9 Box grid - інструмент управління талантами

9 box grid - добре відомий інструмент для управління талантами та планування наступності. У цьому практичному посібнику поясню, як працює матриця, які дії з управління талантами необхідно вжити для кожної категорії співробітників, а також надам шаблон Excel для швидкого складання звітів.

Давайте почнемо!

Що таке матриця потенціалу 9 box?

У матриці 9 box співробітники об'єднані в 9 груп за двома параметрами - продуктивність і потенціал.
Мета матриці - пов'язати ініціативи з управління талантами та розвитку з тим, де вони приносять найбільшу користь.

Ухвалюючи рішення з управління талантами, важливо враховувати дві речі, які вплинуть на успіх організації:

Наскільки добре співробітники працюють сьогодні - їхня продуктивність.
Наскільки добре співробітники можуть працювати в майбутньому відповідно до того, чого хоче досягти організація - їхній потенціал зростання.

Приклади

Співробітники, які добре справляються зі своїми обов'язками, водночас мають невеликий потенціал зростання, найімовірніше, будуть постійно робити внесок у роботу на своїх посадах.
Можна припустити, що високоефективні співробітники з великим потенціалом у майбутньому обіймуть складніші посади або стануть потенційними наступниками.
Низькоефективні співробітники з низьким потенціалом потребуватимуть багато уваги з боку керівництва і навряд чи стануть наступниками.

Ці різні групи співробітників вимагають різних підходів до управління талантами.

Переваги 9 box

Простота і легкість у використанні для прийняття рішень. Під час оцінювання співробітника вам потрібно лише підібрати його до потрібного осередку, виходячи з його продуктивності та потенціалу. Завдяки тому, що матриця візуалізована, її легко освоїти навіть тим, хто зовсім нещодавно познайомився з цим інструментом.
Допомога у виявленні цінних талантів. Матриця дає змогу виявити у вашій організації високоефективних співробітників з великим потенціалом і визначити, що їм потрібно поліпшити, щоб розвиватися далі. У вас будуть дані, що підтверджують ваше рішення про те, куди і як спрямувати ресурси для залучення і розвитку цих співробітників. Крім того, коли мова зайде про внутрішнє підвищення, ви будете точно знати, кому запропонувати ці можливості.
Цілісний підхід до аналізу талантів. Цей інструмент забезпечує комплексний підхід до управління ефективністю. Ви не будете зациклюватися на якомусь одному напрямку роботи зі співробітником, ви зможете оцінити як поточну продуктивність, так і майбутній потенціал.
Універсальний інструмент. Матриця корисна як для управління талантами, так і для кадрового планування. Цей інструмент дає змогу отримати уявлення про потенціал ваших співробітників, на якій посаді вони могли б досягти успіху в майбутньому. Іншими словами, він полегшує планування наступності. Ви також можете використовувати 9 box, щоб виявити співробітників з лідерським потенціалом і перевести їх на управлінські позиції.

"Одна з найважливіших речей в управлінні талантами - це розставлення пріоритетів у сфері управління талантами там, де вони принесуть найбільшу користь. Використання 9 box може виявитися надзвичайно корисним для розуміння внутрішнього портрета талантів і прийняття інвестиційних рішень."

Dr. Marna van der Merwe, HR Subject Matter Expert

Недоліки цього інструменту теж є. Їх ми теж розглянемо в цій статті.

Створення матриці 9 box включає 3 кроки:

Оцінка продуктивності.
Оцінка потенціалу.
Об'єднання оцінок ефективності та потенціалу.

Крок 1: Оцінювання продуктивності
Існує безліч способів оцінювання продуктивності. Кожна організація використовує свої. Як приклад пропонуємо такий підхід незалежно від того, яку шкалу ви використовуєте:

Низька продуктивність: співробітник не відповідає вимогам своєї посади і не досягає індивідуальних цілей.
Помірна продуктивність: співробітник частково відповідає вимогам своєї посади та індивідуальним цілям.
Висока продуктивність: співробітник повністю відповідає вимогам своєї посади та індивідуальним цілям.

Перевага цього підходу полягає в тому, що як критерії продуктивності використовують об'єктивні вимоги до роботи, визначені в структурі посад організації. У деяких організаціях структура посад може бути менш визначеною, і вони більше працюють з особистими цілями. У цьому випадку ви можете приділити більше уваги оцінці досягнення індивідуальних цілей.

Крок 2: Оцінка потенціалу
Потенціал повинен оцінюватися в процесі аналізу персоналу і часто належить до таких категорій:

Низький потенціал | Робота на межі можливостей: Співробітник працює на межі своїх можливостей, і не очікується, що його потенціал буде покращено, або тому, що він працює на межі своїх можливостей, або через відсутність мотивації.
Помірний потенціал | Розвиток у рамках поточної ролі: У співробітника є потенціал для подальшого розвитку в рамках своєї поточної ролі. Це може бути не тільки продуктивність, а й досвід.
Високий потенціал | Готовність до руху: Співробітник демонструє результати, що перевершують очікування від його поточної посади та обов'язків. Найімовірніше, він готовий узяти на себе складніші ролі та обов'язки.

Ваша оцінка потенціалу має ґрунтуватися на об'єктивних даних. За допомогою цього процесу ви хочете, щоб у співробітників було мислення зростання і додаткові зусилля асоціювалися з поліпшенням продуктивності. Таким чином, повідомлення про результати оцінки вимагає певного такту. З цієї причини деякі компанії вирішують не повідомляти співробітникам про результати.

Так само ви маєте бути обережними, повідомляючи співробітникам, що вони мають право на підвищення. Наразі може не бути вакансій.

Крок 3. Об'єднання оцінок ефективності та потенціалу
Наступним кроком є побудова графіка продуктивності та потенціалу на сітці 3×3, у результаті чого виходять 9 блоків. Геніальність цієї сітки полягає в тому, що для кожного блоку організації можуть використовувати різні методи управління талантами.

"Сегментація і категоризація талантів - це не поміщення людей у рамки. Навпаки, потрібно подумати, які таланти будуть потрібні організації в майбутньому, і забезпечити готовий кадровий резерв за допомогою цільового розвитку та інших ініціатив."

Dr. Marna van der Merwe, HR Subject Matter Expert

Типи співробітників і стратегії поведінки з ними

Відстаючі (Underperformers)

У лівому нижньому кутку матриці знаходяться співробітники з низькими показниками продуктивності та потенціалу. Їх називають по-різному: "ризик таланту", "помилка найму", "відстаючий", "айсберг". Деякі компанії навіть доходять до того, що зараховують їх до "непотрібних працівників", яких потрібно "негайно звільнити".

Простіше кажучи, ваші зусилля з управління талантами мають бути спрямовані на співробітників з великим потенціалом зростання і внеску, а не на тих, хто не справляється зі своїми обов'язками. Такий стратегічний підхід забезпечує високу якість роботи всієї команди і запобігає ситуаціям, коли члени команди компенсують неефективну роботу інших.

В ідеалі організація має активно шукати більш підходящі ролі для таких співробітників, узгоджуючи їхні навички з потребами організації та їхнім кар'єрним зростанням.

План дій

Визначте особисті перешкоди, які можуть призвести до низької продуктивності та відсутності зростання. Проте, будьте обережні, щоб не інвестувати занадто багато, і знайте, коли їх потрібно "вивести з гри" і "розірвати зв'язки". Поговоріть зі співробітником, щоб з'ясувати, чи є більш підходяще завдання, в якому він (і ви) можуть краще використовувати свої навички.
Якщо перші два варіанти не приносять швидких результатів, вам слід разом скласти план виходу, в якому ви допоможете людині знайти посаду, що краще відповідає її навичкам за межами вашої організації.

Якщо ці неефективні співробітники є поширеним явищем у вашій організації, перегляньте процес залучення талантів і відбору.

Вгору або вниз (Up or out)

До наступної категорії входять середні виконавці з низьким потенціалом (ефективні виконавці - effective performers) і середні виконавці з низьким потенціалом (дилеми -dilemmas).

Ефективні виконавці (effective performers) або фахівці - це середні виконавці, при цьому вони роблять свою роботу досить добре. Вкладення часу і грошей у їхнє навчання, найімовірніше, не окупиться. Найкращий підхід - створити план підвищення ефективності роботи. Створивши цей план, ви допоможете їм зрозуміти, де знаходяться точки поліпшення, і дасте можливість працювати над ними.

Якщо це не приносить результатів, і вони не переходять у групу з високою продуктивністю, вам доведеться ухвалити важке рішення: вгору або вниз.

Дилеми (dilemmas) або непослідовні виконавці (inconsistent performers) мають певний потенціал, щоб стати великими, але вони не справляються. Питання в тому, чому вони не працюють. Вам потрібно визначити, що є причиною їхньої середньої продуктивності. Можливо, це нові співробітники, і в них був невдалий досвід адаптації, або вони не розуміють, чого ви від них очікуєте.
Як варіант, ви можете включити їх у програму коучингу з колегами або інші програми наставництва. Якщо це не допомагає, і вони не переходять у вищу категорію ефективності, вам доведеться прийняти непросте рішення.

План дій

Складіть план підвищення продуктивності, вивчивши особисті перешкоди та навички, необхідні для виконання ролі, над якими співробітникові потрібно попрацювати. Забезпечте вимірні очікування і чітко визначте, як виглядатиме хороша продуктивність. Співробітник має чітко знати, чого від нього чекають.
Щомісяця проводьте зустрічі та оцінюйте прогрес у виконанні плану. Завжди добре документуйте ці зустрічі, оскільки це допоможе вам прийняти найкраще рішення. Співробітник також виграє від структурованого плану і зворотного зв'язку.
Якщо протягом шести місяців або року показники не покращаться, вам слід разом розробити план виходу, у якому ви допоможете працівникові знайти посаду, що краще відповідатиме його потребам за межами вашої організації.

Незатребувані таланти та надійні професіонали (Untapped talent and trusted professionals)

У правому нижньому і лівому верхньому кутах ми знаходимо людей, які досягли успіху тільки в одному елементі сітки з 9 квадратів.

Професіонали, яким довіряють (trusted professionals), мають високі показники продуктивності, але низький потенціал зростання. Це ті, про кого ви маєте піклуватися у своїй організації. Вони добре працюють і мають гарне робоче мислення.

Однак, найімовірніше, у них немає великого потенціалу для зростання. Це означає, що ви повинні підтримувати їхню залученість і винагороджувати їх за внесок. Однак будьте обережні, щоб не перехвалити цих співробітників до такої міри, що у них обмежаться амбіції та можливості для руху і зростання.

План дій

Забезпечте мотивацію і залученість цих співробітників для внесення значущого внеску.
Проаналізуйте, як зміниться їхня робота в майбутньому, і допоможіть їм підготуватися, наскільки це можливо.
Номінально підвищуйте зарплату, але будьте обережні з істотними підвищеннями і бонусами. Не підвищуйте співробітників понад їхній потенціал.

Невикористані таланти (untapped talent)

Невикористані таланти, які також називають загадками або необробленими діамантами, знаходяться на іншому кінці спектра. У них високий потенціал, але низька продуктивність. Як приклад можна навести стажера-менеджера з престижного університету. Вони ще не освоїлися, але дуже хочуть вчитися. Тут важливо постійно відстежувати їхню продуктивність - вони мають швидко зростати і підвищувати свої показники.

План дій

Дайте цим співробітникам час на розвиток, але контролюйте їхню продуктивність. Вам потрібні не тільки поліпшення, а й стабільна, надійна робота. Майте на увазі, що якщо показники погані, їх легко поліпшити; якщо в них високий потенціал, вони мають бути здатні працювати на середньому або високому рівні протягом шести-дванадцяти місяців.
Доведіть до відома співробітників чіткі очікування від їхньої поточної ролі, щоб вони знали, чого від них очікують.
Повідомте, що ви вірите в їхній потенціал, але також і в те, що вони повинні поліпшити свої поточні показники.
Якщо після року вони все ще показують низькі результати, вам слід разом розробити план виходу, в якому ви допоможете людині знайти посаду, яка краще відповідає її навичкам за межами вашої організації.

Майбутні зірки (Future stars)

Наступні три сегменти матриці ми позначили як "майбутні зірки". Вони вже складають ядро вашої робочої сили, але при цьому мають потенціал для зростання до більш просунутих ролей.

Ваші високопотенційні співробітники або нові учасники демонструють високий потенціал, але мають середню продуктивність. Найчастіше це відбувається тому, що вони ще не встигли повністю вирости у своїй ролі. Пріоритет тут - перемістити їх у потрібну позицію в матриці, щоб вони опинилися в правому верхньому кутку. Підхід і план дій аналогічні роботі з надійними гравцями команди.

Ваші надійні командні гравці (high potentials) - це стабільні виконавці, які також мають потенціал для подальшого зростання на своїх поточних посадах. Ваше головне завдання - перемістити цих людей у праву частину матриці, де вони отримують високі бали за продуктивність. Кроки тут аналогічні тим, що робляться щодо високопотенційних співробітників.

План дій

Переконайтеся, що очікування і вимоги до ролі зрозумілі.
Дайте співробітникам, які щойно приступили до виконання своїх обов'язків, час для розвитку своєї продуктивності до найвищого рівня.
Постійно хваліть за досягнення, хорошу роботу та ініціативи, що сприяють досягненню цілей організації. Крім того, контролюйте їхню роботу і регулярно проводьте бесіди, щоб переконатися, що вони, як і раніше, задоволені своєю роллю.
Пропонуйте їм короткострокові схеми ротації робочих місць, щоб познайомити їх з іншим досвідом, який допоможе їм працювати краще, або розширюйте роботу, додаючи види діяльності, які підходять співробітнику.
Надайте їм можливість за допомогою взаємного коучингу з боку високоефективного співробітника або професійного коучингу для розв'язання будь-яких особистих або професійних проблем, які стримують людину. Іншими словами, допоможіть їм подолати бар'єри продуктивності.
Надайте цим фахівцям можливості для навчання в класі та на робочому місці для розвитку навичок, якими вони добре володіють, або підняти на вищий рівень навички, які їх стримують.

Сильні співробітники (Strong contributors) вже роблять свій внесок у роботу вашої організації, тому ключова стратегія тут полягає в тому, щоб підтримувати їхню залученість і гарантувати, що вони будуть готові до роботи не тільки зараз, а й у найближчі роки. Якщо сильний співробітник амбітний і прагне просунутися кар'єрними сходами в організації, ви захочете підвищити його потенціал за допомогою різних заходів.

План дій

Зробіть так, щоб високоефективні співробітники були задоволені та залучені. Регулярно спілкуйтеся з ними і цінуйте роботу, яку вони виконують.
Не всім потрібно бути зірками. Якщо ваш високоефективний співробітник щасливий у своїй нинішній ролі і не хоче підвищення або додаткової відповідальності, це теж чудовий результат.
Дайте їм час для зростання. Якщо хтось ще не повністю розкрив свій потенціал, це може означати, що йому потрібно ще більше освоїтися у своїй поточній ролі, перш ніж він зможе перейти до наступної.
Використовуйте такі методи, як ротація посад, і давайте їм складні завдання, щоб познайомити їх із різними частинами бізнесу. Це допоможе їм розвинути ділову хватку і підготуватися до ширшої керівної ролі.
Знайдіть їм наставника, який допоможе їм рости і реалізовувати свої амбіції, а також надасть можливості для навчання (і підвищення кваліфікації).

Виняткові таланти (Exceptional talent)

Виняткові таланти, яких також називають майбутніми лідерами, - це ваші високоефективні співробітники, здатні виконувати нові функції. Це ваші А-гравці та найцінніші співробітники. Вони також відіграють важливу роль в управлінні наступністю.

План дій

Давайте своїм "зіркам" складні завдання - вони з найбільшою ймовірністю впораються з ними. Як приклад можна навести важливі внутрішні проєкти, проєкти з виходу з кризи або додаткові зовнішні можливості в стартапах або дочірніх компаніях.
Регулярно спілкуйтеся з ними й оцінюйте, чи задоволені вони, як і раніше, своєю поточною роллю. Переконайтеся, що ви помітили ранні ознаки незадоволеності. Щедро хваліть їх і переконайтеся, що вони відчувають, що їх цінують за внесок, який вони вносять у компанію.
Забезпечте наставництво з більш досвідченими співробітниками організації.
Створюйте можливості для спілкування з іншими "зірками" і вищими співробітниками організації. Ці можливості допоможуть створити мережу між вашими найкращими виконавцями та вищим керівництвом.
Якщо вони зацікавлені, участь у зовнішніх радах і комітетах може стимулювати їх, підвищити їхній суспільний авторитет і надати їм цікавий виклик і можливість спілкування.
Винагороджуйте їх і забезпечуйте їм конкурентоспроможну компенсацію. Ці співробітники роблять найбільший внесок у роботу вашої організації, і ви маєте винагороджувати їх відповідним чином.

Застосування матриці 9 box grid в управлінні талантами

Якби вам довелося інвестувати 100 доларів, ви б розділили їх між різними категоріями талантів, як показано на малюнку вище. В аутсайдерів, які займають лівий нижній кут, слід вкладати найменше, тоді як виняткові таланти в правому верхньому куті мають отримувати найбільше ресурсів.

Це також має сенс з погляду розподілу ресурсів і стратегічної перспективи - як бізнес, ви захочете інвестувати в ті (людські) ресурси, які забезпечують найбільшу віддачу і створюють найбільшу конкурентну перевагу. Інвестиції у тих, хто відстає, забиратимуть ресурси у хороших і найкращих співробітників.

Це означає, що не всі рівні, і не всі HR-фахівці це розуміють. Важливо визнати, що деякі люди краще за інших вписуються в культуру організації, і не всі однаково підходять для однієї й тієї самої ролі.

9 box grid для планування наступності

Аналогічним чином організації використовують матрицю 9 box і для планування наступності. Під час планування наступності слід зосередитися на ваших "зірках", які демонструють високі показники продуктивності та високий потенціал. Саме ці співробітники будуватимуть майбутнє вашої організації.

Матриця 9 box - це інструмент, який допомагає виявити лідерські таланти. Потім ви можете розвивати цих потенційних лідерів для високих керівних посад за допомогою розвитку лідерських якостей, коучингу, наставництва, регулярного зворотного зв'язку за методом 360 градусів та інших методів зворотного зв'язку.

"Зірки" - це ключові співробітники в матриці спадкоємності, де відображаються найважливіші ролі, а різні топ-співробітники співставлені з погляду їхньої придатності для тієї чи іншої посади. Коли ці посади стають вакантними, це означає, що є таланти, готові заповнити ці вакансії, які знову відкрилися.

"В основі ефективних методів управління талантами лежать дані. Дані забезпечують об'єктивність і розуміння, усуваючи неминучі упередження, які існують, коли ми приймаємо рішення про таланти. Створення механізмів збору даних у рамках управління талантами - найважливіша основоположна практика, яку необхідно впровадити."

Dr. Marna van der Merwe, HR Subject Matter Expert

Недоліки 9 box grid

Попри те, що матриця 9 box забезпечує чіткий спосіб управління талантами та продуктивністю, вона не є беззаперечною. Найбільшим її недоліком, мабуть, є зв'язок із традиційним управлінням ефективністю, яке характеризується суб'єктивною оцінкою керівника раз на рік. Багато компаній, зокрема Accenture і Deloitte, відмовилися від щорічних оглядів ефективності, зробивши вибір на користь постійного зворотного зв'язку. Це дає більше можливостей для підвищення продуктивності, а також більше даних для точної оцінки продуктивності.

Ми наполегливо рекомендуємо вимірювати продуктивність, використовуючи якомога більше об'єктивних даних. Безперервний зворотний зв'язок, а також системи постановки цілей, як-от SMART-цілі або завдання та ключові результати (OKR), можуть стати в нагоді в цій справі.

Крім того, ключове значення має прозорість. Без чіткої комунікації про методи управління талантами вона може не досягти своєї мети і призвести до системи "ранжування та висмикування", за якої співробітники ранжуються між собою, а той, хто посідає нижчу позицію в рейтингу, звільняється (висмикується).

Це не є метою системи 9 box. Навпаки, система 9 box має використовуватися для розвитку та культивування талантів і, завдяки талантам, створення стійкої конкурентної переваги організації.

І насамкінець...

Матриця 9 box може стати корисним інструментом для управління співробітниками з різним рівнем продуктивності та потенціалу у вашій організації. Таким чином, організації можуть використовувати її для управління ефективністю, управління талантами та планування наступності.

Пам'ятайте, що справжня цінність матриці 9 box полягає не в тому, щоб навішувати на ваших співробітників певні ярлики. Скоріше, саме процес оцінювання та подальші обговорення, які ви проведете після нього, дадуть вам змогу оцінити успіхи співробітників і переконатися, що ваша організація вкладає кошти в правильні стратегії розвитку.

В управлінні талантами важливо використовувати системний підхід. Зв'язати всі процеси воєдино і створити компанію талановитих співробітників ми зробимо разом на курсі Talent Management

Приєднуйтесь 😊