HR-аудит

Чи проводить ваша команда регулярні HR-аудити? Неефективні HR-процеси, системи та політики можуть нашкодити вашому бізнесу. Якщо ці фактори не відстежувати постійно, компанія може опинитися по той бік трудового законодавства. Наприклад, зіткнутися з жорсткими штрафними санкціями за відсутність програми безпеки співробітників. Проведення HR-аудиту допоможе вам налаштувати своїх співробітників і свій бізнес на довгостроковий успіх і дотримання законів.

Можливо, ви так давно не брали участі в HR-аудиті, що вже забули, наскільки корисним це може бути для вашої організації. Особливо в умовах постпандемічного світу багато що може швидко змінитися в бізнесі та його співробітниках. Це вимагає швидкого кроку назад і оцінки того, куди рухається організація з погляду управління людським капіталом.

Що таке HR-аудит?

Під час HR-аудиту аналізуються процеси і політики в галузі управління персоналом, щоб виявити області, які потребують поліпшення, і ті, які працюють добре. Організації можуть використовувати HR-аудит для забезпечення відповідності та узгодження програм управління персоналом з бізнес-цілями. Вони переконуються, що ці процеси дійсно сприяють підвищенню ефективності роботи організації.

Кадровий аудит схожий на аудит внутрішніх процесів. Простіше кажучи, це як звіт про те, наскільки ефективно працює HR. Проведення аудиту також дає змогу виявити області невідповідності вимогам і знизити ризики для бізнесу.

По суті, HR-аудит - це можливість удосконалити процеси, щоб такі аспекти, як набір, утримання, прийом на роботу, навчання, зарплата і компенсація, розрахунок заробітної плати та управління ефективністю роботи, отримали належну увагу.

Це може здатися великою роботою. Зрештою, хіба у вас і так не багато роботи з найму й утримання співробітників, а також із забезпечення їхньої працездатності? Однак постійне вдосконалення HR-процесів допоможе вам не тільки забезпечити їхню відповідність законам і нормам, а й зробити їх успішнішими для ваших співробітників і вашої організації.

Навіщо проводити HR-аудит?

Цілі HR-аудиту різноманітні. Хоча він не є обов'язковим, кожна сфера HR, яка піддається перевірці, виграє від того, що була зроблена така спроба.

Ось кілька причин, через які HR-аудит має стати пріоритетом у вашій організації.

Ретельний HR-аудит:

Покращує процеси та політику, які впливають на співробітників. HR-аудит - це шанс поліпшити ті процеси та політики, які мають найбільший вплив на співробітників. Це розширює можливості працівників, допомагає їх утримати і в кінцевому підсумку робить компанію сильнішою.
Забезпечення корпоративної відповідності. Ніколи не вважайте само собою зрозумілим, що ваші правила відповідають усім законам. Постійно з'являються нові закони про зайнятість і зміни в них. Щоб відповідати їм і уникати небажаних судових позовів, ви повинні бути на крок попереду, проводячи аудит кадрової відповідності, який виявляє всі потенційні зони ризику.
Робить HR-дані значущими та стратегічно важливими. Використовуйте всі ці HR-дані з користю, пов'язавши їх із реальністю вашої кадрової політики та процедур.
Допомагає запобігти несприятливому впливу в практиці працевлаштування. Проводячи аудит, ви можете пом'якшити проблеми, пов'язані з нерівним впливом на кандидатів під час найму, а також на кандидатів під час нарахування зарплати та компенсації, планування спадкоємності та загалом упродовж усього життєвого циклу співробітника.
Забезпечує справедливу і чесну винагороду. Під час фінансового аудиту та аналізу компенсаційних виплат можна також перевірити, наскільки справедливі та конкурентоспроможні ваші зарплати й компенсаційні пакети. Це може сприяти залученню й утриманню персоналу, а також допоможе уникнути скарг.
Виявлення неефективних систем і практик. Принаймні, HR-аудит може допомогти виявити неефективні практики або системи. Надлишкові завдання або занадто тривалі процеси можуть стати причиною помилок.

Коли слід проводити HR-аудит?

Не чекайте, поки виникнуть проблеми, перш ніж проводити HR-аудит.
Обирайте пору року, яка найбільш зручна для вашої організації та обсягу роботи.

Види HR-аудиту

Існує кілька видів HR-аудиту, кожен з яких спрямований на певну сферу людського капіталу організації. Ви можете провести аудит, створивши комітет із внутрішніх HR-фахівців (перевіряючи область, якою вони зазвичай не займаються), або скористатися послугами сторонньої служби HR-аудиту.

Ви можете вибрати загальний HR-аудит, який дасть вам змогу оцінити, які процеси у вашій організації потребують негайної уваги. Завантажити шаблон HR-аудиту можна тут.

Залежно від потреб вашої організації, ви можете захотіти провести більш детальний аудит. Ось різні види кадрового аудиту, які ви захочете провести:

Аудит записів

Аудит, спрямований на забезпечення постійного дотримання положень Закону про імміграцію та громадянство (INA) про санкції щодо роботодавців.

Чи зберігаються документи співробітників у безпечному місці, а цифрові файли персоналу зашифровані та захищені?
Чи ведете ви докладні записи про нарахування заробітної плати і хто має до них доступ?
Як довго ви зберігаєте документи співробітників і чи дотримуєтеся ви правил зберігання документів?

Аудит функцій HR

Чи ведете ви облік зусиль з набору персоналу, починаючи з оголошень і закінчуючи співбесідами та практикою найму?
Практика введення на посаду: Те, як вводяться на посаду нові співробітники, має велике значення. Яку структуру має ваша програма адаптації? Чи отримуєте ви відгуки від своїх нових співробітників?
Компенсація і зарплата: Переконайтеся, що ваша компенсація і зарплата конкурентоспроможні, і переконайтеся, що різні групи співробітників отримують однакову зарплату за еквівалентну роботу.
Також визначте, чи правильно ви класифікуєте співробітників як найманих/погодинних, тих, хто працює повний робочий день, тих, хто працює неповний робочий день, або незалежних підрядників.
Результати роботи та навчання: Як ви проводите оцінку результатів роботи і яку підтримку в навчанні пропонуєте?

Аудит політик

Чи є ваш дисциплінарний процес чітким, послідовним і письмовим?
Чи відповідає ваша політика звільнення законам?
Чи пропонуєте ви оплачувані відгули всім своїм працівникам, які мають на це право?

7 кроків для ефективного процесу HR-аудиту

Цікаво, як провести HR-аудит? Ось зручний чек-лист з HR-аудиту, який допоможе вам почати:

Крок 1: Визначте, що ви хочете перевірити.

Як ми вже говорили вище, існує безліч різних видів HR-аудиту, на яких ви можете зосередитися. Однак для цього вам необхідно чітко визначити цілі аудиту для вашої організації. Не намагайтеся зробити все й одразу. Визначте терміни завершення.

Крок 2: Добийтеся підтримки з боку керівництва.

Єдиний спосіб домогтися довгострокових змін, які позитивно вплинуть на вашу організацію, - це забезпечити підтримку з боку керівництва. Вам знадобиться їхня підтримка, особливо якщо ви попросите найняти третю сторону для проведення аудиту.

Крок 3: Визначте, хто проводитиме аудит.

Чи будете ви намагатися провести аудит самостійно, чи наймете сторонню організацію? Вирішіть, хто відповідатиме за які завдання, якщо це буде спільна робота. Від самого початку визначте очікування від оцінки.

Крок 4: Зберіть дані.

Спочатку вам потрібно зібрати всі необхідні дані, які мають відношення до того, що ви перевіряєте. Наприклад, ви можете використовувати дані з вашої системи ATS, якщо ви перевіряєте процес підбору персоналу. Переконайтеся, що у вас є дозвіл на використання даних.

Крок 5: Проаналізуйте отримані результати.

Приділіть час систематизації та аналізу отриманої інформації. Постарайтеся виявити всі потенційні проблеми і можливості для поліпшення. Наприклад, ви можете запобігти майбутнім травмам, збільшивши частоту замовлення ЗІЗ для працівників.

Крок 6: Плануйте і впроваджуйте поліпшення.

Спочатку визначте пріоритети найпроблемніших сфер, наприклад тих, які можуть завдати вашій організації найбільших юридичних неприємностей. Потім рухайтеся вниз за списком пріоритетів, щоб поліпшити процеси та політики, які слабкі та потребують удосконалення.

Крок 7: Будьте прозорі щодо змін.

Співробітникам буде цікаво дізнатися про зміни та поліпшення, які ви вносите в HR-процеси. Знайдіть способи донести до них інформацію про ці зміни і попросіть менеджерів інформувати співробітників.

HR-АУДИТ ДЛЯ HR-ПРОЦЕСІВ

У цьому посібнику ми розповімо, як можна провести аудит ваших кадрових процесів і виявити області, які потребують вашої негайної уваги.

Оцінка ваших політик і процесів

1. Чи ефективна вона? Чи робить вона те, що повинна робити? І чи робить вона це досить добре, щоб ви досягли своїх цілей?

2. Чи забезпечує вона чудовий досвід? Чи є різниця між вашими намірами/реалізацією і сприйняттям співробітників? Чи балансуєте ви між потребами організації та потребами співробітників?

3. Чи відповідає це масштабу? Чи будуть ці процеси/політики працювати, якщо у вас буде на 50 співробітників більше або 500? Чи будуть ці процеси служити вам протягом наступного року? Або в найближчі 5 років?

4.Чи відповідає це нашим цінностям і культурі? Чи є це тим, що ви очікуєте від організації з вашими цінностями? Чи є політика або процеси, які заохочують поведінку, яку ви не схвалюєте серед своїх співробітників?

Приведення в дію: визначення пріоритетів

Оцінивши свої процеси та політики, ви отримаєте чітке уявлення про те, які процеси працюють добре, а які потребують поліпшення. Тепер ви готові до вибору наступних ініціатив і визначення пріоритетів.

Область фокусування: Яким буде ваш наступний крок у поліпшенні L&D або EVP? Щойно ви прийняли рішення, запишіть його в документі аудиту, щоб усе було зрозуміло.
Пріоритети: Почніть із визначення пріоритетних сфер, які можуть мати найбільший вплив на вашу організацію, наприклад юридичні наслідки. Потім ви можете рухатися вниз за списком пріоритетів, щоб працювати над слабшими політиками і процесами. Для простоти ми рекомендуємо використовувати трибальну шкалу.

Приведение в действие: отслеживание ключевых показателей

Завершивши аудит, ви дізнаєтеся, над чим потрібно працювати. А за допомогою правильних показників ви зможете зрозуміти, чи приносять ваші ініціативи бажані результати.

Під час вибору показників ви маєте керуватися таким принципом: має бути отримання даних, необхідних для того, щоб побачити й зрозуміти прогрес, і нічого більше. Це означає переконатися, що ваші KPI є цільовими та обмеженими за кількістю.

Приведення в дію: створення плану

Завдяки проведеному аудиту ви знаєте, на що слід звернути особливу увагу і як розставити пріоритети. Тепер у вас є вся інформація, необхідна для створення плану проєкту, який буде допоможе вам досягти поставлених цілей.

Щоб створити ясність для ваших безпосередніх колег і зацікавлених сторін, ми рекомендуємо створити огляд, наприклад, діаграму Ганта. Вона забезпечує чіткий огляд усіх запланованих заходів, а також прогрес, якого ви досягли на даний момент.

Тепер у вас є інформація, необхідні для проведення власного HR-аудиту. Це допоможе вам уникнути потенційних криз у вашій організації. Адже HR-фахівці стикаються з серйозними проблемами протягом усього життєвого циклу співробітника.

Не впевнені, що у вас є навички та знання, необхідні для вирішення завдань протягом усього життєвого циклу співробітника?
Тоді курс HR Generalist може бути тим, що ви шукаєте.