Політика віддаленої роботи стає дедалі важливішою і необхіднішою у зв'язку зі зростанням кількості віддалених співробітників. Грамотно розроблена політика враховує ці зміни. Вона підтримує зростаючу перевагу гнучкого графіка роботи, який узгоджується з наявними політиками та процедурами компанії і конкретно стосується віддаленої роботи.
Що таке політика віддаленої роботи?
Ласкаво просимо в майбутнє (гібридного) офісу. За даними Gallup, вісім із десяти співробітників, здатних працювати віддалено, розраховують на гібридну або повністю віддалену роботу, причому 60% хочуть працювати поза офісом частину тижня і майже 30% не хочуть повертатися в офіс взагалі.
Статистика Deloitte показує аналогічну картину:
Проблема в тому, що віддалена або навіть гібридна робота - це не те саме, що робота в офісі, і традиційні правила не завжди враховують ці відмінності. Щоб задовольнити потреби гібридних або віддалених співробітників і водночас зберегти послідовність, сильну культуру компанії та продуктивність, необхідно розробити політику віддаленої роботи, яка описує, як компанія дозволяє своїм співробітникам працювати з місць, які не належать до традиційного офісного середовища (як правило, з дому).
Така політика визначає, хто має право працювати вдома, часто залежно від характеру їхньої роботи або в кожному конкретному випадку. У ній встановлюються вимоги до робочого часу, уточнюється, чи дотримується віддалена робота стандартних робочих годин, чи є гнучкість, що дає змогу враховувати різні графіки.
Ласкаво просимо в майбутнє (гібридного) офісу. За даними Gallup, вісім із десяти співробітників, здатних працювати віддалено, розраховують на гібридну або повністю віддалену роботу, причому 60% хочуть працювати поза офісом частину тижня і майже 30% не хочуть повертатися в офіс взагалі.
Статистика Deloitte показує аналогічну картину:
- 29 % співробітників, здатних працювати віддалено, сьогодні працюють повністю віддалено
- 40 % співробітників з можливістю віддаленого доступу перейшли від роботи повністю на місці до гібридної або виключно віддаленої роботи.
Проблема в тому, що віддалена або навіть гібридна робота - це не те саме, що робота в офісі, і традиційні правила не завжди враховують ці відмінності. Щоб задовольнити потреби гібридних або віддалених співробітників і водночас зберегти послідовність, сильну культуру компанії та продуктивність, необхідно розробити політику віддаленої роботи, яка описує, як компанія дозволяє своїм співробітникам працювати з місць, які не належать до традиційного офісного середовища (як правило, з дому).
Така політика визначає, хто має право працювати вдома, часто залежно від характеру їхньої роботи або в кожному конкретному випадку. У ній встановлюються вимоги до робочого часу, уточнюється, чи дотримується віддалена робота стандартних робочих годин, чи є гнучкість, що дає змогу враховувати різні графіки.
Навіщо потрібна політика віддаленої роботи?
Як і всі політики та процедури компанії, політика віддаленої роботи містить чіткі вказівки та очікування для співробітників. У контексті віддаленої роботи це дуже важливо для підтримки послідовності, ефективності та продуктивності, коли робоче місце виходить за рамки традиційного офісу. Вона гарантує, що співробітники розуміють свої обов'язки, робочий час і методи зв'язку, які вони повинні використовувати. Це допомагає підтримувати дисципліну і почуття нормальності навіть при віддаленій роботі.
Як HR-фахівцю, важливо пам'ятати, що чітко розроблена політика може призвести до підвищення задоволеності співробітників і поліпшення балансу між роботою та особистим життям. Надання співробітникам можливості працювати з дому може скоротити час на дорогу і забезпечити більш гнучкий графік, що дає змогу враховувати особисті зобов'язання і забезпечує кращий баланс між роботою та особистим життям.
Як і всі політики та процедури компанії, політика віддаленої роботи містить чіткі вказівки та очікування для співробітників. У контексті віддаленої роботи це дуже важливо для підтримки послідовності, ефективності та продуктивності, коли робоче місце виходить за рамки традиційного офісу. Вона гарантує, що співробітники розуміють свої обов'язки, робочий час і методи зв'язку, які вони повинні використовувати. Це допомагає підтримувати дисципліну і почуття нормальності навіть при віддаленій роботі.
Як HR-фахівцю, важливо пам'ятати, що чітко розроблена політика може призвести до підвищення задоволеності співробітників і поліпшення балансу між роботою та особистим життям. Надання співробітникам можливості працювати з дому може скоротити час на дорогу і забезпечити більш гнучкий графік, що дає змогу враховувати особисті зобов'язання і забезпечує кращий баланс між роботою та особистим життям.
З точки зору організації, можливість працювати з дому може розширити кадровий резерв. Компанії не обмежуються наймом талановитих співробітників поблизу своїх офісів, а можуть отримати доступ до ширшого спектру навичок і досвіду з усього світу. Політика віддаленої роботи може навіть призвести до економії коштів за рахунок зниження потреби у великих офісних приміщеннях, комунальних послугах та інших ресурсах, пов'язаних з утриманням фізичного робочого місця.
Що стосується продуктивності праці, то багато компаній вважають, що співробітники працюють продуктивніше, коли вони контролюють своє робоче середовище. Відсутність звичних офісних відволікаючих чинників і можливість створити індивідуальний робочий простір дають змогу працівникам краще концентруватися й ефективніше використовувати свій час.
Однак, як і будь-яка інша ділова практика, політика роботи вдома ефективна тільки в тому разі, якщо її розроблено з урахуванням потреб організації та співробітників, а також керують і вимірюють.
Однак, як і будь-яка інша ділова практика, політика роботи вдома ефективна тільки в тому разі, якщо її розроблено з урахуванням потреб організації та співробітників, а також керують і вимірюють.
Що включити в політику віддаленої роботи
Розробляючи політику щодо роботи вдома, HR має враховувати різні чинники для забезпечення всеосяжної та чіткої політики.
Ось деякі ключові моменти, які слід включити:
Важливо зазначити, що гібридна політика роботи вдома включатиме цілу низку положень у рамках загальної політики. За своєю природою політика роботи вдома не є універсальною, проте вона є основою прозорості та послідовності. Тому різні "підполітики" в рамках політики роботи вдома відповідатимуть різним потребам співробітників.
Ось кілька правил, які ви можете включити:
Ось деякі ключові моменти, які слід включити:
- Правомочність: Чітке визначення того, на яких співробітників і сфери діяльності поширюється політика і за яких обставин вона застосовується. Це охоплює визначення того, які ролі мають право на віддалену роботу і якою мірою вони можуть працювати з дому.
- Процес запиту: Процес, у межах якого співробітники можуть запросити можливість роботи вдома, включно з усіма необхідними узгодженнями з керівництвом.
- Комунікація і складання графіка: Канали зв'язку, гнучкість робочого часу, а також де, коли і як співробітники повинні співпрацювати і підключатися.
- Оцінка ефективності: Як буде оцінюватися продуктивність і результати.
Важливо зазначити, що гібридна політика роботи вдома включатиме цілу низку положень у рамках загальної політики. За своєю природою політика роботи вдома не є універсальною, проте вона є основою прозорості та послідовності. Тому різні "підполітики" в рамках політики роботи вдома відповідатимуть різним потребам співробітників.
Ось кілька правил, які ви можете включити:
1. Політика гібридної роботи вдома: Опишіть принцип роботи гібридної моделі, зокрема, вкажіть, скільки днів передбачається проводити в офісі, а скільки - вдома.
2. Політика вимкнення інтернету на роботі з дому: Розробіть протокол дій співробітників у разі перебоїв з інтернетом, включно з очікуваннями щодо спілкування та термінами розв'язання проблеми.
3. Політика безпеки під час роботи вдома: Наголосіть на важливості інформаційної безпеки та вкажіть заходи, яких співробітники мають вживати для захисту даних компанії. Це включає використання безпечних з'єднань, схвалених компанією пристроїв і дотримання політик ІТ-безпеки.
4. Політика виплати за роботу вдома: Якщо застосовно, визначте порядок виплати для покриття витрат на облаштування домашнього офісу або поточних витрат, які співробітники можуть понести, працюючи з дому.
5. Політика відшкодування витрат під час роботи вдома: Детально розкажіть про те, які витрати компанія відшкодовуватиме, про процедуру подачі документів на витрати та про обмеження на суми відшкодування.
6. Політика щодо обладнання для роботи вдома: Уточніть, чи буде компанія надавати необхідне обладнання (комп'ютери, телефони, ергономічні меблі) і як здійснюватиметься підтримка та обслуговування обладнання.
7. Робочий час і гнучкість: Визначте основні години роботи, в які всі співробітники мають бути доступні, але при цьому передбачте гнучкість, щоб врахувати особисті обов'язки і різницю в часових поясах.
8. Управління ефективністю та відстеження продуктивності: Визначте, як буде оцінюватися ефективність роботи. Наприклад, чи буде продуктивність ґрунтуватися на результатах і виконанні поставлених завдань або на кількості відпрацьованих годин? Які цифрові інструменти відстеження продуктивності використовуються регулярно?
9. Протоколи зв'язку: Визначте очікуваний час відповіді в робочий час і використання схвалених компанією платформ для всіх обговорень, пов'язаних із роботою, та обміну файлами.
10. Професійний розвиток: Вкажіть, як співробітники, що працюють удома, матимуть рівний доступ до можливостей професійного розвитку та навчальних ресурсів, щоб віддалена робота не перешкоджала кар'єрному зростанню та підвищенню кваліфікації. Також обговоріть очікування від віддалених співробітників у плані їхнього розвитку.
2. Політика вимкнення інтернету на роботі з дому: Розробіть протокол дій співробітників у разі перебоїв з інтернетом, включно з очікуваннями щодо спілкування та термінами розв'язання проблеми.
3. Політика безпеки під час роботи вдома: Наголосіть на важливості інформаційної безпеки та вкажіть заходи, яких співробітники мають вживати для захисту даних компанії. Це включає використання безпечних з'єднань, схвалених компанією пристроїв і дотримання політик ІТ-безпеки.
4. Політика виплати за роботу вдома: Якщо застосовно, визначте порядок виплати для покриття витрат на облаштування домашнього офісу або поточних витрат, які співробітники можуть понести, працюючи з дому.
5. Політика відшкодування витрат під час роботи вдома: Детально розкажіть про те, які витрати компанія відшкодовуватиме, про процедуру подачі документів на витрати та про обмеження на суми відшкодування.
6. Політика щодо обладнання для роботи вдома: Уточніть, чи буде компанія надавати необхідне обладнання (комп'ютери, телефони, ергономічні меблі) і як здійснюватиметься підтримка та обслуговування обладнання.
7. Робочий час і гнучкість: Визначте основні години роботи, в які всі співробітники мають бути доступні, але при цьому передбачте гнучкість, щоб врахувати особисті обов'язки і різницю в часових поясах.
8. Управління ефективністю та відстеження продуктивності: Визначте, як буде оцінюватися ефективність роботи. Наприклад, чи буде продуктивність ґрунтуватися на результатах і виконанні поставлених завдань або на кількості відпрацьованих годин? Які цифрові інструменти відстеження продуктивності використовуються регулярно?
9. Протоколи зв'язку: Визначте очікуваний час відповіді в робочий час і використання схвалених компанією платформ для всіх обговорень, пов'язаних із роботою, та обміну файлами.
10. Професійний розвиток: Вкажіть, як співробітники, що працюють удома, матимуть рівний доступ до можливостей професійного розвитку та навчальних ресурсів, щоб віддалена робота не перешкоджала кар'єрному зростанню та підвищенню кваліфікації. Також обговоріть очікування від віддалених співробітників у плані їхнього розвитку.
Приклади політики роботи вдома
Приклад 1. Atlassian прокладає шлях до роботи вдома
Компанія Atlassian, що отримала назву "Команда скрізь", є розподіленою компанією з моменту відкриття першого офісу в США у 2005 році. Компанія переосмислила концепцію розподіленого персоналу, запропонувавши гнучкість і автономність у виборі місця роботи, чи то з дому, чи то в офісі.
Team Anywhere робить акцент на асинхронному спілкуванні та проводить зустрічі в режимі реального часу лише для ключових заходів, як-от початок проєкту та мозковий штурм. Вони прагнуть прогресу, а не досконалості, постійно адаптуючи свій підхід на основі зворотного зв'язку та навчання. Мета - об'єднати переваги віддаленої роботи з перевагами очної взаємодії, щоб отримати збалансоване рішення.
Приклад 1. Atlassian прокладає шлях до роботи вдома
Компанія Atlassian, що отримала назву "Команда скрізь", є розподіленою компанією з моменту відкриття першого офісу в США у 2005 році. Компанія переосмислила концепцію розподіленого персоналу, запропонувавши гнучкість і автономність у виборі місця роботи, чи то з дому, чи то в офісі.
Team Anywhere робить акцент на асинхронному спілкуванні та проводить зустрічі в режимі реального часу лише для ключових заходів, як-от початок проєкту та мозковий штурм. Вони прагнуть прогресу, а не досконалості, постійно адаптуючи свій підхід на основі зворотного зв'язку та навчання. Мета - об'єднати переваги віддаленої роботи з перевагами очної взаємодії, щоб отримати збалансоване рішення.
Ось кілька основних моментів, що стосуються методів роботи Atlassian:
- Співробітники можуть обирати, де їм працювати, балансуючи між особистими цілями і підтримкою сім'ї.
- Пріоритет віддається письмовому та асинхронному спілкуванню, що дає змогу враховувати різні часові пояси та графіки.
- Зустрічі в режимі реального часу стратегічно використовуються для ініціювання проєктів, мозкових штурмів і прийняття рішень.
- Організація особистих зустрічей для зміцнення особистих зв'язків і командної роботи.
- Регулярне оцінювання та адаптація політики віддаленої роботи для задоволення мінливих потреб і поліпшення процесів.
Приклад 2. Різниця між роботою з дому та роботою в EY
Принцип компанії EY щодо роботи з дому говорить: "Робота - це те, що ви робите, а не те, куди ви йдете". Згідно з веб-сайтом EY, політика компанії щодо віддаленої роботи була розроблена ще до блокування і діє досі.
Політика EY заохочує роботу з дому, хоча офіси компанії залишаються відкритими, передусім для того, щоб допомогти співробітникам, коли вони стикаються з такими проблемами, як перебої з електрикою або інтернетом. EY також впровадила застосунок, за допомогою якого співробітники можуть реєструвати візити до офісу або до клієнтів, і організувала сервіс "натисни і забери" для тих, кому необхідно придбати технічні аксесуари або інші предмети першої необхідності.
Принцип компанії EY щодо роботи з дому говорить: "Робота - це те, що ви робите, а не те, куди ви йдете". Згідно з веб-сайтом EY, політика компанії щодо віддаленої роботи була розроблена ще до блокування і діє досі.
Політика EY заохочує роботу з дому, хоча офіси компанії залишаються відкритими, передусім для того, щоб допомогти співробітникам, коли вони стикаються з такими проблемами, як перебої з електрикою або інтернетом. EY також впровадила застосунок, за допомогою якого співробітники можуть реєструвати візити до офісу або до клієнтів, і організувала сервіс "натисни і забери" для тих, кому необхідно придбати технічні аксесуари або інші предмети першої необхідності.
Як професіонал у сфері управління персоналом, ось кілька основних моментів з політики EY, на які варто звернути увагу:
- Методи роботи постійно розвиваються. У той час як домашня обстановка сприяє зосередженому виконанню завдань, інші приміщення призначені для взаємодії, що сприяє розвитку ідей, креативності та командної роботи.
- Команди талантів EY ініціювали цілу низку заходів, спрямованих на залучення співробітників до роботи: від віртуальних фітнес-тренувань для працівників та їхніх родин до мережі mindfulness, яка підтримує психічне та емоційне благополуччя, а також управління фінансами.
- Підтримка комунікації має вирішальне значення для збереження єдності команди.
- Велика увага приділяється об'єднанню переваг віддаленої роботи з перевагами особистого спілкування.
👉🏻 Шаблон політики віддаленої роботи
Щоб домогтися максимального ефекту від політики щодо роботи вдома, дотримуйтесь цих перевірених практик:
- Проводьте навчання: Проведіть комплексне навчання з цифрових інструментів і платформ, що полегшують віддалену роботу, щоб усі співробітники могли комфортно й ефективно їх використовувати.
- Заохочуйте регулярні зустрічі: Заохочуйте регулярні зустрічі керівників зі своїми командами, можливо, за допомогою щоденних або щотижневих віртуальних зустрічей, щоб усі були в курсі того, що відбувається.
- Приділяйте пріоритетну увагу кібербезпеці: Проводьте інтенсивне навчання всіх співробітників передовим методам забезпечення кібербезпеки, щоб захистити конфіденційну інформацію компанії.
- Заохочуйте баланс між роботою та особистим життям: Заохочуйте співробітників дотримуватися регулярного робочого дня і робити перерви протягом дня, щоб уникнути вигоряння і зберегти баланс між роботою та особистим життям.
- Організовуйте соціальні заходи: Організовуйте віртуальні соціальні заходи, як-от онлайн-кава-брейки або командні ігри, для підтримання морального духу та почуття спільності серед віддалених співробітників.
- Розробіть чіткі протоколи спілкування: Переконайтеся, що члени команди залишаються на зв'язку і співпрацюють один з одним.
- Впровадьте інструменти управління віртуальними проектами: Допомагають відстежувати хід виконання завдань і проєктів.
- Встановіть чіткі показники ефективності: Співвідносите показники з результатами віддаленої роботи, а не з часом, проведеним в офісі.
- Забезпечте гарне налаштування домашнього офісу: Надайте ергономічні рекомендації та підтримку під час облаштування домашнього офісу, щоб знизити ризик розтягнень і травм.
- Забезпечте підтримку: Запропонуйте підтримку в царині психічного здоров'я, наприклад, доступ до консультацій або ресурсів із розвитку мислення, розуміючи, що віддалена робота іноді може призвести до відчуття ізоляції.
- Заохочуйте культуру довіри та самостійності: Навчіть менеджерів управління віддаленими співробітниками, щоб уникнути мікроменеджменту, який може бути контрпродуктивним в умовах віддаленої роботи.
- Допомагайте керівникам подавати приклад: Переконайтеся, що керівники демонструють здорову поведінку під час роботи вдома, щоб встановити стандарти в організації.
- Пропонуйте компенсації або субсидії: Відшкодовуйте або субсидуйте витрати на домашній офіс, щоб полегшити фінансовий тягар співробітників.
- Проаналізуйте і перегляньте: Регулярно переглядайте й оновлюйте політику щодо роботи вдома, щоб адаптуватися до мінливих обставин і відгуків співробітників.
Впровадження комплексної політики віддаленої роботи має вирішальне значення для сучасних організацій, які прагнуть зберегти конкурентоспроможність.
Існує не менше 500 пунктів, які необхідно врахувати при віддаленій роботі співробітників. Всі вони є в нашому курсі 👉🏻Организация віддаленої роботи співробітників😇
