Погана практика співбесіди може дорого коштувати компанії. 72% кандидатів діляться своїм негативним досвідом в інтернеті, що впливає на бренд роботодавця та перспективи найму. Один із способів цього уникнути? Використовуйте структурований посібник із співбесіди — і шаблон для його розробки.
Посібник зі співбесід допомагає структурувати і справедливий ваш процес найму, задаючи всім кандидатам однакові основні питання та порівнювати їх об'єктивно. Хороше керівництво безпосередньо пов'язує питання з необхідними навичками та поведінкою, знижує упередженість та допомагає інтерв'юерам залишатися на правильному шляху. Це також полегшує документування та обґрунтування рішень про найм перед заінтересованими сторонами.
Посібник зі співбесід допомагає структурувати і справедливий ваш процес найму, задаючи всім кандидатам однакові основні питання та порівнювати їх об'єктивно. Хороше керівництво безпосередньо пов'язує питання з необхідними навичками та поведінкою, знижує упередженість та допомагає інтерв'юерам залишатися на правильному шляху. Це також полегшує документування та обґрунтування рішень про найм перед заінтересованими сторонами.
Посібник із співбесіди — це документ, який дозволяє організаціям структурувати проведення співбесід із кандидатами. Це допомагає інтерв'юерам зрозуміти, що і в якому порядку ставити запитання, а також гарантує, що досвід кандидата буде максимально добрим та схожим для всіх кандидатів у вашій компанії.
Зміст посібника зі співбесіди відрізнятиметься залежно від таких факторів, як посада, на яку ви наймають кандидати, метод співбесіди та конкретні вимоги вашої організації.
Переваги використання посібника зі співбесіди
Використання посібника зі співбесіди під час найму має кілька переваг:
- Структурований процес: Всі інтерв'юери, слідуючи одним і тим же крокам в одному порядку, створюють структуру. Це знижує ймовірність того, що люди забудуть поставити кандидатам певні питання або надати їм важливу інформацію.
- Позитивний досвід співбесіди: Негативні взаємодії під час співбесіди призводять до того, що 36% кандидатів відмовляються від пропозицій роботи. Використання посібника зі співбесід забезпечує послідовність — усі кандидати проходять той самий процес, покращуючи спільну співбесіду та досвід роботи з кандидатом.
- Рівна оцінка і більш справедливі співбесіди: Використання одного і того ж методу співбесіди та завдання кандидатам тих самих питань означає, що ви також можете використовувати той же метод оцінки для їх оцінки. Чіткі критерії та шкали оцінки знижують ризик упередженості, допомагаючи підтримувати ініціативи DEI.
- Найкращі рішення щодо найму: Рівна оцінка та більш об'єктивні співбесіди призводять до більш об'єктивних порівнянь між кандидатами, а також до менших сумнівів після співбесід. Це, у свою чергу, призводить до більш якісних та впевнених рішень при наймі.
- Більше впевненості та авторитету: Ефективний посібник із співбесіди — у поєднанні з правильним навчанням — допомагає інтерв'юерам краще підготуватися, ставити сильніші питання та підтримувати професійний імідж в очах кандидатів та зацікавлених сторін.
- Економія часу: Структурований процес співбесіди значно економить час — менше часу витрачається на неструктуровані розмови, легше вести нотатки, а зацікавлені сторони швидше досягають угоди з інтерв'ю.
7 основних елементів посібника зі співбесіди
Ось сім елементів, які має містити гідний співбесіду:
1. Запрошення та брифінг
Переконайтеся, що всі кандидати, які пройшли на етап співбесіди, отримали однакове запрошення, включаючи інструктаж про те, чого очікувати від співбесіди, наприклад:
- З яким людьми вони поговорять
- Хто проводитиме інтерв'ю
- Як довго, швидше за все, триватиме співбесіда
- Формат співбесіди (наприклад, віртуальна або очна)
- Мета інтерв'ю
- Чи потрібно їм щось готувати заздалегідь і якщо так, то що це таке
- Які документи вони мають надати (якщо такі є).
Нижче наведено приклад листа із запрошенням на співбесіду, яку ви можете надіслати кандидатам:
Тема: [Назва компанії]: Запрошення на співбесіду
Шановний [ім'я кандидата],
Дякуємо, що подавали заявку на посаду [Посада] до [Назва компанії]. Ми ретельно вивчили вашу заявку та раді запросити вас на співбесіду на цю посаду.
Співбесіда буде проведена [Формат] і буде приблизно [Тривалість інтерв'ю]. Ви будете говорити з [Ім'я інтерв'юера], нашою [Посадовою назвою інтерв'юера]. Співбесіда пройде особисто/онлайн за адресою [Адреса офісу/Посилання на зустріч].
Будь ласка, використовуйте наступне посилання для вибору відповідної дати та часу для співбесіди: [Посилання на сторінку запису на зустріч].
Ще раз дякую за ваш інтерес до команди [назва компанії]! Ми з нетерпінням чекаємо на швидку зустріч з вами.
З теплими побажаннями,
[Ваше ім'я та підпис електронної пошти]
2. Підготовка
Створіть однакову обстановку для кожного кандидата, щоб усі отримали однаковий досвід. Використовуйте контрольний список, наведений нижче:
Підготуйте такі документи:
- Резюме кандидата
- Посилання (якщо застосовні)
- Зразок роботи (якщо можна застосувати)
- Посібник з інтерв'ю
Ознайомтеся із відповідними документами
- Якщо видалено, переконайтеся, що техніка працює (аудіо, відео, інструменти для конференцій тощо).
- Якщо ви працюєте віддалено, обов'язково використовуйте стандартний корпоративний досвід
- Якщо ви особисто, підготуйте кімнату (переконайтеся, що там тихо, добре освітлено без відволікань і т.д.).
3. Ласкаво просимо
Визначте, що ви повинні згадати під час зустрічі кандидатів, щоб створити та зміцнити імідж організації. Ви можете увімкнути:
- Ключові віхи в історії компанії
- Робоче середовище
- Організаційна культура
- Сама робота
- Процес співбесіди
Ви можете використовувати наступний вітальний сценарій та налаштувати його під кожну роль:
«Привіт, [ім'я кандидата]; ласкаво просимо до [назва компанії]. Я [ім'я інтерв'юера].
Перш ніж розпочати, я коротко поясню структуру цього інтерв'ю. Почнемо з [Першої частини інтерв'ю], потім [Другої частини інтерв'ю]. Потім ми проведемо [Третю частину інтерв'ю]. Співбесіда триватиме приблизно [очікувана тривалість інтерв'ю].
Чи є питання перед початком?»
4. Питання, які варто поставити
Підготуйте стандартизований набір питань, щоб надати інтерв'юеру єдиний спосіб фіксації інформації, оцінки кандидатів та їх порівняння. Наприклад, можна використовувати метод STAR:
- Ситуація: "Можете навести приклад, коли потрібно було комусь пояснити складну ідею?"
- Завдання: "Яка була ваша відповідальність за те, щоб переконатися, що вони зрозуміли ідею?"
- Дія: «Які дії ви вжили, щоб спростити концепцію чи адаптувати своє пояснення?»
- Результат: «Як людина відреагувала і що було досягнуто в результаті вашого пояснення?»
5. Запитання кандидатів
Ближче до кінця співбесіди інтерв'юер повинен запитати кандидата, чи є у нього питання щодо вакансії, компанії, команди і так далі. Нижче наведено приклади питань кандидатів та те, як інтерв'юер може на них відповісти:
«Які цілі компанії та куди вона рухається в найближчі кілька років?»
- Поділіться місією, баченням та цілями компанії
- Поясніть, як роль та команда, до якої кандидат приєднається, сприяють виконанню вищезазначених умов.
"Які можливості для розвитку пропонує компанія?"
- Розкажіть про різні варіанти професійного розвитку, які компанія пропонує співробітникам, та про те, як вони можуть до них скористатися.
(Для менеджерів по найму) "Як би ви описали свій стиль управління?"
- Чесно говоріть про свій стиль управління і наводьте приклади
- Повідомте кандидату, що він може зв'язатися з вашими (колишніми) членами команди, щоб дізнатися про ваш досвід роботи з вами як менеджер.
(Для менеджерів із найму) «Який буде мій перший проект?»
- Якщо ви вже знаєте, яким буде їхній перший проект, розкажіть їм про це
- Якщо ні, наведіть приклади перших проектів їхніх попередників
- Будьте чесними щодо термінів і того, коли вони реально зможуть розпочати роботу над своїм першим проектом.
"Яке найбільше завдання зараз стикається з командою?"
- Розкажіть про найбільшу проблему команди та про те, як ви плануєте її вирішити.
"Чому мій попередник вирішив піти?"
- Наведіть основну причину, через яку їх попередник пішов.
- Якщо вони пішли на хороших умовах, скажіть кандидату, що він може зв'язатися з ним для отримання додаткової інформації.
6. Підсумок
Перед тим як попрощатися з кандидатом, зробіть таке:
- Подякуйте їм за певний час
- Розкажіть їм, які будуть наступні кроки (коли вони зможуть очікувати від вас відповіді знову і як — електронною поштою, телефоном тощо)
- Запитайте у них рекомендації та як зв'язатися з цими людьми
- Повідомте, до кого звертатися і як зв'язатися, якщо у них виникнуть питання після співбесіди.
Можна використовувати короткий фінальний сценарій, наприклад:
«На сьогодні все, [ім'я кандидата]. Дуже дякую за ваш час! Ми повідомимо вас електронною поштою/телефоном до [Дати] або протягом [X днів/тижнів], якщо ви пройшли наступний етап процесу відбору — [Наступний етап процесу найму].
Перед тим як піти, чи не могли б ви підтвердити деталі ваших рекомендацій та розповісти, як ми можемо з ними зв'язатися?
Якщо у вас виникнуть питання після цього інтерв'ю, ви можете зв'язатися з [Ім'я контактної особи] електронною поштою/телефоном [Contact Person's Email/Phone Number].»
7. Підрахунок очок
Після того, як кандидат завершить співбесіду, відразу заповніть його бали у таблицю співбесіди. Використовуйте шкалу оцінки та метод оцінки, узгоджені з іншими заінтересованими сторонами на початку процесу найму.
Один із способів оцінити кожного кандидата — розділити питання на співбесіді, на які він відповів, на різні категорії, наприклад, відповідність людини та посади та організації людини. Перший спрямований визначення сумісності кандидата з відповідними вимогами вакансії, а другий — сумісність кандидата з корпоративної культурою. Вага кожної категорії залежить від вимог організації.
Як створити посібник зі співбесіди
Крок 1: Уточніть роль та профіль успіху
По-перше, визначте, яка посада чи відділ найбільше виграє від посібника зі співбесіди. Наприклад, якщо відділ обслуговування клієнтів швидко зростає, це може бути гарною відправною точкою. Потім, виходячи з опису посади (і, якщо вона у вас є, аналізу роботи), визначте необхідні навички, поведінку та результати, щоб прояснити роль і скласти профіль успіху.
Крок 2: Виберіть тип і формат співбесіди
Визначтеся, який тип та формат співбесіди ви будете використовувати; Ви можете запитати менеджерів по найму та співробітників, які зараз займають ту роль, що вони вважають найкращим для ухвалення рішення.
Крок 3: Створіть свій банк питань
Поєднайте поведінкові, ситуативні та рольові питання, щоб створити банк питань для співбесіди для кандидатів. Перш ніж остаточно оформити цей банк питань, запитайте зворотний зв'язок у менеджера по найму та співробітника(ів), які зараз обіймають вашу посаду, а потім коригуйте її на основі їхніх порад та рекомендацій.
Крок 4: Налаштуйте шкалу оцінок та критерії оцінки
Після того, як ви визначитеся, які питання для співбесіди ставити, ви зможете визначити, яку поведінкову шкалу оцінки (BARS) та критерії оцінки ви використовуватимете для оцінки рівня результатів кожного кандидата. Наприклад, якщо ви оцінюєте здатність кандидата виявляти ініціативу, BARS за п'ятибальною шкалою може виглядати так:
1: Незадовільно (Дотримується призначених завдань, чекає вказівок.)
2: Потрібне покращення (Колиться діяти без керівництва. Виконує поставлені завдання, але не виходить за рамки основ.)
3: Відповідає очікуванням (Проявляє ініціативу на запит і тільки при виконанні знайомих завдань.)
4: Перевершує очікування (Діює без необхідності в керівництві та регулярно виявляє області для покращення.)
5: Виключно (Пропонує корисні покращення або зміни, робить проактивні кроки та передбачає потреби.)
Крок 5: Спроектувати процес співбесіди
Опишіть, як виглядатиме ваше керівництво, та увімкніть такі основні елементи:
- Запрошення на співбесіду та брифінг
- Умови співбесіди (як онлайн, так і офлайн)
- Кандидати вітаються
- Ключові питання
- Запитання кандидатів
- Підсумок
- Озвучування
Крім того, увімкніть рекомендований час для кожного елемента до посібника зі співбесіди.
Крок 6: Додайте правила та обмеження
Увімкніть короткий та зручний список правил для інтерв'юерів, який охоплює такі питання:
✔ Роби
- Підготуйтеся до співбесіди (прочитайте резюме кандидата, перевірте його профіль та рекомендації тощо)
- Прочитайте посібник зі співбесіди
- Записуйте все
- Дозвольте кандидату ставити запитання
❌ Не роби
- Не спізнюйтесь на співбесіду
- Не переоцінюйте роль чи компанію; Будь чесні
- Не робіть упереджених та швидких висновків.
Крок 7: Перевірте та покращіть свій посібник
Окрім консультацій з менеджерами по найму та нинішніми співробітниками під час створення посібника зі співбесід, обов'язково поділіться з ними заповненим керівництвом та попросіть чесні відгуки. Потім оновлюйте свій посібник відповідно і продовжуйте робити це регулярно в майбутньому.
👉🏻 Завантажити Безкоштовний шаблон посібника зі співбесіди
Розвивайте необхідні навички для покращення процесу співбесіди
Курс Сучасний рекрутер допоможе вам максимально розкрити навички та знання сучасного рекрутера.
