливу і структуровану оцінку. Розкажіть менеджерам із найму про конкретні компетенції або навички в системі показників і про те, як працюють рейтингові шкали. Крім того, використовуйте реальні або гіпотетичні приклади рейтингів кандидатів, щоб допомогти їм відрізнити середніх і сильних кандидатів.

Крок 7: Проведіть тренінг щодо несвідомих упереджень

Менеджери з найму повинні знати про неусвідомлену упередженість, щоб звести її до мінімуму. Вони можуть не знати, які питання доречні або не відповідають чинному законодавству про найм. Таким чином, вкрай важливо навчити їх у цій галузі, щоб забезпечити хороший досвід кандидатів.

Спробуйте це

• Тест на несвідому упередженість менеджерів із найму: Гарвардський тест на неявні асоціації - це хороший тест, який менеджери з найму можуть пройти, щоб визначити свою несвідому упередженість.
• Використовуйте рольову гру: Якщо менеджери з найму розіграють рольові ігри в експериментах з упередженнями під час тренінгів, це допоможе їм краще зрозуміти вплив несвідомої упередженості.
• Створіть різноманітну команду з найму: Інтерв'юери з різним досвідом і стилем життя зазвичай більш привабливі для кандидатів і менш схильні до упередженості, ніж неоднорідна команда.

Крок 8: Зосередьтеся на техніці співбесіди

Під час навчання співбесіди зосередьтеся на навчанні різних технік співбесіди, щоб допомогти менеджерам з найму визначити найкращих кандидатів. Розуміння та використання поєднання поведінкових і ситуаційних запитань допоможе їм у цій царині.

Спробуйте це

• Навчіть менеджерів із найму ставити поведінкові запитання: наприклад, «Розкажіть мені про випадок, коли вам довелося мати справу з важким колегою». Такі запитання оцінюють поведінкові навички кандидатів і те, наскільки вони відповідають вимогам до ролі.
• Навчіть менеджерів із найму ставити ситуаційні запитання: Наприклад, вони можуть запитати кандидатів: «Якби у вас було три дедлайни, що наближаються, як би ви розставили пріоритети у своїх завданнях?» Відповіді кандидатів покажуть, як вони справляються з робочими сценаріями, і допоможуть виявити тих, хто володіє найбільш підходящими навичками.
• Підготуйте банк запитань: Надання менеджерам з найму списку зумовлених запитань для конкретних ролей або компетенцій допомагає переконатися, що вони згодні з тим, що слід шукати.
• Забезпечте послідовність: Наголосіть на важливості використання одного й того самого набору запитань для всіх кандидатів, які претендують на одну й ту саму посаду, щоб забезпечити краще порівняння, а також справедливий і послідовний процес.

Крок 9: Підкресліть важливість м'яких навичок

М'які навички, як-от спілкування, емоційний інтелект, організація та вирішення конфліктів, так само важливі, як і професійні навички. Наголосіть на цій важливості для своїх менеджерів з найму і навчіть їх оцінювати soft skills кандидата.

Спробуйте це

• Навчіть менеджерів із найму методу STAR (Situation, Task, Action, and Result): кандидати мають детально описати ситуацію, з якою вони зіткнулися на робочому місці, що її спричинило, їхню участь, як вони діяли, результат їхніх дій і як це допомогло їхньому роботодавцю.
• Підкресліть важливість м'яких навичок для довгострокового успіху: Допоможіть менеджерам визначити основні навички міжособистісного спілкування, які допоможуть досягти успіху в довгостроковій перспективі для кожної ролі. Потім навчіть їх налаштовувати ситуаційні та поведінкові запитання, щоб відобразити реальні життєві проблеми, з якими кандидат, найімовірніше, зіткнеться на роботі.

Крок 10: Проведіть навчання з правових питань і дотримання нормативних вимог

20% інтерв'юерів ставили кандидатам незаконні запитання на співбесідах, і 95,8% успішних випадків пред'явлення звинувачень у дискримінації на робочому місці. Це означає, що ненавчений менеджер із найму ризикує ставити недоречні запитання, створювати негативний досвід у кандидатів і викликати в компанії проблеми із законом.

Спробуйте це

• Проведення тренінгів з юридичного права та комплаєнсу: Компанія несе відповідальність за те, щоб менеджери з найму знали, що вони можуть і не можуть запитувати на співбесідах.
• Будьте в курсі: Закони постійно змінюються, тож ви маєте бути в курсі їх і тримати в курсі всю компанію, особливо менеджерів з персоналу та найму.

Крок 11: Розгляньте різні типи інструментів і структур співбесіди

Різні інструменти та структури співбесіди можуть допомогти вам оцінити кандидатів відповідно до ролей, на які наймає організація. Використання поєднання типів співбесід може допомогти отримати ширший спектр релевантної інформації про кандидатів, що полегшить вибір найкращих із них.

Деякі типи співбесід, які слід розглянути менеджерам з найму, включають структуровані та неструктуровані співбесіди, відеоінтерв'ю, панельні співбесіди, рольові співбесіди, співбесіди з колегами та сліпі інтерв'ю.

Спробуйте це

• Поговоріть із менеджерами з найму: Дізнайтеся, з якими інструментами та структурами знайомі ваші менеджери з найму, і переконайтеся, що ваше навчання заповнило будь-які прогалини.
• Детально вивчіть типи структур співбесід: Допоможіть менеджерам із найму зрозуміти переваги та недоліки кожного методу і коли його доречно використовувати.

Крок 12: Навчіть менеджерів з найму мови тіла

Невербальні сигнали так само важливі, як і вербальні. Мова тіла може дати вам життєво важливі підказки про те, як кандидат насправді думає або відчуває, незалежно від того, що він говорить. Знання того, як інтерпретувати мову тіла, є корисною перевагою, оскільки воно може допомогти менеджерам з найму глибше копати в пошуках релевантної інформації.

Спробуйте це

• Навчіть менеджерів із найму, на що слід звертати увагу: Схрещені руки, відкидання спинки стільця, відмова від зорового контакту та закочування очей можуть вказувати на те, що кандидат займає оборонну позицію, нудьгує або перебуває у стані стресу.
• Переконайтеся, що інтерв'юер знає свою власну мову тіла: Якщо менеджер із найму робить щось із перерахованого вище або щось іще, щоб кандидат почувався некомфортно, це може створити негативний досвід у кандидата і погано позначитися на компанії.

Крок 13: Використовуйте правильну технологію

Використання правильних технологій може допомогти оптимізувати навчання інтерв'юерів. Наприклад, існують інструменти, які можуть впоратися з адміністративною частиною процесу співбесіди. Це залишить менеджерам з найму більше часу для виконання цінної роботи, наприклад, для побудови хороших стосунків з кожним кандидатом.

Деякі відповідні програми включають ATS, як-от Greenhouse або Lever, які можуть керувати заявками кандидатів, планувати співбесіди та відстежувати прогрес. Ви також можете використовувати Calendly для спрощення планування співбесід у різних часових поясах і забезпечення спільної роботи з менеджерами з найму в режимі реального часу.

Спробуйте це

• Пробне програмне забезпечення, щоб зрозуміти, що найбільше підходить: Багато постачальників програмного забезпечення пропонують безкоштовні пробні версії, щоб ви могли побачити, що працює найкраще і вписується в бюджет вашої організації, перш ніж приймати рішення.
• Використовуйте технології для створення різноманітних панелей для співбесід: Менеджери з найму можуть використовувати інструменти штучного інтелекту й аналітику даних для виявлення та вибору збалансованого складу учасників панелі. Одним із таких інструментів є HireVue, який використовує штучний інтелект для зниження неусвідомленої упередженості, аналізу панелей співбесід на предмет розмаїття та рекомендації учасників дискусії з різних прошарків суспільства, щоб забезпечити більш інклюзивний найм.

Крок 14: Як закінчити співбесіду

Закінчення співбесіди часто не беруть до уваги, але воно не менш важливе, ніж сама співбесіда. Уникайте загальних, розпливчастих коментарів, як-от «У нас усе ще є інші люди, яких потрібно поінтерв'ювати» або «Ми зв'яжемося з вами, щойно зможемо». Такі заяви не дають кандидатам жодної ясності й можуть створити в них враження, що ви не зацікавлені в тому, що вони можуть запропонувати.

Спробуйте це

• Забезпечте чіткі подальші дії: Призначте кожному кандидату дату, до якої він може очікувати від вас відповіді. Потім ви можете дати їм огляд наступних кроків, якщо вони перейдуть до наступного етапу процесу найму.
• Завжди дякуйте кандидатам: Неважливо, чи підходить кандидат для вашої компанії - завжди дякуйте йому за витрачений час і залишайте все на позитивній ноті.

Крок 15: Розставте пріоритети для взаємодії з кандидатами

Більшість претендентів подають заявки на роботу в декількох компаніях, найімовірніше, у конкурентів вашої організації. Один із найкращих способів виділитися і залучити найкращих кандидатів - це приділяти пріоритетну увагу залученню кандидатів. Це призведе до появи більш якісних талантів у вашій воронці продажів, а також до більш залучених і різноманітних кандидатів.

Спробуйте це

• Ставтеся до кандидатів як до клієнтів: Дозвольте їм самостійно призначати співбесіди і дайте їм детальний зворотний зв'язок, навіть якщо ви їх не наймаєте.
• Своєчасно інформуйте не