У наш час ощадливих бізнес-процесів менеджери вкладають менше зусиль у відстеження робочого часу співробітників та більше у роботу.
Але як щодо погодинних співробітників, яким все одно треба стежити за своїм часом? Відділу розрахунку заробітної плати, як і раніше, потрібна ця інформація для розрахунку заробітної плати. '
Навіть для працівників, які не отримують погодинну оплату, відстеження часу має важливе значення для точного розподілу ресурсів та управління проектами.
У чому проблеми?
Крадіжка часу: Відсутність прозорості та підзвітності працівників щодо обліку їхнього часу. Насправді , 43% співробітників перебільшують кількість годин, які вони працюють, а 23% скоюють крадіжку часу за допомогою друзів, коли колега відзначається в системі обліку робочого часу за відсутнього приятеля. Дотримання законодавства: У різних регіонах та штатах діють особливі трудові закони щодо обліку робочого часу. Неточні дані: Ручний облік робочого часу схильний до людських помилок і може призвести до неправильного підрахунку, переплат або недоплат працівників.
Важливість обліку робочого часу
Облік робочого дня необхідний як безпосередньо самого обліку, але й вимірювання продуктивності, ефективного розподілу ресурсів і дотримання трудового законодавства. Ось кілька основних причин, з яких облік часу має вирішальне значення для бізнесу:
- Важливо для розрахунку заробітної плати: якщо відділ розрахунку заробітної плати не має точних даних про час, компанія може зіткнутися з юридичними наслідками або ризиком невдоволення співробітників.
- Точне управління проектами: відстеження часу допомагає менеджерам зрозуміти, скільки часу потрібно для виконання завдань та відповідним чином планувати майбутні проекти. Дуже важливо стежити за термінами та виявляти області для покращення.
- Запобігає махінаціям з робочим часом: без системи відстеження співробітники можуть завищувати свій годинник, що призводить до завищення фонду заробітної плати або інших негативних наслідків.
- Дотримання законодавства: багато галузей мають спеціальне трудове законодавство щодо оплати понаднормових, перерв на відпочинок та максимальної тривалості робочого часу. Точний облік робочого дня забезпечує відповідність цим нормам.
Як відстежувати робочий час співробітників
💠Крок 1: Розробте політику обліку часу
Першим кроком є створення комплексної політики обліку часу, в якій викладено очікування, процеси та наслідки недотримання. Ця політика має охоплювати такі питання:
- Коли працівники повинні відзначати час приходу та догляду
- Як слід фіксувати перерви та обідній годинник
- Правила обліку часу при віддаленій роботі або у дорозі
- Порядок обліку часу на різні завдання та проекти
- Дозвіл та порядок дій щодо понаднормової роботи
- Порядок подання інформації про лікарняні листи або відпустки
- Обсяг обліку часу (наприклад, лише оплачуваний годинник або весь робочий годинник)
- Наслідки фальсифікації обліку робочого часу
- Наслідки недотримання політики
Політика не лише встановлює чіткі очікування, а й захищає юридично у разі виникнення будь-яких суперечок. Це основа системи обліку робочого часу, і вона має бути доведена до відома всіх працівників.
💠 Крок 2: Виберіть метод відстеження часу
Після того, як у вас є політика, виберіть найкращий метод відстеження робочого часу співробітників. Деякі поширені методи включають:
Ручні табелі обліку робочого часу
Процес ручного табеля обліку робочого дня передбачає, що працівники фіксують свій робочий час на папері і передають його своєму керівнику на затвердження.
Ось як це працює:
- Співробітник заповнює табель обліку робочого часу, вказуючи своє ім'я, дату та загальну кількість відпрацьованих годин за кожен день.
- Вони записують час початку та закінчення кожного робочого дня, включаючи перерви та обідній годинник.
- Після закінчення тижня вони надсилають табель обліку робочого часу своєму керівнику для перевірки та затвердження.
- Керівник перевіряє правильність обліку робочого часу, підписує табель обліку робочого часу та відправляє його у відділ кадрів або розрахунок заробітної плати для обробки.
Плюси ручних табелів обліку робочого часу
Ручні табелі обліку робочого дня добре підходять для малого бізнесу з обмеженою кількістю співробітників. Ось деякі з переваг:
- Простота налаштування та використання
- Жодних додаткових витрат на програмне забезпечення або обладнання
- Може бути налаштований відповідно до конкретних потреб бізнесу
Мінуси ручних табелів обліку робочого часу
- Трудомісткий процес як для співробітників, так і для керівників
- Підвищений ризик помилок чи неточностей через втручання людини
- Важко відстежувати дані в режимі реального часу або контролювати активність працівників у робочий час
Біометричний годинник
Біометричний годинник, що використовується в автономному режимі, вимагає, щоб співробітники реєстрували вхід і вихід за допомогою відбитка пальця або розпізнавання обличчя перед входом та виходом з офісного приміщення.
Ось як працює цей метод відстеження часу:
- Співробітники використовують свою унікальну біометричну інформацію для реєстрації приходу та догляду на початку та наприкінці кожного робочого дня.
- Співробітників можуть навіть попросити відзначати час приходу та догляду на обід та інші перерви.
- Біометричні дані записуються та зберігаються у цифровому вигляді, що робить процес більш ефективним та точним.
- Менеджери можуть легко отримати доступ до цієї інформації для розрахунку заробітної плати або контролю відвідуваності працівників.
Плюси біометричних годинників
Біометричний годинник компенсує всі обмеження ручних табелів обліку робочого часу. Ось деякі з переваг:
- Точний та ефективний облік часу
- Вилучення напарників або крадіжки часу
- Простий моніторинг відвідуваності працівників у режимі реального часу
- Знижує адміністративне навантаження на менеджерів із розрахунку заробітної плати
Мінуси біометричних годинників
- Обмежені налаштуваннями офлайн: цей годинник не працює віддалено, тому підходить тільки для підприємств з фізичними офісами.
- Дорого: використання та обслуговування біометричних технологій може бути дорогим, що робить їх непрактичними для малих підприємств з обмеженими ресурсами.
Крім того, вони не є гігієнічними і можуть викликати побоювання щодо конфіденційності у деяких працівників.
Програмне забезпечення та програми для відстеження часу
Програмне забезпечення для обліку робочого часу – це цифровий інструмент, який дозволяє співробітникам записувати свій робочий час, завдання, перерви та іншу пов'язану з цим інформацію прямо на комп'ютері або мобільному пристрої.
Ось як працює цей метод:
- Співробітники входять у програмне забезпечення та обирають свої завдання на день.
- Програмне забезпечення відстежує час, витрачений виконання кожного завдання у режимі реального часу, що усуває необхідність у ручних табелях обліку робочого дня.
- Він також надає точні звіти про робочий час працівників, що робить обробку заробітної плати більш ефективною.
- Деякі програми навіть пропонують такі функції, як:
- Відстеження розташування під час роботи
- Облік часу зі скріншотами екрана комп'ютера (періодичні скріншоти або випадкові інтервали)
- Нагадування про перерви
- Інтеграція з інструментами керування проектами для безперешкодного відстеження продуктивності.
На ринку є кілька програм і програмного забезпечення для відстеження часу, що полегшує пошук відповідного рішення для підприємств будь-якого розміру. Ось деякі з найкращих:
Time Doctor
Надійний облік робочого часу з моніторингом активності, аналізом продуктивності та докладними звітами для керування віддаленими командами.
Toggl Track
Комплексний облік робочого часу з більш ніж 100 інтеграціями та автоматизованими звітами для підвищення продуктивності.
Clockify
Безкоштовне програмне забезпечення для обліку робочого часу з необмеженою кількістю користувачів, проектами та широкими можливостями звітування.
Harvest
Інтегровані функції обліку робочого часу, виставлення рахунків та управління бюджетом для оптимізації спостереження за проектами.
RescueTime
Автоматичне відстеження часу та блокування відволікаючих факторів для підвищення концентрації та продуктивності.
Hubstaff
Відстеження часу за допомогою GPS та онлайн-табелів обліку робочого часу для ефективного керування віддаленими та польовими командами.
Timely
Автоматичний облік робочого часу за допомогою штучного інтелекту для точного обліку робочого часу без ручного введення
Переваги використання програмного забезпечення для обліку часу
Програмне забезпечення для відстеження робочого часу пропонує безліч переваг як роботодавців, так і співробітників. Ось деякі з них:
- Точний облік робочого часу: завдяки програмному забезпеченню відстеження робочого часу немає місця для ручних помилок або неточностей при обліку робочого часу. Це забезпечує точну оплату та виставлення рахунків.
- Підвищена продуктивність: додатки для відстеження робочого часу надають інформацію про час, витрачений на виконання кожного завдання, допомагаючи окремим співробітникам або командам визначити області, де вони можуть підвищити свою продуктивність.
- Прозоре виставлення рахунків та виставлення рахунків: програмне забезпечення для відстеження робочого часу забезпечує точний облік робочого часу для фрілансерів або підприємств, які виставляють рахунки клієнтам на основі відпрацьованих годин, що робить процес виставлення рахунків прозорим та ефективним.
- Поліпшене управління проектами: облік робочого часу дозволяє керівникам проектів відстежувати хід виконання завдань та виявляти потенційні затримки чи перешкоди. Це дозволяє вносити необхідні корективи для забезпечення своєчасного завершення проекту.
- Ефективне управління віддаленою командою: програмне забезпечення для відстеження робочого часу надає компаніям з віддаленими працівниками простий та ефективний спосіб моніторингу та управління продуктивністю своїх команд. Це також сприяє підвищенню відповідальності членів команди.
- Інсайти для покращення бізнесу: дані обліку робочого часу можуть дати цінну інформацію про те, як працює бізнес, допомагаючи визначити області, в яких можна підвищити продуктивність або оптимізувати процеси.
- Дотримання трудового законодавства: дотримання трудового законодавства: У деяких галузях точний облік робочого дня потрібен за законом забезпечення дотримання трудового законодавства.
- Гнучкий графік роботи: зі зростанням віддаленої роботи та гнучким графіком програмне забезпечення для відстеження робочого часу дозволяє легко відстежувати та керувати різними робочими планами.
Недоліки використання програмного забезпечення для обліку часу
Хоча програмне забезпечення для відстеження часу пропонує безліч переваг, має і деякі недоліки. До них відносяться:
- Вторгнення в приватне життя: деякі співробітники можуть почуватися некомфортно при думці про те, що кожен їхній крок відстежується і контролюється, що призводить до побоювань з приводу вторгнення в приватне життя.
- Опір співробітників: використання програмного забезпечення для відстеження робочого часу може бути зустрінуте опором або відторгненням з боку співробітників, які вважають, що це форма мікроменеджменту або відсутності довіри з боку роботодавця.
- Трудомістко і втомлива: для співробітників постійне введення даних про час і відстеження кожного завдання може забирати багато часу і стомливо, що потенційно може призвести до зниження продуктивності, а не до її збільшення.
- Можливі неточності: програмне забезпечення для відстеження робочого часу залежить від ручного введення даних співробітниками, що може призвести до неточних даних, якщо вони не виконані ретельно або якщо програмне забезпечення має технічні проблеми.
- Обмежена сфера застосування: програмне забезпечення для відстеження часу може фіксувати лише певні завдання або дії, нехтуючи іншими важливими аспектами роботи, такими як творчість, вирішення проблем та спільна робота.
💠 Крок 3: Відкрите спілкування та прозорість
Просто мати кращу програму або програмне забезпечення для відстеження часу недостатньо для забезпечення успіху. Вкрай важливо, щоб ви встановили відкрите спілкування та прозорість зі своїми співробітниками при впровадженні заходів для відстеження робочого часу. Це включає в себе:
- Чіткі очікування: роботодавці повинні чітко повідомляти про причини використання програмного забезпечення для відстеження робочого часу, очікуваних даних та про те, як вони використовуватимуться.
- Регулярна реєстрація: регулярні зустрічі зі співробітниками можуть допомогти вирішити будь-які проблеми або проблеми, які можуть виникнути із програмним забезпеченням. Це також дозволяє отримати зворотний зв'язок та пропозиції про те, як покращити процес.
- Прозорість використання даних: роботодавці повинні бути прозорими щодо того, як використовуються дані обліку робочого часу, та гарантувати, що вони використовуються лише за призначенням, наприклад, для підвищення продуктивності та виявлення областей, що потребують покращення.
- Політика відчинених дверей: наявність політики відчинених дверей, при якій співробітники почуваються комфортно, звертаючись до своїх роботодавців з будь-якими проблемами, може сприяти довірі та позитивній робочій культурі.
- Навчання та підтримка: роботодавці повинні забезпечити належне навчання та підтримку співробітників при впровадженні програмного забезпечення для обліку робочого часу, щоб вони розуміли, як використовувати його ефективно та результативно. Не тільки це, ви також повинні навчити їх, як краще використовувати свій час. На тренінгу можна дізнатися, як створити список справ, як використовувати інструменти підвищення продуктивності для підвищення продуктивності, як інтегрувати штучний інтелект у бізнес-процеси, щоб зробити їх ефективнішими і т.д.
Поради щодо впровадження обліку робочого часу співробітника
Будь то ручні електронні таблиці, перфокарти або складне програмне забезпечення, вам потрібно вибрати метод обліку робочого часу співробітника, який відповідає конкретним потребам та цілям вашого бізнесу. Ось деякі фактори, які слід враховувати в оцінці різних варіантів:
- Простота використання: вибраний метод має бути простим у використанні та розумінні співробітниками при мінімізації потреби у додатковому навчанні. Припустимо, ви вибрали програму для відстеження часу — якщо вона надто складна або має незграбний інтерфейс, співробітникам може бути важко ефективно використовувати його.
- Сумісність із вашим бізнесом та галуззю: у різних галузях існують різні робочі структури та процеси, тому обраний метод відстеження має відповідати тому, як працює ваш бізнес. Наприклад, якщо ваша компанія в основному покладається на віддалену роботу, онлайн-інструмент обліку робочого часу підійде краще, ніж офісна система перфокарт.
- Персоналізація: залежно від потреб вашого бізнесу вам можуть знадобитися певні функції або параметри налаштування методу відстеження. Дуже важливо вибрати рішення, яке зможе задовольнити ці вимоги та адаптуватися у міру зростання вашого бізнесу.
- Точність та надійність: обраний метод обліку робочого часу співробітника має бути точним, надійним та надавати дані в режимі реального часу. Таким чином, ви можете довіряти інформації, яку він генерує при прийнятті важливих бізнес-рішень.
- Інтеграція з іншими системами: якщо ваша компанія використовує інше програмне забезпечення для управління проектами, розрахунків заробітної плати або виставлення рахунків, важливо вибрати метод відстеження часу, який може інтегруватися з цими системами. Це виключить ручне введення даних та оптимізує процеси.
- Вартість: як власнику бізнесу необхідно враховувати вартість впровадження та підтримки обраного методу відстеження. Деякі методи можуть мати початкові витрати, в той час як інші можуть вимагати щомісячної чи річної передплати.
- Безпека даних: оскільки йдеться про конфіденційні дані, такі як годинник роботи та заробітна плата співробітників, важливо вибрати метод відстеження, який надає пріоритет безпеки даних. Зверніть увагу на такі функції, як шифрування даних, захищені сервери та дозволи користувачів, щоб забезпечити захист інформації ваших співробітників.
- Геозонування: якщо ваш бізнес потребує роботи співробітників на місці або в певних місцях, геозони можуть бути корисною функцією в методі відстеження часу. Він використовує технологію GPS для визначення географічних меж та відстеження, коли співробітник входить у зазначену зону або залишає її.
- Мобільна доступність: у сучасному мобільному світі дуже важливо мати метод відстеження часу, доступний з будь-якого пристрою. Це дозволяє співробітникам реєструвати свій робочий час із будь-якого місця, що полегшує роботу віддаленим працівникам або тим, хто має ра'їздний характер роботи.
Для HR-фахівців важливо постійно розвиватися і знати сучасні методики управління персоналом.
Річна підписка на курси в pritula.academy — чудовий спосіб підвищити свій професіоналізм, здобути практичні знання та успішно впроваджувати нові рішення в компанії. Інвестуйте у свою освіту, щоб створювати ефективні та комфортні умови роботи для працівників.
