Blog

Інтранет і персональна стрічка для співробітників

У сьогоднішньому взаємопов'язаному цифровому світі для досягнення успіху компанії значною мірою покладаються на ефективну комунікацію та спільну роботу. З розвитком технологій компанії тепер мають у своєму розпорядженні різні платформи для розвитку внутрішньої комунікації. Два популярні варіанти, які слугують цій меті, - це інтрамережі компанії та персональні стрічки. Однак, незважаючи на те, що обидва підходи спрямовані на поліпшення внутрішньої комунікації, між ними існують суттєві відмінності.

Роль інтранет компанії

Корпоративний інтранет уже давно є основним рішенням для внутрішньої комунікації. Це централізовані платформи, на яких співробітники можуть отримати доступ до важливої інформації компанії, документів, політик і оголошень. Інтрамережі зазвичай включають новинні розділи, бази знань і каталоги, що робить їх центром для пошуку та обміну актуальною інформацією для співробітників. Крім того, вони часто вимагають аутентифікації користувача для підтримки конфіденційності та безпеки, гарантуючи, що конфіденційні дані залишаться в цифрових стінах компанії.

Можливості персональних стрічок

Особисті стрічки набули популярності з розвитком соціальних мереж і потребою в більш упорядкованій комунікації. Подібно до стрічок у соціальних мережах, персональні стрічки надають співробітникам персоналізований потік контенту, що відповідає їхній роботі та інтересам. Вони дають змогу людям стежити за конкретними темами, проєктами або колегами, гарантуючи, що вони отримуватимуть оновлення та інформацію, адаптовану до їхніх потреб. Крім того, персональні стрічки орієнтовані на індивідуальні вподобання, даючи змогу співробітникам налаштовувати споживання контенту, одночасно зміцнюючи почуття спільності всередині організації.

Незважаючи на те, що як корпоративні інтрамережі, так і персональні стрічки мають свої переваги, їх поділ має вирішальне значення з кількох причин.

Інформаційне перевантаження та розгубленість

Інтеграція персональних стрічок у внутрішню мережу компанії може призвести до інформаційного перевантаження. При великій кількості контенту з різних джерел співробітникам стає складно відфільтрувати шум і знайти необхідну інформацію. Крім того, такий приплив інформації може призвести до замішання, заважаючи людям зосередитися на критично важливих завданнях і пріоритетах. Розділяючи інтрамережі та персональні канали, організації можуть знизити інформаційне навантаження, що дасть змогу співробітникам більш ефективно переміщатися по вмісту.

Вибуховість і контекстуальна релевантність

Персональні стрічки доставляють контент з великою швидкістю, надаючи оновлення та повідомлення в режимі реального часу. Хоча ця функція підвищує гнучкість і швидкість реагування, вона також може порушити продуктивність під час змішування з інтрамережами компанії. З іншого боку, інтрамережі компанії забезпечують структуроване середовище для доступу до важливих документів та інформації, забезпечуючи співробітникам доступ до контекстуально релевантних ресурсів, коли це необхідно. Поділ дає змогу співробітникам використовувати інтрамережі для поглиблених досліджень і особисті стрічки для своєчасних оновлень, забезпечуючи баланс між всебічними знаннями і негайним спілкуванням.

Збереження специфіки та контексту

Інтрамережі компаній: репозиторій знань

Інтранети компанії виступають як основа організаційних знань. Вони слугують централізованим сховищем, у якому є життєво важлива інформація, документи та політики. Відокремлюючи інтрамережі компанії від особистих каналів, організації гарантують, що ці критично важливі знання залишаються доступними та організованими. Крім того, співробітники можуть звертатися до інтрамереж щоразу, коли їм потрібна конкретна інформація, що сприяє формуванню культури точності та надійності.

Персональні стрічки: соціальні зв'язки

Персональні стрічки забезпечують соціальний аспект, який підтримує залученість і зв'язок співробітників. Підтримуючи окрему платформу для особистих стрічок, організації заохочують соціальну взаємодію та співпрацю між співробітниками. Люди можуть ділитися новинами, отримувати відгуки та бути в курсі діяльності колег, не перевантажуючи структуроване середовище інтранету компанії.

Останні тренди в інтранеті та особистих стрічках компаній

Підвищений акцент на мобільну доступність

У міру того, як все більше співробітників працюють віддалено або в дорозі, організації усвідомлюють важливість забезпечення безперешкодного доступу до внутрішніх комунікаційних платформ через мобільні пристрої.

Згідно зі звітом Statista, у 2022 році використання мобільного інтернету становило понад 60% світового інтернет-трафіку, що вказує на зростаючу залежність від мобільних пристроїв для доступу до інформації. Компанії оптимізують свої інтрамережі та платформи персональних стрічок, щоб вони були адаптовані до мобільних пристроїв, гарантуючи, що співробітники можуть залишатися на зв'язку і взаємодіяти незалежно від їхнього місця розташування.
Інтеграція з інструментами для спільної роботи

Ще один помітний тренд - інтеграція інтранетів компанії та особистих стрічок з інструментами для спільної роботи. Компанії усвідомлюють важливість створення єдиного цифрового робочого місця, об'єднуючи різні інструменти комунікації та спільної роботи в єдину платформу.

Така інтеграція оптимізує робочі процеси, усуває необхідність перемикання між кількома додатками та підвищує продуктивність. Наприклад, популярні інструменти управління проєктами, як-от Asana або Trello, інтегровані з персональними стрічками, що дає змогу працівникам отримувати оновлення щодо проєктів і безперешкодно співпрацювати в межах своєї персоналізованої стрічки.

Персоналізація на основі штучного інтелекту

Штучний інтелект (ШІ) революціонізує можливості персоналізації інтрамереж компаній і персональних стрічок. Алгоритми штучного інтелекту можуть аналізувати вподобання, поведінку і шаблони роботи співробітників, щоб надавати персоналізований контент, адаптований до їхніх потреб.

Ця тенденція дає змогу співробітникам отримувати актуальні оновлення, рекомендації та повідомлення відповідно до їхніх ролей та інтересів. Згідно з дослідницьким звітом BusinessWire, до 2028 року розгортання рішень штучного інтелекту в публічній хмарі майже втричі перевищить розгортання приватних хмар.

Аналітика даних для отримання аналітичної інформації та прийняття рішень

Аналітика даних відіграє значну роль у внутрішніх мережах компаній і персональних стрічках. Організації використовують аналітику на основі даних для поліпшення своїх стратегій внутрішньої комунікації, розуміння рівня залученості співробітників і прийняття обґрунтованих рішень. Інструменти аналітики, інтегровані в ці платформи, надають цінні показники, як-от залученість до контенту, активність користувачів і зворотний зв'язок, що дає змогу організаціям оптимізувати комунікаційні зусилля.

Перераховані тенденції демонструють безперервну еволюцію інтрамереж компаній і персональних каналів відповідно до мінливих потреб сучасних робочих місць. Напрямок є: поліпшення внутрішньої комунікації, підвищення продуктивності та створення більш привабливого і підключеного робочого середовища.
Персональні канали мають бути реалізовані з відповідними заходами безпеки для захисту конфіденційної інформації компанії. Крім того, мають бути введені засоби автентифікації користувачів і контролю доступу для забезпечення конфіденційності даних і підтримки цілісності внутрішньої комунікації.

Як запустити інтранет/інтрамережу

1. Визначте бачення

Якщо не дати вказівок, проєкт інтрамережі завершиться невдачею, не встигнувши розпочатися. Почніть із визначення загального бачення інтрамережі. Запитайте себе та зацікавлені сторони:

  • Яка буде загальна мета інтранету?
  • Для чого це потрібно?
  • Чи узгоджується це бачення із загальним баченням і цілями нашої компанії та чи підтримує їх?

2. Визначте цілі

Розмірковуючи про своє бачення інтрамережі, які конкретні цілі вона має досягти, щоб досягти своєї загальної мети? Як їх можна виміряти? Як ви дізнаєтеся, що ваша інтрамережа успішна?

Більшість проєктів інтрамережі мають кілька основних цілей і низку другорядних цілей. Вони допоможуть сфокусуватися і спрямувати ваш проєкт не тільки на етапі складання і запуску, а й протягом усього терміну служби вашої інтрамережі. Незважаючи на те, що багато показників успіху в інтранеті традиційно є загальними або «м'якими» показниками, як-от «підвищення залученості співробітників», в ідеалі слід прагнути до включення деяких «жорстких» або конкретних і вимірюваних цілей, які є SMART (конкретні, вимірювані, досяжні, релевантні та обмежені в часі).

3. Визначте ролі та обов'язки

Важливою частиною впровадження успішної інтрамережі та управління нею є визначення ролей та обов'язків: хто може (і повинен) бачити або що робити у вашій інтрамережі. Модель управління інтрамережею чітко визначає очікування всіх учасників і допомагає забезпечити безперебійну роботу інтрамережі після запуску. Він відповість на такі запитання, як;

  • Хто відповідає за інтранет загалом?
  • Хто є зацікавленими сторонами і який внесок або прозорість їм необхідні?
  • Як ми можемо гарантувати, що наша інтрамережа не збидеться зі шляху досягнення поставлених цілей?
  • Хто буде додавати і підтримувати контент у кожному розділі сайту інтрамережі?
  • Як ми можемо гарантувати, що інтранет простий в управлінні і не збиває з пантелику користувачів?
Зазвичай ми рекомендуємо модель RACI для управління інтрамережею.
4. Контент-стратегія та контент-аудит

Інтрамережа має бути структурована і спроектована таким чином, щоб користувачам було легко знайти те, що вони шукають. Щоб домогтися цього, подумайте про те, як ви вирішуватимете, який контент і інформація мають бути у вашій інтрамережі. Аудит наявного контенту допоможе вам визначити:

  • Який у вас контент
  • Якість, актуальність і вік вашого контенту
  • Хто володіє контентом або несе за нього відповідальність, а також де він знаходиться
  • Вміст, який є надлишковим або більше не служить будь-якій меті чи, можливо, застарів
  • Будь-які потенційні прогалини, які необхідно усунути - відсутній або бажаний контент

Пропуск цього кроку або просто «масова міграція» всього наявного контенту в інтрамережу може швидко призвести до хаосу, оскільки інтранет просто перетвориться на «звалище» інформації. Це один із найбільших ризиків, з якими стикається будь-який проєкт інтрамережі, і він може швидко призвести до падіння використання.
5. Планування структури

Використовуючи інформацію, зібрану під час аудиту контенту, наступним кроком буде розгляд способів групування, організації та категоризації інформації в інтрамережі: створення логічної інформаційної архітектури та зрозумілої навігації.

  • Інформаційна архітектура стосується того, як ваш контент організований і позначений
  • Навігація - це процес переміщення з одного місця в інше

Інтуїтивно зрозуміла, проста у використанні структура помітно впливає на загальний користувацький досвід і може допомогти досягти таких необхідних результатів, як упровадження і залученість. Такі методи, як сортування карток або категоризація з кінцевими користувачами, можуть допомогти вам провести мозковий штурм з приводу того, де користувачі очікують знайти контент, будь-які загальні теми або групи, а також широко використовувану термінологію або мову.

6. Створіть свій бренд в інтранеті

Створення бренду для інтрамережі - це ключ до створення того, що сподобається вашим користувачам і в кінцевому підсумку буде використовуватися. Проте, «бренд» виходить за рамки одного тільки дизайну. Він включає індивідуальність вашого інтранету, цінності вашого бізнесу і сприйняття створюваного досвіду. У рамках вашого бренду інтранету вам буде потрібно розглянути:

  • Назву і логотип інтрамережі
  • Фірмову колірну палітру
  • Шрифти та типографіку
  • Дизайн сторінок і таблиці стилів
  • Значки, заклики до дії та кнопки
  • Мова або тон голосу, особливо на головній сторінці/центральних сторінках

Чи буде ваш внутрішній бренд інтранету збігатися з вашим зовнішнім брендом або посилатися на нього?
Чи братимуть ваші користувачі участь у визначенні імені або зовнішнього вигляду вашої інтрамережі?
Як ви можете допомогти прищепити почуття приналежності своїм користувачам?

7. Структура збірки та встановлення прав доступу

Визначивши карту сайту, а також ролі та обов'язки, ви можете приступити до створення свого сайту. На цьому етапі ви почнете створювати структуру, описану в кроці 5, і призначати дозволи користувачам, гарантуючи, що вони можуть бачити і робити все, що вам потрібно.

Це ключовий крок, що дає змогу не тільки гарантувати, що ваші користувачі не матимуть доступу до інформації, до якої вони не повинні мати доступу, а й отримають персоналізовану взаємодію з вашою інтрамережею - наприклад, ваші користувачі в Нью-Йорку не бачать попереджень про погоду для тих, хто перебуває в офісі у Флориді. Це підхід до внутрішніх комунікацій, який довів свою ефективність у підвищенні залученості.
8. Додайте контент

Після того як у вас сформовано структуру, створено області контенту і призначено дозволи, ви можете почати додавати перевірений і оновлений контент в інтрамережу.

Цей крок зазвичай є найдовшою частиною проекту інтрамережі, залежно від кількості сторінок, які необхідно створити. Для виконання цього етапу можуть знадобитися додаткові внутрішні або зовнішні ресурси. Щоб отримати реалістичну оцінку необхідного часу та/або ресурсів, чому б не завантажити копію нашого калькулятора створення контенту? Введіть кілька основних даних про свій бізнес, і він зробить усю важку роботу за вас.

9. Створюйте домашні сторінки

Після того, як ваш контент буде завантажено, ви можете створювати й оформляти різні домашні сторінки. Ви можете мати кілька домашніх сторінок для обслуговування певних груп користувачів. У кожної команди або області контенту також буде своя домашня сторінка. Це допомагає донести актуальну інформацію до потрібних людей, що робить роботу інтрамережі більш ефективною і привабливою.

10. Плануйте запуск

Добре спланований запуск необхідний для того, щоб ваші користувачі були поінформовані, натхнені та залучені у вашу інтрамережу. У рамках вашого плану необхідно визначити, як забезпечити своїм користувачам:

  • Бути в курсі того, що відбувається і коли
  • Розуміння цінності інтрамережі
  • Дізнайтеся, для чого використовується інтрамережа і як це вплине на їхні повсякденні ролі та поліпшить їх.
  • Впровадження та продовження взаємодії з інтрамережею з першого дня і далі

У межах цього процесу вам потрібно буде донести до користувачів основні принципи: наприклад, як вони можуть отримати доступ до інтрамережі, якими будуть їхні ім'я користувача та пароль, а також що очікується від них як від користувача. Однак успішний запуск виходить за рамки цього. Залежно від цілей інтрамережі та бізнес-культури ви можете розглянути заходи або день запуску, щоб почати або відсвяткувати нову інтрамережу.
Після запуску

Успіх інтранету не закінчується на запуску. Будучи частиною вашого бізнесу, що постійно розвивається та динамічно розвивається, ваша інтрамережа вимагає постійних інвестицій і турботи, щоб залишатися актуальною і цінною.

  • Проаналізуйте продуктивність інтрамережі відповідно до поставлених цілей
  • Які дії необхідні, щоб доставити його туди, куди вам потрібно
  • Якщо ви досягли своїх цілей, чи потрібно вам ставити нові, щоб гарантувати, що це буде інструмент, який підтримує ваш бізнес

У рамках поточного управління інтрамережею вам буде потрібно:

  • Вивчіть відгуки користувачів і зацікавлених сторін
  • Використовуйте аналітику і телеметрію для виявлення областей, які потребують поліпшення, відстеження кількості користувачів і взаємодій, а також виявлення прогалин, таких як неможливість знайти пошукові запити або запити вмісту
  • Оцінюйте успіхи і регулярно переглядайте свої цілі
  • Проводьте періодичні стратегічні огляди інтрамережі та її призначення, особливо в міру зростання і розвитку вашого бізнесу
  • Навчайте і підвищуйте кваліфікацію нових користувачів, авторів контенту та адміністраторів для ефективного використання та обслуговування інтрамережі
Як вибудовувати внутрішні комунікації в компанії ми розберемо на цьому курсі Внутрішні комунікації. Ви навчитеся ефективно реалізовувати завдання в цьому напрямку. Переходьте 👉🏻по посиланням для вивчення програми.