Сьогодні організації стикаються з питанням про те, як точно виміряти продуктивність, особливо в міру того, як світ стає все більш віддаленим. Більше того, питання вимірювання продуктивності вийшло за межі простого вимірювання «продукту». Вона має нюанси, що враховують зовнішні та внутрішні чинники та потреби організації у конкретний даний момент. Організації та їхні співробітники завжди шукали способи отримання найбільшого обсягу продукції у найкоротші терміни. І щоб продемонструвати це, ви маєте вміти це вимірювати.
Ось у чому полягає реальне питання – як точно виміряти продуктивність і показати цінність зусиль співробітників на роботі. Розгляньмо, навіщо і як розраховувати продуктивність.
Ось у чому полягає реальне питання – як точно виміряти продуктивність і показати цінність зусиль співробітників на роботі. Розгляньмо, навіщо і як розраховувати продуктивність.
Навіщо розраховувати продуктивність
Продуктивність (продуктивність) - це метрика, яка допомагає зрозуміти, коли і як вашому бізнесу необхідно скоригуватися для досягнення найкращих результатів. Давайте докладніше розглянемо деякі інші причини, через які розрахунок продуктивності має важливе значення:
- Оптимізація трудових ресурсів - розрахунок продуктивності допомагає організації зрозуміти поточну робочу силу та вносити зміни в умовах змін. Він надає дані для внесення змін до графіків роботи співробітників та організаційної структури, зниження операційних витрат та оптимізації продуктивності співробітників.
- Створення фінансового ефекту – розрахунок продуктивності еквівалентний тримати руку на пульсі вашої організації. В умовах ринку, що змінюється, ви можете коригувати процеси або робочі процеси співробітників для оптимізації продуктивності. В результаті ви завжди можете бути впевнені, що організація знаходиться в найкращому положенні для збільшення прибутку, зберігаючи при цьому рівень зусиль.
- Відстеження змін у продуктивності — ви можете побачити, чи щось змінилося, і при необхідності вжити заходів. Крім того, ви також можете бути в курсі будь-яких сигналів, які можуть призвести до непоправної шкоди.
- Управління вашим бізнесом – чітке розуміння рівня продуктивності вашої організації дозволяє приймати ефективніші рішення. Ви можете керувати роботою на передньому краї свого бізнесу та очікуваннями клієнтів. Він також визначає проблемні області в операціях та необхідність розширення команди або впровадження нової операційної моделі.
Як розрахувати продуктивність
Існує проста загальна формула для розрахунку продуктивності:
Продуктивність = Вихід/Вхід
Але як це реалізувати практично?
Приклад 1
Візьмемо, наприклад, організацію, яка виробляє ноутбуки. За місяць вони виробляють понад 200 тисяч ноутбуків, при цьому 40 співробітників працюють 18 днів на тиждень по 9 годин на день протягом 6 місяців.
Щоб розрахувати загальний вклад, виконайте наступний розрахунок:
Введення = 40 (кількість співробітників) x 9 (кількість годин роботи на день) x 6 (кількість місяців) x 18 (кількість днів, відпрацьованих у місяці).
Це 38880.
Продуктивність = 200000 / 38880 = 5,14 Це означає, що кожну годину вироблялося 5,14 одиниці продукції. Іншими словами, компанія виробляла 5,14 ноутбуків на годину.
Приклад 1
Візьмемо, наприклад, організацію, яка виробляє ноутбуки. За місяць вони виробляють понад 200 тисяч ноутбуків, при цьому 40 співробітників працюють 18 днів на тиждень по 9 годин на день протягом 6 місяців.
Щоб розрахувати загальний вклад, виконайте наступний розрахунок:
Введення = 40 (кількість співробітників) x 9 (кількість годин роботи на день) x 6 (кількість місяців) x 18 (кількість днів, відпрацьованих у місяці).
Це 38880.
Продуктивність = 200000 / 38880 = 5,14 Це означає, що кожну годину вироблялося 5,14 одиниці продукції. Іншими словами, компанія виробляла 5,14 ноутбуків на годину.
Приклад 2
Припустимо, організація вирішила найняти операційного менеджера, який оптимізує процеси та робочий процес. Це призводить до значного збільшення кількості вироблених ноутбуків – 270 000 за збереження колишнього рівня трудовитрат.
В результаті ваш результат становитиме 6,8!
Це різниця у продуктивності в 1,66 рази, досягнута лише в результаті найму одного співробітника. Видно, як наявність даних перед очима та одна зміна чи коригування можуть суттєво вплинути на загальні показники продуктивності та загальний обсяг виробництва.
Припустимо, організація вирішила найняти операційного менеджера, який оптимізує процеси та робочий процес. Це призводить до значного збільшення кількості вироблених ноутбуків – 270 000 за збереження колишнього рівня трудовитрат.
В результаті ваш результат становитиме 6,8!
Це різниця у продуктивності в 1,66 рази, досягнута лише в результаті найму одного співробітника. Видно, як наявність даних перед очима та одна зміна чи коригування можуть суттєво вплинути на загальні показники продуктивності та загальний обсяг виробництва.
Інші методи вимірювання продуктивності
Звичайно, наведена вище формула – корисний показник продуктивності, але не єдиний. Насправді вона підходить для певних ситуацій, коли результат можна досить чітко визначити. Однак, наприклад, деякі посади не так чітко орієнтовані на результат, щоб його можна було виміряти кількісно. Наприклад, такі посади, як HR, який завжди вимірюються певним числом. Ось кілька інших способів вимірювання продуктивності залежно від ситуації:
Онлайн-програмне забезпечення для відстеження часу та управління проектами
Технології досягли такого рівня розвитку, що тепер можна миттєво та будь-якої миті відстежувати продуктивність праці співробітників. Це актуально в середовищах, де використовуються табелі обліку робочого часу, а також для будь-якої посади, яка потребує онлайнової роботи. ProofHub, Hubstaff і ActivTrak - лише деякі приклади онлайн-додатків для обліку робочого часу.
Також дуже корисні програми для управління проектами, такі як Asana та Trello. Вони особливо корисні для географічно розкиданих чи віддалених команд.
Однак будьте обережні з подібними інструментами, щоб не здатися схильними до мікроменеджменту та «шпигунства» за членами вашої команди.
Онлайн-програмне забезпечення для відстеження часу та управління проектами
Технології досягли такого рівня розвитку, що тепер можна миттєво та будь-якої миті відстежувати продуктивність праці співробітників. Це актуально в середовищах, де використовуються табелі обліку робочого часу, а також для будь-якої посади, яка потребує онлайнової роботи. ProofHub, Hubstaff і ActivTrak - лише деякі приклади онлайн-додатків для обліку робочого часу.
Також дуже корисні програми для управління проектами, такі як Asana та Trello. Вони особливо корисні для географічно розкиданих чи віддалених команд.
Однак будьте обережні з подібними інструментами, щоб не здатися схильними до мікроменеджменту та «шпигунства» за членами вашої команди.
360-градусний зворотний зв'язок
Ще один чудовий спосіб виміру продуктивності - отримання зворотного зв'язку від колег. Щоб забезпечити цілісність, зворотний зв'язок 360 градусів передбачає отримання відгуків від вищих та нижчих співробітників, а також від усіх ключових зацікавлених сторін.
Це хороший критерій для оцінки ефективності роботи співробітника і того, чи досягаються цілі з точки зору оточуючих. Цей метод відмінно працює у середовищі, де існує регулярне співробітництво та активне спілкування. Зворотній зв'язок буде слабким, якщо співробітник контактує з колегою один-два рази на рік.
Виконуйте рекомендації, представлені тут, щодо ефективного впровадження зворотного зв'язку «360 градусів». Обов'язково поставте одне-два питання, що стосуються продуктивності.
Це хороший критерій для оцінки ефективності роботи співробітника і того, чи досягаються цілі з точки зору оточуючих. Цей метод відмінно працює у середовищі, де існує регулярне співробітництво та активне спілкування. Зворотній зв'язок буде слабким, якщо співробітник контактує з колегою один-два рази на рік.
Виконуйте рекомендації, представлені тут, щодо ефективного впровадження зворотного зв'язку «360 градусів». Обов'язково поставте одне-два питання, що стосуються продуктивності.
Управління за цілями
Це методика, за якої цілі співробітника чітко визначені, а також надані інструменти, необхідні для досягнення цих цілей. Наприклад, якщо ціль полягає в тому, щоб збільшити продажі на 50%, то для досягнення цієї мети необхідно надати необхідні інструменти, такі як технології, навчання, стимули і т.д.
Регулярні перевірки забезпечать чітке розуміння перешкод на шляху досягнення цих цілей і того, як вони відстежуються. Двомісячні, квартальні та піврічні огляди також є корисними контрольними точками для відстеження того, наскільки добре співробітники досягають поставленої мети.
Ці регулярні перевірки є ключовими в управлінні цілей. Огляд наприкінці року без регулярних перевірок є вкрай неефективним і лише викликає питання про процедурну справедливість.
Регулярні перевірки забезпечать чітке розуміння перешкод на шляху досягнення цих цілей і того, як вони відстежуються. Двомісячні, квартальні та піврічні огляди також є корисними контрольними точками для відстеження того, наскільки добре співробітники досягають поставленої мети.
Ці регулярні перевірки є ключовими в управлінні цілей. Огляд наприкінці року без регулярних перевірок є вкрай неефективним і лише викликає питання про процедурну справедливість.
Рекомендації щодо розрахунку продуктивності
- Галузеві фактори - врахуйте, що не всі галузі працюють однаково. У таких середовищах, як виробництво або продаж, де продуктивність легко уявити в цифрах, легко виміряти продуктивність. Як приклад, IFC показує, що глобальний показник для відповіді на дзвінок у службу підтримки клієнтів становить не менше 80% часу протягом 20 секунд. Все це має свої нюанси, оскільки деякі галузі складніші за інші. Однак деякі галузі вимірювання не такі відчутні. Саме тут стає корисним використання управління з цілей або 360-градусного зворотного зв'язку.
- Організаційні цілі та контрольні показники – для вимірювання продуктивності робочої сили можна використовувати зовнішні контрольні показники. Це може бути представлено, наприклад, середньою кількістю продажів, що здійснюються за годину в певній галузі, або коефіцієнтом відсіву від продажів. Однак це стосується не всіх професій. Знову ж таки, для посад, пов'язаних з обслуговуванням, ви можете захотіти встановити внутрішні контрольні показники та організаційні цілі.
- Ефективність (і те, як вона відрізняється від продуктивності) – важливо встановити чітку різницю між продуктивністю та ефективністю – і те, й інше необхідно розрахувати. Продуктивність - це показник роботи з часом, а ефективність - це показник того, наскільки добре виконане завдання. Наприклад, співробітник може розробити три комерційні презентації за один тиждень, у той час як інший може створити 20 за той же час.
Як підвищити продуктивність
Використовуйте технології для автоматизації завдань, що повторюються — в HR, наприклад, автоматизація може включати планування співбесід, процеси підписання документів і т. д. У той же час, коли завдання автоматизовані, підвищуйте кваліфікацію співробітників іншим способом. Знову ж таки, в HR це може означати допомогу їм у розвитку їх ділової хватки або їх HR-стратегії та лідерських навичок. Таким чином, ви можете забезпечити підвищення продуктивності.
Окрім того, розгляньте можливість проведення щорічної інвентаризації продуктивності на робочому місці. Зробіть крок назад і подивіться, як усі частини організації взаємодіють одна з одною. Також може бути корисним найняти зовнішнього аналітика, щоб отримати об'єктивне уявлення про те, що працює, а що заважає продуктивності. Таким чином, ви можете досягти підвищення продуктивності та якості роботи у своїй організації.
- Працюйте над залученням співробітників - Залучення і продуктивність йдуть пліч-о-пліч. Тому, якщо ви хочете переконатися, що ваші співробітники є продуктивними, ви повинні постійно працювати над залученням співробітників. Дослідження показують, що залучені співробітники на 17% продуктивніші за своїх колег. Це досить суттєва різниця, якщо вирахувати її по всій організації.
- Чітко визначте, що означає продуктивність кожної ролі/команди – Кожен повинен розуміти, що означає бути продуктивним. Це також включає постановку чітких цілей. Це сильно відрізнятиметься в залежності від ролі, і в залежності від цього способи вимірювання продуктивності також відрізнятимуться (як ми обговорювали вище).
Окрім того, розгляньте можливість проведення щорічної інвентаризації продуктивності на робочому місці. Зробіть крок назад і подивіться, як усі частини організації взаємодіють одна з одною. Також може бути корисним найняти зовнішнього аналітика, щоб отримати об'єктивне уявлення про те, що працює, а що заважає продуктивності. Таким чином, ви можете досягти підвищення продуктивності та якості роботи у своїй організації.
Навчіться вимірювати та максимізувати продуктивність співробітників
Щоб ефективно вимірювати та максимізувати продуктивність співробітників, необхідно ставити чіткі цілі, надавати достатню підтримку, використовувати дані для прийняття обґрунтованих рішень та відстежувати важливі показники.
✅ Створюйте та впроваджуйте HR-метрики відповідно до стратегії вашої організації.
✅ Ефективно передавайте дані за допомогою переконливих звітів та технік сторителлінгу.
✅ Аналізуйте HR-дані для розрахунку ROI та демонстрації стратегічної цінності HR.
✅ Порівнюйте свої HR-метрики для визначення ефективності та впливу HR.
Виберіть відповідну програму навчання у необмеженому доступі до курсів Академії.
