Нездатність стандартизувати документи під час прийому на роботу шкодить як новим співробітникам, так і вашій компанії. Чому? Тому що невизначені або непослідовні процеси можуть призвести до погіршення досвіду співробітників і ослаблення зв'язків між новими співробітниками та вашою компанією. Це перешкоджатиме їхній продуктивності, залученості та утриманню.
Коли йдеться про введення на посаду, перше враження має значення. Дослідження показали, що організації, які проводять ефективну процедуру введення на посаду, на 82% підвищують рівень утримання нових співробітників і збільшують продуктивність більш ніж на 70% протягом першого року порівняно з тими, хто цього не робить.
Чи готові ви привести до ладу свій процес адаптації? Почніть зі створення набору чітких, добре організованих документів, які допоможуть вашому відділу кадрів отримати необхідну інформацію та контракти і допоможуть вашим співробітникам впевнено орієнтуватися в новій ролі.
Коли йдеться про введення на посаду, перше враження має значення. Дослідження показали, що організації, які проводять ефективну процедуру введення на посаду, на 82% підвищують рівень утримання нових співробітників і збільшують продуктивність більш ніж на 70% протягом першого року порівняно з тими, хто цього не робить.
Чи готові ви привести до ладу свій процес адаптації? Почніть зі створення набору чітких, добре організованих документів, які допоможуть вашому відділу кадрів отримати необхідну інформацію та контракти і допоможуть вашим співробітникам впевнено орієнтуватися в новій ролі.
Що таке документи щодо введення на посаду?
Документи під час прийняття на роботу - це важлива частина процесу, що дає змогу відділу кадрів зібрати необхідні дані про співробітника та підписані договори. Вони також допомагають новому співробітнику ознайомитися з політикою і культурою вашої компанії, зрозуміти свої основні обов'язки і отримати попередні знання, необхідні для успішної роботи на новій посаді.
Документи по введенню на посаду зазвичай включають юридичні документи, такі як трудовий договір, правила компанії, довідники та кодекс поведінки, а також відомості про конкретну роль, такі як опис посадових обов'язків, контакти менеджерів і співробітників і багато іншого.
Документи під час прийняття на роботу - це важлива частина процесу, що дає змогу відділу кадрів зібрати необхідні дані про співробітника та підписані договори. Вони також допомагають новому співробітнику ознайомитися з політикою і культурою вашої компанії, зрозуміти свої основні обов'язки і отримати попередні знання, необхідні для успішної роботи на новій посаді.
Документи по введенню на посаду зазвичай включають юридичні документи, такі як трудовий договір, правила компанії, довідники та кодекс поведінки, а також відомості про конкретну роль, такі як опис посадових обов'язків, контакти менеджерів і співробітників і багато іншого.
Документи щодо введення на посаду для нових співробітників
Preboarding
Ефективний процес підготовки до прийому на роботу включає в себе підготовку документів для нових співробітників, щоб вони були залучені та поінформовані. Ось кілька прикладів документів, які можна використовувати під час підготовки до прийому на роботу, щоб забезпечити плавний перехід на нову посаду:
1. Лист-пропозиція
Лист-пропозиція - це попередник трудового договору, в якому формалізується намір вашої компанії прийняти на роботу співробітника й уточнюються основні деталі його роботи. Однак це більше, ніж просто повідомлення. Хоча воно не має юридичної ваги трудового договору, у ньому вказуються компенсація та пільги, обов'язки та дата початку роботи, щоб допомогти кандидату прийняти зважене рішення про те, погоджуватися чи ні на вашу посаду.
Для компаній, які прагнуть зміцнити свій бренд роботодавця, цей документ дає можливість продемонструвати свій професіоналізм, чітко виклавши свою пропозицію і донісши до потенційних співробітників свою ціннісну пропозицію. Це позитивне перше враження може допомогти сформувати рішення кандидата прийняти вашу посаду і задати тон успішним робочим відносинам.
Лист-пропозиція - це попередник трудового договору, в якому формалізується намір вашої компанії прийняти на роботу співробітника й уточнюються основні деталі його роботи. Однак це більше, ніж просто повідомлення. Хоча воно не має юридичної ваги трудового договору, у ньому вказуються компенсація та пільги, обов'язки та дата початку роботи, щоб допомогти кандидату прийняти зважене рішення про те, погоджуватися чи ні на вашу посаду.
Для компаній, які прагнуть зміцнити свій бренд роботодавця, цей документ дає можливість продемонструвати свій професіоналізм, чітко виклавши свою пропозицію і донісши до потенційних співробітників свою ціннісну пропозицію. Це позитивне перше враження може допомогти сформувати рішення кандидата прийняти вашу посаду і задати тон успішним робочим відносинам.
2. Трудовий договір
Всебічні трудові договори вкрай важливі для детального визначення очікувань і обов'язків організації та співробітника в рамках правового поля, що захищає обидві сторони.
У грамотно складеному договорі мають бути відображені такі аспекти, як посадові обов'язки та компенсація, включно із зарплатою, пільгами, понаднормовими, робочим часом і параметрами, зобов'язаннями зі збереження конфіденційності, володіння інтелектуальною власністю та процедурами звільнення. Якщо це може бути застосовано, у договорі також має бути вказано статус зайнятості за власним бажанням, поширений у США, коли будь-яка зі сторін може припинити відносини без причини.
Залежно від вимог до робочого місця у вашій організації вам може знадобитися кілька типів трудових договорів, зокрема:
Зверніться до фахівців з правових питань для вивчення трудових договорів, щоб уникнути двозначностей, які можуть призвести до дорогих спорів. Також необхідно регулярно оновлювати договори, щоб забезпечити відповідність змінам у трудовому законодавстві та мінімізувати правові ризики.
Всебічні трудові договори вкрай важливі для детального визначення очікувань і обов'язків організації та співробітника в рамках правового поля, що захищає обидві сторони.
У грамотно складеному договорі мають бути відображені такі аспекти, як посадові обов'язки та компенсація, включно із зарплатою, пільгами, понаднормовими, робочим часом і параметрами, зобов'язаннями зі збереження конфіденційності, володіння інтелектуальною власністю та процедурами звільнення. Якщо це може бути застосовано, у договорі також має бути вказано статус зайнятості за власним бажанням, поширений у США, коли будь-яка зі сторін може припинити відносини без причини.
Залежно від вимог до робочого місця у вашій організації вам може знадобитися кілька типів трудових договорів, зокрема:
- Постійний: Повна зайнятість, безстрокова зайнятість із пільгами
- Неповний робочий день: Регулярна, але менш ніж повна зайнятість, що потенційно включає пільги
- Строковий: Робота на заздалегідь визначений термін, зазвичай для виконання конкретних проєктів.
- Тимчасовий: Короткострокова робота для задоволення тимчасових потреб з обмеженими пільгами або без них.
- 1099: угода з незалежним підрядником, коли працівник сам відповідає за свої податки.
- Випадкова робота: позапланова робота за викликом без гарантованих годин і пільг.
- Стажування: Досвід навчання з можливим наставництвом та обмеженою винагородою
- Учнівство: Структурована програма навчання, що поєднує навчання в класі та підготовку на робочому місці.
Зверніться до фахівців з правових питань для вивчення трудових договорів, щоб уникнути двозначностей, які можуть призвести до дорогих спорів. Також необхідно регулярно оновлювати договори, щоб забезпечити відповідність змінам у трудовому законодавстві та мінімізувати правові ризики.
3. Лист із привітанням
Грамотно складений лист із привітанням колективу закладає основу для успішного входження на посаду, створюючи теплий тон і викликаючи інтерес до вакансії.
Щоб забезпечити позитивне перше враження, HR-фахівці повинні включити до листа важливу інформацію про перший день нового співробітника, як-от докладні відомості про його роль, інформацію про команду, дату початку роботи, години роботи, необхідні документи, логістику (наприклад, інструкції з паркування та прибуття) і розклад на перший день. Деякі компанії також включають у лист загальний огляд плану підготовки співробітника до роботи. Вітальний лист також слугує платформою для висвітлення важливих аспектів культури вашої компанії.
Крім того, у вітальному листі має бути вказана основна контактна інформація для відділу кадрів, менеджера нового співробітника і всіх інших, з ким йому може знадобитися зв'язатися.
Нарешті, додайте особистий штрих, висловивши свою вдячність за те, що вони прийшли у вашу компанію, і підкресливши, як ви раді їхньому приходу.
Грамотно складений лист із привітанням колективу закладає основу для успішного входження на посаду, створюючи теплий тон і викликаючи інтерес до вакансії.
Щоб забезпечити позитивне перше враження, HR-фахівці повинні включити до листа важливу інформацію про перший день нового співробітника, як-от докладні відомості про його роль, інформацію про команду, дату початку роботи, години роботи, необхідні документи, логістику (наприклад, інструкції з паркування та прибуття) і розклад на перший день. Деякі компанії також включають у лист загальний огляд плану підготовки співробітника до роботи. Вітальний лист також слугує платформою для висвітлення важливих аспектів культури вашої компанії.
Крім того, у вітальному листі має бути вказана основна контактна інформація для відділу кадрів, менеджера нового співробітника і всіх інших, з ким йому може знадобитися зв'язатися.
Нарешті, додайте особистий штрих, висловивши свою вдячність за те, що вони прийшли у вашу компанію, і підкресливши, як ви раді їхньому приходу.
Onboarding
Після того як попередній інструктаж завершено, основна увага перемикається на збір важливих даних про співробітників і ознайомлення кандидатів із політикою та культурою вашої компанії.
4. Шаблон 30-60-90-денного онбордингу
Якщо ви хочете створити у своїй компанії систему світового класу, то плани 30-60-90-денного онбордингу є обов'язковою умовою для забезпечення цілеспрямованого процесу онбордингу. Ці структуровані плани допоможуть вам відстежувати прогрес нового співробітника в придбанні знань, розвитку навичок і досягненні цілей, щоб допомогти йому досягти високих результатів у своїй ролі.
30-денний план зазвичай зосереджений на базових знаннях і навичках. У ньому мають бути описані основні правила компанії, базові посадові обов'язки та завершення початкового навчання. 60-денний план ґрунтується на цьому, вводячи складніші завдання і відстежуючи ранні показники ефективності. Тут увага може бути зосереджена на участі в проєктах або спільній роботі в команді.
Нарешті, 90-денний план зазвичай оцінює загальну компетентність і досягнення цілей. Цей етап може охоплювати самостійну роботу над проєктами або взаємодію з клієнтами, демонструючи здатність співробітника робити значний внесок без високого рівня контролю.
Розробіть документи для введення на посаду відповідно до плану 30-60-90 днів для кожної ролі, щоб нові співробітники отримували індивідуальні та цілеспрямовані рекомендації. Наприклад, 30-денний план для співробітника відділу маркетингу може включати навчання роботі з соціальними мережами, а план для співробітника відділу продажів може бути зосереджений на знанні продукту і процесу продажів.
Обмін детальними планами під час підготовки до роботи встановлює чіткі очікування як для співробітника, так і для роботодавця, задаючи напрямок і забезпечуючи прозорість із самого початку.
4. Шаблон 30-60-90-денного онбордингу
Якщо ви хочете створити у своїй компанії систему світового класу, то плани 30-60-90-денного онбордингу є обов'язковою умовою для забезпечення цілеспрямованого процесу онбордингу. Ці структуровані плани допоможуть вам відстежувати прогрес нового співробітника в придбанні знань, розвитку навичок і досягненні цілей, щоб допомогти йому досягти високих результатів у своїй ролі.
30-денний план зазвичай зосереджений на базових знаннях і навичках. У ньому мають бути описані основні правила компанії, базові посадові обов'язки та завершення початкового навчання. 60-денний план ґрунтується на цьому, вводячи складніші завдання і відстежуючи ранні показники ефективності. Тут увага може бути зосереджена на участі в проєктах або спільній роботі в команді.
Нарешті, 90-денний план зазвичай оцінює загальну компетентність і досягнення цілей. Цей етап може охоплювати самостійну роботу над проєктами або взаємодію з клієнтами, демонструючи здатність співробітника робити значний внесок без високого рівня контролю.
Розробіть документи для введення на посаду відповідно до плану 30-60-90 днів для кожної ролі, щоб нові співробітники отримували індивідуальні та цілеспрямовані рекомендації. Наприклад, 30-денний план для співробітника відділу маркетингу може включати навчання роботі з соціальними мережами, а план для співробітника відділу продажів може бути зосереджений на знанні продукту і процесу продажів.
Обмін детальними планами під час підготовки до роботи встановлює чіткі очікування як для співробітника, так і для роботодавця, задаючи напрямок і забезпечуючи прозорість із самого початку.
👉🏻 Скачать Шаблон 30-60-90-денного онбордингу
5. Форма інформації про співробітника
Форма інформації про співробітника - це важливий документ, який використовується під час прийняття на роботу для збору основних даних про співробітника, які спрощують ведення обліку і забезпечують точність нарахування заробітної плати.
У форму зазвичай заносять повне юридичне ім'я, контактні дані, інформацію про екстрені служби, податкову та банківську інформацію. У ній також зазначаються відомості, що стосуються участі в програмі пільг і вимог до конкретної посади.
Форма інформації про співробітника - це важливий документ, який використовується під час прийняття на роботу для збору основних даних про співробітника, які спрощують ведення обліку і забезпечують точність нарахування заробітної плати.
У форму зазвичай заносять повне юридичне ім'я, контактні дані, інформацію про екстрені служби, податкову та банківську інформацію. У ній також зазначаються відомості, що стосуються участі в програмі пільг і вимог до конкретної посади.
👉🏻 Шаблон Форма інформації про співробітника
6. Бланк контактної інформації про співробітників у надзвичайних ситуаціях
Як випливає з назви, до формуляра екстреного зв'язку з працівником заноситься життєво важлива інформація на випадок нещасних випадків або надзвичайних ситуацій на робочому місці. У ньому мають бути вказані імена та контактна інформація для екстрених контактів (сім'я, близькі друзі), а також будь-яка медична історія або алергія, про яку співробітник хотів би повідомити.
Для HR важливо, що збір інформації про контактних осіб на випадок надзвичайних ситуацій не є «одноразовим» заняттям. Ці дані мають оновлюватися кожні шість-дванадцять місяців, щоб забезпечити швидке реагування в критичних ситуаціях.
Як випливає з назви, до формуляра екстреного зв'язку з працівником заноситься життєво важлива інформація на випадок нещасних випадків або надзвичайних ситуацій на робочому місці. У ньому мають бути вказані імена та контактна інформація для екстрених контактів (сім'я, близькі друзі), а також будь-яка медична історія або алергія, про яку співробітник хотів би повідомити.
Для HR важливо, що збір інформації про контактних осіб на випадок надзвичайних ситуацій не є «одноразовим» заняттям. Ці дані мають оновлюватися кожні шість-дванадцять місяців, щоб забезпечити швидке реагування в критичних ситуаціях.
👉🏻 Шаблон Форма для зв'язку зі співробітником у надзвичайних ситуаціях
7. Гібридний графік роботи
Оскільки співробітники прагнуть більшої гнучкості та балансу між роботою й особистим життям, гібридний графік роботи прояснює очікування вашої організації щодо співробітників, які розподіляють свій час між офісом і роботою поза офісом.
У графіку вказуються основні робочі години або дні, коли потрібна фізична присутність на території компанії, а також гнучкі умови для віддаленої роботи в певні дні. Така прозорість створює чіткі межі та дає змогу співробітникам зрозуміти, коли вони мають бути доступні.
У детальному графіку гібридної роботи також мають бути описані протоколи спілкування та очікування відповідальності за віддалену роботу, щоб кожен співробітник почувався поінформованим і наділеним повноваженнями.
Оскільки співробітники прагнуть більшої гнучкості та балансу між роботою й особистим життям, гібридний графік роботи прояснює очікування вашої організації щодо співробітників, які розподіляють свій час між офісом і роботою поза офісом.
У графіку вказуються основні робочі години або дні, коли потрібна фізична присутність на території компанії, а також гнучкі умови для віддаленої роботи в певні дні. Така прозорість створює чіткі межі та дає змогу співробітникам зрозуміти, коли вони мають бути доступні.
У детальному графіку гібридної роботи також мають бути описані протоколи спілкування та очікування відповідальності за віддалену роботу, щоб кожен співробітник почувався поінформованим і наділеним повноваженнями.
8. Довідник співробітника і кадрова політика
При введенні нових співробітників у курс справи необхідно мати довідник співробітника і чітку кадрову політику, які є наріжним каменем для успішного процесу введення на посаду.
Довідник співробітника слугує центральним довідковим посібником, інформуючи нових співробітників про культуру компанії, пільги та очікування. Це зменшує плутанину і допомагає новим співробітникам освоїтися у своїй ролі.
Водночас кадрова політика описує все, від дрес-коду до часу відпустки, щоб забезпечити послідовність і справедливість у всій організації.
Надавши доступ до цієї інформації від самого початку, ви допоможете новим співробітникам почуватися поінформованими та впевненими протягом усього перехідного періоду.
При введенні нових співробітників у курс справи необхідно мати довідник співробітника і чітку кадрову політику, які є наріжним каменем для успішного процесу введення на посаду.
Довідник співробітника слугує центральним довідковим посібником, інформуючи нових співробітників про культуру компанії, пільги та очікування. Це зменшує плутанину і допомагає новим співробітникам освоїтися у своїй ролі.
Водночас кадрова політика описує все, від дрес-коду до часу відпустки, щоб забезпечити послідовність і справедливість у всій організації.
Надавши доступ до цієї інформації від самого початку, ви допоможете новим співробітникам почуватися поінформованими та впевненими протягом усього перехідного періоду.
👉🏻 Керівництво або довідник для співробітника: як створити
Порада HR: заходи щодо введення на посаду
Ніхто не хоче приходити в нову компанію, щоб його просто проводили до робочого столу і дали почитати об'ємний довідник для ознайомлення. Натомість заходи щодо введення на посаду мають бути багатогранними, щоб забезпечити максимальну віддачу та залученість.
Розгляньте можливість поєднання навчання специфіки роботи з інтерактивними ознайомчими програмами, які дадуть новим співробітникам знання і впевненість, необхідні для успішної роботи. Соціальні заходи та заходи зі створення команди сприяють зміцненню зв'язків і почуття приналежності, а програми наставництва забезпечують безцінне керівництво і часті зустрічі з керівником, налагоджують зв'язки та визначають очікування і цілі.
Якщо включити в програму деякі або всі ці елементи, онбординг стане захопливим заняттям, що налаштовує на успіх і співробітника, і роботодавця.
9. Місія, бачення та цінності компанії
Допоки новий співробітник не зрозуміє і не втілить у життя місію вашої компанії, він є продуктом цінностей і бачення своїх попередніх роботодавців. Саме тому чітко сформульована місія компанії, доведена до відома нових співробітників у процесі адаптації, дуже важлива для встановлення нового тону і стандартів.
Ефективне формулювання місії слугує подвійній меті. По-перше, воно дає чітке уявлення про мету організації, її прагнення та керівні принципи. Це може сприяти прийняттю та успішній довгостроковій відповідності цінностей вашого рекрутера та місії компанії.
По-друге, це може запалити ентузіазм, показавши, який вплив може надати новий співробітник у своїй індивідуальній якості. Це також допоможе їм зрозуміти, який внесок вони можуть зробити в загальну картину компанії, і надихне їх стати частиною чогось більшого, ніж вони самі.
Допоки новий співробітник не зрозуміє і не втілить у життя місію вашої компанії, він є продуктом цінностей і бачення своїх попередніх роботодавців. Саме тому чітко сформульована місія компанії, доведена до відома нових співробітників у процесі адаптації, дуже важлива для встановлення нового тону і стандартів.
Ефективне формулювання місії слугує подвійній меті. По-перше, воно дає чітке уявлення про мету організації, її прагнення та керівні принципи. Це може сприяти прийняттю та успішній довгостроковій відповідності цінностей вашого рекрутера та місії компанії.
По-друге, це може запалити ентузіазм, показавши, який вплив може надати новий співробітник у своїй індивідуальній якості. Це також допоможе їм зрозуміти, який внесок вони можуть зробити в загальну картину компанії, і надихне їх стати частиною чогось більшого, ніж вони самі.
10. Заява роботодавця про рівні можливості
Заява роботодавця про рівні можливості (equal opportunity employer - EEO) має життєво важливе значення для створення інклюзивного робочого місця та сильного бренду роботодавця. Вона підтверджує прихильність компанії справедливому поводженню та наданню можливостей усім кваліфікованим кандидатам. Це створює сприятливу атмосферу загальної приналежності для різноманітних талантів і стимулює інновації за рахунок врахування багатьох точок зору.
Сильна заява про охорону довкілля має чітко формулювати позицію вашої компанії проти дискримінації за такими ознаками, як раса, стать, релігія або інвалідність. У ній також має бути підкреслено прагнення вашої організації до формування різноманітного кадрового складу через процес найму і політику просування по службі.
Демонструючи ці цінності, ваша компанія може позиціонувати себе як прогресивного та етичного роботодавця. Це допоможе вам залучити сучасних талановитих співробітників, які шукають роботу, де цінується інклюзивність. Це, своєю чергою, не тільки сприятливо позначиться на культурі вашої компанії, а й зміцнить вашу репутацію серед клієнтів і зацікавлених сторін, для яких соціальна відповідальність стає дедалі пріоритетнішою.
Заява роботодавця про рівні можливості (equal opportunity employer - EEO) має життєво важливе значення для створення інклюзивного робочого місця та сильного бренду роботодавця. Вона підтверджує прихильність компанії справедливому поводженню та наданню можливостей усім кваліфікованим кандидатам. Це створює сприятливу атмосферу загальної приналежності для різноманітних талантів і стимулює інновації за рахунок врахування багатьох точок зору.
Сильна заява про охорону довкілля має чітко формулювати позицію вашої компанії проти дискримінації за такими ознаками, як раса, стать, релігія або інвалідність. У ній також має бути підкреслено прагнення вашої організації до формування різноманітного кадрового складу через процес найму і політику просування по службі.
Демонструючи ці цінності, ваша компанія може позиціонувати себе як прогресивного та етичного роботодавця. Це допоможе вам залучити сучасних талановитих співробітників, які шукають роботу, де цінується інклюзивність. Це, своєю чергою, не тільки сприятливо позначиться на культурі вашої компанії, а й зміцнить вашу репутацію серед клієнтів і зацікавлених сторін, для яких соціальна відповідальність стає дедалі пріоритетнішою.
11. Політика оплачуваних відгулів (Paid time off - PTO)
Політика оплачуваних відгулів приносить користь як роботодавцям, так і співробітникам, оскільки прояснює очікування щодо відгулів, забезпечує справедливість і послідовність в організації, а також зменшує плутанину і можливість конфліктів.
Для співробітників чітка політика надання оплачуваних відгулів сприяє здоровому балансу між роботою та особистим життям, даючи їм змогу відновлювати сили та повертатися відпочилими, що веде до підвищення продуктивності та морального духу.
Чітко сформульована політика PTO має включати такі деталі, як норми нарахування (скільки PTO заробляється за певний час), кваліфікаційні вимоги (хто має право на PTO), обмеження щодо перенесення (чи можна зберегти невикористаний PTO для використання в майбутньому) і порядок подання запиту на відгул.
Політика оплачуваних відгулів приносить користь як роботодавцям, так і співробітникам, оскільки прояснює очікування щодо відгулів, забезпечує справедливість і послідовність в організації, а також зменшує плутанину і можливість конфліктів.
Для співробітників чітка політика надання оплачуваних відгулів сприяє здоровому балансу між роботою та особистим життям, даючи їм змогу відновлювати сили та повертатися відпочилими, що веде до підвищення продуктивності та морального духу.
Чітко сформульована політика PTO має включати такі деталі, як норми нарахування (скільки PTO заробляється за певний час), кваліфікаційні вимоги (хто має право на PTO), обмеження щодо перенесення (чи можна зберегти невикористаний PTO для використання в майбутньому) і порядок подання запиту на відгул.
12. Політика кодексу поведінки
Ефективний кодекс поведінки встановлює чіткі очікування та межі професійної поведінки на робочому місці. Вона визначає прийнятну та неприйнятну поведінку, сприяючи створенню шанобливого та інклюзивного середовища.
Політика має охоплювати питання дискримінації, утисків, залякування, насильства на робочому місці, конфіденційності та належного використання майна компанії. Забезпечення чітких рамок дає змогу співробітникам повідомляти про неправомірні дії та слугує важливим інструментом для підтримання культури відповідальності.
Ефективний кодекс поведінки встановлює чіткі очікування та межі професійної поведінки на робочому місці. Вона визначає прийнятну та неприйнятну поведінку, сприяючи створенню шанобливого та інклюзивного середовища.
Політика має охоплювати питання дискримінації, утисків, залякування, насильства на робочому місці, конфіденційності та належного використання майна компанії. Забезпечення чітких рамок дає змогу співробітникам повідомляти про неправомірні дії та слугує важливим інструментом для підтримання культури відповідальності.
👉🏻 Шаблон кодексу поведінки
13. Політика відвідуваності
Політика відвідуваності необхідна для нормального функціонування робочого місця. Вона визначає чіткі очікування щодо робочого часу, відсутності на робочому місці, запізнень і заяв на відпустку, а в разі ефективного застосування сприяє справедливості, мінімізує збої в роботі та забезпечує достатній рівень укомплектованості штату.
У політиці відвідуваності мають бути вказані прийнятні причини відсутності на робочому місці, як-от хвороба та надзвичайні ситуації, належні процедури інформування про них і наслідки порушення цих правил. У політиці також мають бути прописані процедури звернення за відгулами, включно з оплачуваними відгулами та відпусткою через хворобу.
Політика відвідуваності необхідна для нормального функціонування робочого місця. Вона визначає чіткі очікування щодо робочого часу, відсутності на робочому місці, запізнень і заяв на відпустку, а в разі ефективного застосування сприяє справедливості, мінімізує збої в роботі та забезпечує достатній рівень укомплектованості штату.
У політиці відвідуваності мають бути вказані прийнятні причини відсутності на робочому місці, як-от хвороба та надзвичайні ситуації, належні процедури інформування про них і наслідки порушення цих правил. У політиці також мають бути прописані процедури звернення за відгулами, включно з оплачуваними відгулами та відпусткою через хворобу.
14. Політика щодо тяжкої втрати
Політика щодо тяжкої втрати демонструє, що ваша компанія цінує благополуччя своїх співробітників у період особистої втрати, створюючи основу для співчуття і підтримки.
Ваша політика має містити чіткі рекомендації щодо надання оплачуваної або неоплачуваної відпустки після смерті близького члена сім'ї або коханої людини. Це може певною мірою знизити стрес для скорботних співробітників, усунувши невизначеність щодо часу відсутності на роботі.
У політиці мають бути визначені відносини, що охоплюються (наприклад, чоловік, дитина, батько і члени розширеної сім'ї), і кількість відпусток, що надаються для кожного з них. У ньому також можуть бути описані процедури повідомлення і подробиці повернення на роботу, як-от полегшення повернення до обов'язків або надання доступу до програм допомоги співробітникам, якщо це може бути застосовано.
Політика щодо тяжкої втрати демонструє, що ваша компанія цінує благополуччя своїх співробітників у період особистої втрати, створюючи основу для співчуття і підтримки.
Ваша політика має містити чіткі рекомендації щодо надання оплачуваної або неоплачуваної відпустки після смерті близького члена сім'ї або коханої людини. Це може певною мірою знизити стрес для скорботних співробітників, усунувши невизначеність щодо часу відсутності на роботі.
У політиці мають бути визначені відносини, що охоплюються (наприклад, чоловік, дитина, батько і члени розширеної сім'ї), і кількість відпусток, що надаються для кожного з них. У ньому також можуть бути описані процедури повідомлення і подробиці повернення на роботу, як-от полегшення повернення до обов'язків або надання доступу до програм допомоги співробітникам, якщо це може бути застосовано.
👉🏻 Шаблон Політика надання відпустки у зв'язку з тяжкою втратою
15. Політика боротьби з домаганнями
Ніхто не хоче працювати в компанії, де він може зазнати образ. Саме тому політика боротьби з домаганнями є обов'язковою умовою для створення безпечного та шанобливого робочого середовища.
Кодекс поведінки зазвичай описує ширші стандарти професіоналізму та поведінки, такі як пунктуальність, форма одягу та використання соціальних мереж. Політика боротьби з утисками спрямована на запобігання образливій поведінці та захищає співробітників від дискримінації за расовою, статевою, релігійною, національною або віковою ознакою.
Ретельно розроблена політика по боротьбі з домаганнями описує процес розгляду скарг і забезпечує справедливе розслідування з прийняттям відповідних дисциплінарних заходів. Наявність такої політики дасть змогу вашим співробітникам повідомляти про інциденти та допоможе запобігти випадкам домагань у вашій компанії в майбутньому.
Ніхто не хоче працювати в компанії, де він може зазнати образ. Саме тому політика боротьби з домаганнями є обов'язковою умовою для створення безпечного та шанобливого робочого середовища.
Кодекс поведінки зазвичай описує ширші стандарти професіоналізму та поведінки, такі як пунктуальність, форма одягу та використання соціальних мереж. Політика боротьби з утисками спрямована на запобігання образливій поведінці та захищає співробітників від дискримінації за расовою, статевою, релігійною, національною або віковою ознакою.
Ретельно розроблена політика по боротьбі з домаганнями описує процес розгляду скарг і забезпечує справедливе розслідування з прийняттям відповідних дисциплінарних заходів. Наявність такої політики дасть змогу вашим співробітникам повідомляти про інциденти та допоможе запобігти випадкам домагань у вашій компанії в майбутньому.
16. Політика неявки за викликом
Коли співробітник відсутній без відпустки, це може вважатися серйозним порушенням. Політика неявки за дзвінком встановлює чіткі очікування щодо спілкування співробітників під час відсутності.
Ця політика описує заходи покарання, що вживаються, коли співробітник не з'являється на роботі без повідомлення і поважної причини. Вона слугує для запобігання незапланованим прогулам, захищає робоче місце від нестачі персоналу та забезпечує справедливість, притягаючи до відповідальності всіх співробітників.
Ваша політика має визначати строки для прийнятного повідомлення, описувати прогресивні дисциплінарні заходи за порушення і надавати ясність щодо процесу оскарження.
Коли співробітник відсутній без відпустки, це може вважатися серйозним порушенням. Політика неявки за дзвінком встановлює чіткі очікування щодо спілкування співробітників під час відсутності.
Ця політика описує заходи покарання, що вживаються, коли співробітник не з'являється на роботі без повідомлення і поважної причини. Вона слугує для запобігання незапланованим прогулам, захищає робоче місце від нестачі персоналу та забезпечує справедливість, притягаючи до відповідальності всіх співробітників.
Ваша політика має визначати строки для прийнятного повідомлення, описувати прогресивні дисциплінарні заходи за порушення і надавати ясність щодо процесу оскарження.
👉🏻 Скачать Політика неявки за викликом
Додаткові форми для нових співробітників
17. Форма заяви на відпустку
Форма заяви на відпустку призначена для подання запиту на оплачувану відпустку для відпочинку. Ця форма призначена для впорядкування управління відпустками шляхом забезпечення чіткого процесу щодо того, кого слід повідомити, процесу затвердження і термінів повідомлення, щоб сприяти справедливому складанню графіка і уникнути збігу відсутності співробітників.
Форма має давати змогу фіксувати всі деталі та містити розділ для затвердження керівництвом.
Форма заяви на відпустку призначена для подання запиту на оплачувану відпустку для відпочинку. Ця форма призначена для впорядкування управління відпустками шляхом забезпечення чіткого процесу щодо того, кого слід повідомити, процесу затвердження і термінів повідомлення, щоб сприяти справедливому складанню графіка і уникнути збігу відсутності співробітників.
Форма має давати змогу фіксувати всі деталі та містити розділ для затвердження керівництвом.
18. Форма заявки на відгул
Запити на відгули призначені не тільки для відпустки, а й для ширшого кола випадків відсутності на роботі, як-от відпустка через хворобу, особисті дні та відпустка у зв'язку з тяжкою втратою.
Форма заявки на відгул має містити дані співробітника, тип відпустки, яку він запитує (відпустка, лікарняний тощо), дати початку і закінчення відсутності, а також будь-яку додаткову інформацію, що стосується заявки, наприклад причину запиту на відгул.
Запити на відгули призначені не тільки для відпустки, а й для ширшого кола випадків відсутності на роботі, як-от відпустка через хворобу, особисті дні та відпустка у зв'язку з тяжкою втратою.
Форма заявки на відгул має містити дані співробітника, тип відпустки, яку він запитує (відпустка, лікарняний тощо), дати початку і закінчення відсутності, а також будь-яку додаткову інформацію, що стосується заявки, наприклад причину запиту на відгул.
Хороші програми з введення на посаду не є статичними - вони потребують постійного вдосконалення. Тому збирайте відгуки нових співробітників, щоб виявити сильні сторони та можливості для поліпшення. Цей безперервний цикл зворотного зв'язку, а також оновлення політики компанії та змін у трудовому законодавстві забезпечать актуальність та ефективність вашої програми.
Створення чітко розробленого процесу адаптації, що включає всі необхідні документи для нових співробітників і HR-документи, вимагає значного часу і зусиль. Однак довгострокові вигоди від цього незаперечні, адже ефективна програма спрощує роботу нових співробітників, зменшує плутанину та підвищує їхню продуктивність.
А якщо ви «ЗА» системний процес введення співробітника на посаду, при цьому побоюєтеся упустити щось важливе або отримати зворотний зв'язок щодо власного досвіду створення адаптації, приходьте на курс Адаптація співробітників. Дайте нам знати про своє бажання - залиште заявку 👉🏻 за посиланням.
