Звільнити співробітника складно, але добре складений лист про звільнення може запобігти юридичним проблемам і непорозумінням.
Що таке лист про звільнення?
Лист про звільнення підтверджує припинення трудових відносин між роботодавцем і працівником. Це письмове пояснення, яке гарантуватиме, що всі будуть у курсі того, чому і як закінчиться працевлаштування.
Чи то проблеми з продуктивністю, чи то реструктуризація компанії, чи то природний кінець контракту, донесення цих новин вимагає професіоналізму, емпатії та чіткої комунікації. Лист про звільнення має життєво важливе значення в цьому процесі - він діє як офіційний запис і допомагає обом сторонам зорієнтуватися в емоційно зарядженій ситуації з ясністю та повагою.
Лист про звільнення підтверджує припинення трудових відносин між роботодавцем і працівником. Це письмове пояснення, яке гарантуватиме, що всі будуть у курсі того, чому і як закінчиться працевлаштування.
Чи то проблеми з продуктивністю, чи то реструктуризація компанії, чи то природний кінець контракту, донесення цих новин вимагає професіоналізму, емпатії та чіткої комунікації. Лист про звільнення має життєво важливе значення в цьому процесі - він діє як офіційний запис і допомагає обом сторонам зорієнтуватися в емоційно зарядженій ситуації з ясністю та повагою.
Чому лист про звільнення важливий
Лист про звільнення має важливе значення, оскільки в ньому викладаються всі ключові деталі, як-от причина звільнення, останній робочий день співробітника і будь-які необхідні подальші кроки (наприклад, повернення майна компанії або завершення звільнення).
Створює офіційний запис про рішення про звільнення. Це може бути важливим для дотримання політик компанії та трудового законодавства і може допомогти захистити обидві сторони в разі майбутніх питань або спорів.
Лист про звільнення включає як звільнення з причини, так і без причини. Звільнення з поважної причини охоплює такі випадки, як серйозні проступки, погана продуктивність або порушення правил на робочому місці.
Наприклад, якщо хтось постійно не досягає своїх цілей, незважаючи на отримання необхідної підтримки, або постійно поводиться неетично, у листі про звільнення із зазначенням причини звільнення буде детально описано цей інцидент, щоб підтвердити причину звільнення.
Звільнення без причини, з іншого боку, може статися під час реструктуризації компанії, скорочення бюджету або завершення строкового контракту чи проєкту. У таких ситуаціях лист про звільнення інформує співробітника про те, що звільнення пов'язане з обставинами компанії, а не з його результатами.
Створює офіційний запис про рішення про звільнення. Це може бути важливим для дотримання політик компанії та трудового законодавства і може допомогти захистити обидві сторони в разі майбутніх питань або спорів.
Лист про звільнення включає як звільнення з причини, так і без причини. Звільнення з поважної причини охоплює такі випадки, як серйозні проступки, погана продуктивність або порушення правил на робочому місці.
Наприклад, якщо хтось постійно не досягає своїх цілей, незважаючи на отримання необхідної підтримки, або постійно поводиться неетично, у листі про звільнення із зазначенням причини звільнення буде детально описано цей інцидент, щоб підтвердити причину звільнення.
Звільнення без причини, з іншого боку, може статися під час реструктуризації компанії, скорочення бюджету або завершення строкового контракту чи проєкту. У таких ситуаціях лист про звільнення інформує співробітника про те, що звільнення пов'язане з обставинами компанії, а не з його результатами.
Що включити до шаблону листа про звільнення
Шаблон листа про звільнення може допомогти вам підтримувати стандартизований підхід до всіх листів про звільнення, які видає ваша організація. Він має бути зрозумілим і всеосяжним і містити такі компоненти, що охоплюють усі необхідні деталі:
Крім того, пам'ятайте, що тон листа про звільнення має вирішальне значення. Він має бути шанобливим і недвозначним, щоб зберегти гідність співробітника і при цьому захистити репутацію компанії. Добре складений лист відображає прихильність організації справедливості та прозорості.
- Відомості про співробітника: Почніть з основ, таких як повне ім'я співробітника, відділ і дата його приходу в компанію.
- Дані про керівника/керівника: Визначте безпосереднього керівника або керівника співробітника, який братиме участь у процесі звільнення.
- Інформація про компанію: Включіть назву компанії та контактні дані, щоб формалізувати документ і забезпечити легке посилання в разі потреби.
- Дата і причини розірвання: Чітко вкажіть останній робочий день співробітника і вкажіть чіткі, фактичні причини звільнення. Якою б не була причина, забезпечте ясність, щоб звести до мінімуму плутанину або суперечки.
- Вихідна допомога або інші пільги (якщо застосовно): Вкажіть будь-яку вихідну допомогу, виплату невикористаної відпустки або продовження виплати. Надання конкретних даних допомагає співробітнику зрозуміти свої права і може забезпечити дотримання законодавства.
- Повернення майна компанії: Вкажіть, які товари співробітник повинен повернути (наприклад, ноутбуки або карти доступу) і дату повернення, щоб забезпечити облік активів компанії.
- Заключні кроки: Детально опишіть процес отримання останньої зарплати і будь-якого продовження виплати, такої як медичне страхування або пенсійні внески. Згадайте, до кого співробітникові слід звернутися із запитаннями.
Крім того, пам'ятайте, що тон листа про звільнення має вирішальне значення. Він має бути шанобливим і недвозначним, щоб зберегти гідність співробітника і при цьому захистити репутацію компанії. Добре складений лист відображає прихильність організації справедливості та прозорості.
Зверніть увагу: Усі шаблони в цій статті призначені тільки для загального використання і не є професійною або юридичною консультацією. Щоб переконатися, що ваш лист про розірвання відповідає закону, проконсультуйтеся з кваліфікованим юристом.
Як написати лист про звільнення
Ось просте покрокове керівництво, якого ви можете дотримуватися при написанні листа про звільнення:
Крок 1: Використовуйте фірмовий бланк
На фірмовому бланку вашої компанії вкажіть назву, адресу та контактні дані компанії. Це важлива частина стандартизації листів про звільнення. Не забудьте також вказати дату, щоб встановити формальний графік документа.
Крок 2: Включіть інформацію про співробітника
Включіть усі відповідні відомості про співробітника, такі як його повне ім'я, посада і, якщо може бути застосовано, ідентифікатор співробітника. Потім почніть сам лист з офіційного привітання (наприклад, «Дорогий [ім'я співробітника]»).
Крок 3: Чітко заявіть про намір припинити дію
Почніть із прямої заяви про намір припинити трудові відносини і вкажіть фактичну дату звільнення. Наприклад: «Ми пишемо, щоб повідомити вам, що ваші трудові відносини з [назва компанії] будуть припинені з [дата]».
Крок 4: Надайте детальні причини розірвання
Чітко поясніть причину розірвання (чи то з причини, чи то без неї). Будьте засновані на фактах і лаконічні, щоб уникнути двозначності або емоційної мови (наприклад, «Це рішення ґрунтується на повторюваних проблемах із продуктивністю, незважаючи на зусилля з їх вирішення за допомогою конструктивного зворотного зв'язку»).
Крок 5: Опишіть остаточну компенсацію та пільги співробітника
Надайте детальну інформацію про останню зарплату співробітника, включно з оплатою невикористаної відпустки, надурочною роботою або будь-якою іншою належною компенсацією. Крім того, згадайте вихідну допомогу (якщо застосовно), продовження пільг і те, як працівник може отримувати ці виплати.
Крок 6: Подайте заявку на повернення майна компанії
Перерахуйте все майно компанії, яке співробітник повинен повернути, наприклад ноутбуки, посвідчення особи або ключі. Вкажіть крайній термін і спосіб повернення цих товарів. Наприклад: «Поверніть усе майно, видане компанією, включно з ноутбуком і бейджем доступу, до [дата]».
Крок 7: Надайте інформацію про наступні кроки
Запропонуйте контактну особу, до якої співробітник зможе направити свої запитання (зазвичай це хтось із відділу кадрів). Якщо може бути застосовано, згадайте про будь-яку додаткову підтримку, як-от консультування з питань кар'єри, рекомендації або допомога в працевлаштуванні.
Крок 1: Використовуйте фірмовий бланк
На фірмовому бланку вашої компанії вкажіть назву, адресу та контактні дані компанії. Це важлива частина стандартизації листів про звільнення. Не забудьте також вказати дату, щоб встановити формальний графік документа.
Крок 2: Включіть інформацію про співробітника
Включіть усі відповідні відомості про співробітника, такі як його повне ім'я, посада і, якщо може бути застосовано, ідентифікатор співробітника. Потім почніть сам лист з офіційного привітання (наприклад, «Дорогий [ім'я співробітника]»).
Крок 3: Чітко заявіть про намір припинити дію
Почніть із прямої заяви про намір припинити трудові відносини і вкажіть фактичну дату звільнення. Наприклад: «Ми пишемо, щоб повідомити вам, що ваші трудові відносини з [назва компанії] будуть припинені з [дата]».
Крок 4: Надайте детальні причини розірвання
Чітко поясніть причину розірвання (чи то з причини, чи то без неї). Будьте засновані на фактах і лаконічні, щоб уникнути двозначності або емоційної мови (наприклад, «Це рішення ґрунтується на повторюваних проблемах із продуктивністю, незважаючи на зусилля з їх вирішення за допомогою конструктивного зворотного зв'язку»).
Крок 5: Опишіть остаточну компенсацію та пільги співробітника
Надайте детальну інформацію про останню зарплату співробітника, включно з оплатою невикористаної відпустки, надурочною роботою або будь-якою іншою належною компенсацією. Крім того, згадайте вихідну допомогу (якщо застосовно), продовження пільг і те, як працівник може отримувати ці виплати.
Крок 6: Подайте заявку на повернення майна компанії
Перерахуйте все майно компанії, яке співробітник повинен повернути, наприклад ноутбуки, посвідчення особи або ключі. Вкажіть крайній термін і спосіб повернення цих товарів. Наприклад: «Поверніть усе майно, видане компанією, включно з ноутбуком і бейджем доступу, до [дата]».
Крок 7: Надайте інформацію про наступні кроки
Запропонуйте контактну особу, до якої співробітник зможе направити свої запитання (зазвичай це хтось із відділу кадрів). Якщо може бути застосовано, згадайте про будь-яку додаткову підтримку, як-от консультування з питань кар'єри, рекомендації або допомога в працевлаштуванні.
Поширені помилки та як їх уникнути
Під час написання листів щодо термінів уникайте деяких поширених помилок, які можуть ускладнити ситуацію для компанії або співробітника. До них належать недотримання узгодженого формату, пропуск відповідних даних про співробітників, розпливчасте зазначення причини звільнення та виключення наступних кроків або контактної особи.
- Недотримання узгодженого формату: Зберігайте електронні копії всіх листів про звільнення в захищеній внутрішній базі даних. Якщо ваша компанія випускає паперові копії листів про звільнення, переконайтеся, що в кожного з них є унікальний серійний номер для ідентифікації. Переконайтеся, що мова, тон, шрифт і формат однакові для всіх букв.
- Опускання відповідних даних про співробітника: Листи про звільнення підлягають включенню в разі юридичних спорів, тому обов'язково вкажіть у кожному листі такі деталі, як ім'я співробітника, посвідчення особи, посада, дата працевлаштування тощо.
- Розпливчастість щодо причини розірвання: Важливо вказати конкретну причину (наприклад, порушення політики, низька продуктивність, реструктуризація бізнесу), щоб зробити лист юридично незаперечним.
- Виключаючи наступні кроки або контактну особу: Необхідно вказати контактну особу, з якою колишній співробітник може зв'язатися після звільнення. Це допомагає співробітникам і дає підтримку, якої вони можуть потребувати.
Приклади листів про звільнення
Звільнення із зазначенням причини
[ПІБ співробітника]
[Посада]
[Відділ]
[Назва компанії]
[Адреса компанії]
[Дата]
Тема: Повідомлення про звільнення (із зазначенням причини)
Шановний [ім'я співробітника],
Ми повідомляємо вам, щоб повідомити вас про те, що ваші трудові відносини з [назва компанії] припинено негайно через [конкретну причину, наприклад, у зв'язку з неодноразовими порушеннями політики або проблемами з продуктивністю].
Це рішення ґрунтується на ретельній оцінці вашої [поведінки/поведінки/продуктивності] і ухвалюється тільки після ретельного розгляду з таких причин:
[Детальний приклад проблеми, наприклад, постійне невиконання цільових показників продуктивності, незважаючи на зворотний зв'язок і підтримку, надану в (конкретні дати)].
[Вкажіть будь-які попередні попередження або дисциплінарні заходи, наприклад, письмове попередження, винесене (конкретні дати)].
Вашу остаточну заробітну плату, включно з компенсацією за [будь-які нараховані винагороди, якщо це може бути застосовано], буде надано в [дата]. Звертаємо вашу увагу, що дане рішення є остаточним і не підлягає обговоренню; За необхідності можуть бути вжиті юридичні дії.
Будь ласка, поверніть усе майно компанії, включно з [переліком], до [термін]. Якщо у вас є запитання, зв'яжіться з [ім'я контактної особи відділу кадрів] за адресою [адреса електронної пошти/номер телефону].
Щиро ваш,
[Ім'я менеджера]
[Посада]
Розірвання без причини
[ПІБ співробітника]
[Посада]
[Відділ]
[Назва компанії]
[Адреса компанії]
[Дата]
Тема: Повідомлення про припинення трудових відносин
Шановний [ім'я співробітника],
З жалем повідомляємо вам, що ваша посада в [назва компанії] буде припинена з [дата припинення]. Це рішення не пов'язане з вашою ефективністю, а зумовлене [причина, наприклад, реструктуризацією компанії або бюджетними обмеженнями].
Ви отримаєте свою останню зарплату, включно з накопиченою відпусткою або понаднормовою роботою, у [дата]. Крім того, ви отримаєте вихідну допомогу відповідно до політики нашої компанії, у розмірі [сума]. Інформація про продовження виплати допомоги через [наприклад, COBRA] буде надана окремо.
Будь ласка, поверніть усе майно компанії, включно з [переліком], до [термін]. Якщо вам буде потрібна додаткова допомога, не соромтеся звертатися до [ім'я контактної особи відділу кадрів] за адресою [електронна пошта/телефон].
Ми дякуємо вам за ваш внесок у [назва компанії] і бажаємо вам усього найкращого у ваших майбутніх починаннях.
З повагою,
[Ім'я менеджера]
[Посада]
Закінчення трудового договору
[ПІБ співробітника]
[Посада]
[Відділ]
[Назва компанії]
[Адреса компанії]
[Дата]
Тема: Підтвердження закінчення трудового договору
Шановний [ім'я співробітника],
Ми звертаємося з листом, щоб офіційно повідомити вас про те, що ваш трудовий договір з [назва компанії], датований [дата початку], буде укладено відповідно до графіка [дата закінчення договору]. Це означає припинення дії нашої угоди відповідно до умов, викладених у вашому договорі.
Ми хочемо подякувати вам за вашу відданість [конкретному проєкту або меті компанії] під час вашої співпраці з нами. Ваша остання зарплата включатиме компенсацію за будь-яку невикористану відпустку або інші виплати і буде оброблена в [дата].
Будь ласка, поверніть усе майно компанії, включно з [переліком], до [термін]. Якщо у вас є будь-які запитання або вам потрібне підтвердження працевлаштування, зв'яжіться з [ім'я контактної особи відділу кадрів] за адресою [електронна пошта/телефон].
З повагою,
[Ім'я менеджера]
[Посада]
Закінчення випробувального терміну
[ПІБ співробітника]
[Посада][
Відділ]
[Назва компанії]
[Адреса компанії]
[Дата]
Тема: Повідомлення про звільнення протягом строку випробування
Шановний [ім'я співробітника],
Ми звертаємося з листом, щоб повідомити, що ваші трудові відносини з [назва компанії] припиняються з [дата] у зв'язку з [конкретна причина, наприклад, неодноразові порушення політики або проблеми з продуктивністю].
Це рішення ґрунтується на ретельній оцінці вашої [поведінки/продуктивності] і ухвалюється тільки після ретельного розгляду з таких причин:
[Детальний приклад проблеми, наприклад, постійне невиконання ключових показників продуктивності, незважаючи на зворотний зв'язок і підтримку, надану в (конкретні дати)].
[Вкажіть будь-які попередні попередження або дисциплінарні заходи, наприклад, письмове попередження, винесене (конкретні дати)].
Ваша остаточна заробітна плата, включно з компенсацією за [конкретні права, якщо може бути застосовано], буде опрацьована в [дата]. Переконайтеся, що все майно компанії, таке як [список елементів], повернуто до [крайній термін].
Якщо у вас є які-небудь питання або вам потрібна додаткова допомога, не соромтеся звертатися до [ім'я контактної особи відділу кадрів] за адресою [електронна пошта/телефон].
Ми бажаємо вам усього найкращого у ваших майбутніх починаннях.
Щиро ваш,
[Ім'я менеджера]
[Посада]
Робота зі звільненнями співробітників є одним із найделікатніших обов'язків, з якими ви зіштовхнетеся як фахівець із персоналу. Якою б не була причина, пишіть кожен лист про звільнення вдумливо, забезпечуючи ясність і зберігаючи професіоналізм.
Порада
Опануйте навички, необхідні для професійного звільнення співробітників і вирішення інших завдань у сфері управління персоналом - Курс HR Менеджер.
Ви отримаєте як теоретичні знання, так і практичні інструменти, необхідні для успішної роботи в HR!
