Blog

Аналіз недостачі навичок

Оскільки компанії відчувають стрімко зростаючу потребу в перекваліфікації та підвищенні кваліфікації своїх співробітників, аналіз навичок стає дедалі актуальнішим інструментом. У нещодавньому дослідженні Wiley відзначається значне зростання частки HR-фахівців і менеджерів з підбору персоналу, які кажуть, що стикаються з нестачею навичок. За останній рік цей показник зріс з 55% до 69%.
Що таке аналіз розриву в кваліфікації?
Аналіз розриву в навичках (кваліфікації)- це інструмент, який використовується для оцінки різниці (або розриву) між поточними можливостями співробітників і тим, що потрібно для задоволення поточних або майбутніх вимог бізнес-стратегії. Він виявляє навички, які необхідні співробітникам, але якими вони ще не володіють, щоб ефективно виконувати свою роботу або певні завдання (Antonucci, Ovidio, 2012).

Організації можуть відчувати брак як "жорстких", так і "м'яких" навичок. Прикладами затребуваних "жорстких" навичок є аналітика, цифрова комунікація та управління проектами. Згідно зі звітом Асоціації розвитку талантів, дефіцитними "м'якими" навичками є критичне мислення та розв'язання проблем, управлінські та керівні навички, а також навички спілкування та міжособистісного спілкування.

Оскільки стрімкій зміні технологій і бізнес-ландшафту, що розвивається, не видно кінця, організаціям, які не володіють достатнім набором навичок, буде складно йти в ногу з часом. Якщо персонал не пристосований до виконання нових обов'язків, інновації знижуються, співробітники не справляються з роботою або йдуть, а очікування клієнтів не виправдовуються.

HR разом із керівниками підрозділів і, можливо, зовнішніми консультантами проводять аналіз прогалин у навичках, щоб з'ясувати, яких саме навичок і знань не вистачає співробітникам. Зазвичай це робиться в рамках підготовки до майбутніх змін, таких як нові проєкти, зміна стратегії та оновлення технологій.

Маючи під рукою цю інформацію, HR може розв'язати проблему нестачі навичок за допомогою підвищення кваліфікації, перекваліфікації, інвестицій в L&D, планування спадкоємності та інших методів, про які ми розповімо далі в цій статті.

Чому аналіз браку навичок важливий?

1. Дає уявлення про весь персонал
Ви зможете визначити, які співробітники володіють найбільш затребуваними навичками і знаннями в конкретних аспектах бізнесу, а також співробітників з істотними прогалинами в навичках.

Таким чином, ви зможете краще спрямувати зусилля з навчання та розвитку співробітників на ті навички, які потребують найбільшої уваги. Це призведе до оптимального використання ресурсів для підвищення загальної ефективності роботи команди. Згідно з дослідженнями McKinsey, узгодження програм навчання і розвитку з потребами в навичках може знизити витрати на 50%.

2. Сприяє індивідуальному навчанню та розвитку
Аналіз прогалин у навичках допомагає окремим співробітникам з'ясувати, що їм потрібно зробити, щоб набути або поліпшити навички та компетенції, необхідні для успішної роботи зараз і в майбутній ролі. Під час глобального опитування PwC про надії та побоювання працівників 53% співробітників заявили, що їхня робота вимагає спеціальної підготовки.

Це також дасть змогу виявити, які співробітники роблять найбільший внесок у роботу і заслуговують на підвищення або просування по службі. Це також може позитивно позначитися на продуктивності праці співробітників.

3. Допомагає стратегічному кадровому плануванню
Стратегічне кадрове планування, крім іншого, полягає в тому, щоб переконатися, що у вас є потрібна кількість людей з потрібними навичками в потрібному місці. Важко почати планувати майбутнє, якщо ви не знаєте точно, в якому становищі ви зараз перебуваєте з точки зору навичок.

Аналіз прогалин у навичках покаже вам, на яких ключових посадах не вистачає ключових компетенцій. Виходячи з цього, ви можете поставити цілі та визначити орієнтири для досягнення необхідного рівня кваліфікації персоналу.

4. Може поліпшити зусилля з підбору персоналу
Щоб знайти співробітників, потрібно знати, що вони шукають. Набагато простіше набрати сильних кандидатів, якщо ви можете визначити тих, чиї навички найкраще відповідають тим, які необхідні для ефективної роботи в певній ролі.

Ви також можете розробити нові стратегії залучення талантів, які будуть спрямовані на пошук і залучення саме тих людей, які вам потрібні.

5. Створює конкурентну перевагу
Якщо ви об'єднаєте все перераховане вище, то зможете створити конкурентну перевагу і випередити своїх конкурентів. Ви знатимете сильні та слабкі сторони співробітників. Таким чином, ви зможете краще планувати навчання, розвиток і підбір персоналу, щоб оптимізувати роботу організації.
"Аналіз браку навичок у сучасну епоху - це не тільки виявлення відсутніх компетенцій, а й створення організаційної культури безперервного навчання, адаптації та співпраці".

Miriam Groom, CEO of Mindful Career and Leader Human Capital at KPMG

Як провести аналіз браку навичок

Коли йдеться про проведення аналізу браку навичок, три етапи значною мірою засновані на процесі організаційного розвитку. Ось їхній короткий опис:

Крок 1: Об'єм і діагностика

Першим кроком аналізу браку навичок у співробітників є визначення його масштабу та виявлення необхідних навичок.

Аналіз браку навичок можна проводити на індивідуальному, командному або організаційному рівні.

Наприклад:
  • Індивідуальний - коли обов'язки співробітника на певній посаді змінюються, або співробітник не справляється зі своїми обов'язками.
  • Командний - коли в рамках проєкту від співробітників вимагається виконання іншого набору завдань або використання нової технології.
  • Організаційні - коли компанія не досягає бізнес-цілей або зміна стратегії вимагає розширення можливостей.

Ви можете почати з постановки і відповіді на деякі запитання, наприклад:
  • У чому полягає місія?
  • Які цілі бізнесу?
  • Які "жорсткі" та "м'які" навички ми цінуємо як організація?
  • Які критичні навички необхідні для виконання місії та досягнення бізнес-цілей?

Критерій для визначення того, чи є та чи інша навичка критичною або некритичною, такий. Якщо співробітник не володіє певною навичкою, але при цьому задовільно справляється із завданням, то ця навичка не є критичною. З іншого боку, якщо співробітник виконує конкретне завдання, але з незадовільним результатом, то навичка, якої бракує, є критичною.

Вирішуючи, що знадобиться вашій організації та галузі в майбутньому, подумайте про такі питання, як:
  • Яких робочих місць у вашій організації/галузі може торкнутися автоматизація?
  • Які навички зараз затребувані у вашій галузі?
  • Які робочі місця потрібно додати або розширити вашій компанії?

Крок 2: Збір та аналіз даних

Другий етап передбачає збір та аналіз даних. Мета цього етапу - оцінити, які завдання розв'язуються нині, визначити, наскільки вони важливі, і дізнатися, які навички потрібні для правильного виконання роботи.

Заходи зі збору та аналізу даних можуть включати в себе:

Розробка профілів посад і визначення критичних навичок, необхідних для кожної ролі:

  • Аналіз поточних описів посад на предмет майбутніх потреб.
  • Враховуйте вплив будь-яких майбутніх нормативних чи інших змін, а також майбутні тенденції в роботі.
  • Розробіть список компетенцій, які найбільш чітко і точно описують, що необхідно для виконання роботи.
  • Проведіть інвентаризацію поточних навичок ваших співробітників, використовуючи:
описи посад
специфікації класу посади
оцінки ефективності
оцінки компетенцій
інтерв'ю/наради фокус-груп із керівниками, менеджерами та співробітниками.

Визначення компетенцій і рівня кваліфікації ваших співробітників:
  • Складіть інформацію, отриману в результаті оцінювання компетенцій, у єдину базу даних з можливістю пошуку.
  • Внесіть до бази даних усіх співробітників і їхні наявні компетенції.
  • Зробіть перехресні посилання на виявлені критичні навички, необхідні зараз і в майбутньому.
HR-технології можуть допомогти вам у вирішенні кількох завдань. Наприклад, система управління талантами може слугувати базою даних з можливістю пошуку, в якій зібрано всю інформацію, отриману в результаті оцінювання ефективності роботи співробітників та оцінювання їхніх компетенцій.
Проблеми під час проведення аналізу розриву в кваліфікації
Кінга Голебіовська, партнерка з роботи з персоналом і культури компанії HR Hints, перераховує три найпоширеніші проблеми, які доводиться розв'язувати HR-фахівцям під час проведення аналізу браку навичок:

  1. Перебуваючи в оточенні технологій, які часто змушують нас змінювати методи роботи, даючи змогу отримувати вигоду з автоматизації, ми можемо бути схильні фокусуватися винятково на технічних навичках під час проведення аналізу браку навичок. Таким чином, ми можемо випустити з уваги найважливіші міжособистісні та внутрішньоособистісні навички, такі як комунікабельність, адаптивність і лідерство, які часто необхідні для досягнення успіху.
  2. Якщо не враховувати майбутні тенденції та досягнення галузі, то можна отримати короткострокове рішення, яке швидко застаріє.
  3. Співробітники можуть чинити опір змінам, якщо вони не будуть належним чином підготовлені або залучені в процес. Для вирішення цієї проблеми необхідне ефективне управління змінами.

Крок 3: Розробка заходів

Цей етап пов'язаний з розробкою ефективних заходів. З'ясувавши, де у вашій організації існують прогалини в навичках, ви можете розробити стратегію, яка дасть змогу якнайкраще їх усунути.

Різні організації стикатимуться з різними прогалинами в навичках. Однак, згідно зі згаданим вище звітом Всесвітнього економічного форуму, попит на когнітивні навички набирає найбільших обертів. Креативне та аналітичне мислення тісно конкурують між собою як найбільш значущі, а технологічна грамотність посідає третє місце серед основних навичок, які найшвидше зростають.
Заходи з аналізу браку навичок
Залежно від того, яких навичок вам бракує і які можливості ваших нинішніх співробітників, існує кілька типів заходів, які ви можете провести. Давайте розглянемо можливі варіанти:

  • Навчання та розвиток наявних співробітників

Аналіз браку навичок допоможе вам краще зрозуміти потреби ваших співробітників у навчанні. Результати аналізу можуть призвести до розширення програм навчання та розвитку. Цільове навчання дасть змогу вашим співробітникам набути нових необхідних або відсутніх навичок.

  • Редизайн робочих місць

Запитання про місію компанії, бізнес-цілі та навички, необхідні для досягнення цих цілей зараз і в майбутньому, допоможуть вам визначити, чи потрібно перерозподілити завдання та обов'язки на певних робочих місцях. Це те, що ми називаємо реорганізацією робочих місць, яка може включати в себе підвищення кваліфікації та перекваліфікацію співробітників.

  • Набір співробітників з необхідними навичками

Результати аналізу браку навичок, найімовірніше, змінять критерії відбору у вашому процесі найму. Навіть якщо ви зможете перекваліфікувати або підвищити кваліфікацію своїх нинішніх співробітників, у якийсь момент вам доведеться наймати нових людей на відкриті вакансії.

Наймаючи тих, хто вже володіє необхідними навичками, ви заощадите час на їхнє навчання. Крім того, вони швидше розпочнуть роботу і стануть продуктивними. Якщо ви не можете знайти людей досить швидко, ви можете скористатися послугами позикового персоналу і найняти фрілансерів або підрядників, щоб тимчасово заповнити прогалину в навичках.

Більшість організацій використовують комбінацію заходів для усунення нестачі навичок.
Важливо регулярно проводити аналіз прогалин у навичках, щоб завжди бути в курсі того, що у вашій організації бракує фахівців.

"Загальним керівництвом є проведення комплексного аналізу кожні 12-24 місяці. Однак у галузях, що швидко розвиваються, може знадобитися частіша оцінка прогалин у навичках. Найголовніше, щоб це не було разовим заходом, а проводилося періодично, - зазначає Кінга Голебіовська, партнерка з роботи з персоналом і культури в HR Hints.

Регулярні перевірки дадуть вам змогу виявити прогалини до того, як вони суттєво вплинуть на ваш бізнес, постійно знижуючи ризик неефективної роботи та втрати конкурентоспроможності".
Приклади аналізу розриву в навичках
Важливо мати стандартний формат для проведення аналізу нестачі навичок. Добре структурований процес дасть змогу отримати правильну та найбільш корисну інформацію. Давайте розглянемо два типи аналізу розриву в навичках.

Приклад простого аналізу розриву в навичках
Ви можете створити шаблон простого аналізу розриву в навичках в електронній таблиці, в якій порівнюються поточні та бажані рівні навичок. Він міститиме такі поля:
  • Ім'я співробітника
  • Навичка, яку необхідно виміряти (вона має бути максимально конкретною і стосуватися посади як нині, так і в майбутньому)
  • Оцінка рівня кваліфікації (система балів)
  • Бажаний рівень кваліфікації (система балів)
Переконайтеся, що всі, хто оцінює рівень кваліфікації співробітників, мають єдині критерії і розуміють, як застосовувати їх під час виставлення оцінок.

Ви можете налаштувати просту таблицю аналізу прогалин у навичках для різних груп або цілей, наприклад за відділами, для м'яких або жорстких навичок.
Приклад кількісного аналізу розриву в навичках
Antonucci and Ovidio запропонували кількісний підхід до аналізу розриву в навичках, який вимірює розрив кожної компетенції для кожного досліджуваного суб'єкта.

Розроблений ними алгоритм враховує тільки негативну ситуацію, коли компетенції співробітника нижчі за необхідні. Вони також розрізняють прогалини в часто використовуваних компетенціях і прогалини в рідко використовуваних компетенціях.

Відправною точкою цього аналізу є картування навичок, необхідних для кожного робочого профілю. Еталон для кожної необхідної компетенції може бути визначено або зверху вниз (від керівників до співробітників), або знизу вгору (від співробітників до керівників).

Переваги бенчмаркінгу в такий спосіб полягають у такому:

  • Процедура не змінюється залежно від того, чи використовується підхід "зверху вниз", чи "знизу вгору".
  • Ви отримуєте кількісну оцінку браку навичок з урахуванням важливості та частоти використання.
  • Це забезпечує гнучкий, напівавтоматичний процес планування навчальних курсів.
  • У результаті виходить такий показник браку навичок:
У цій формулі розраховується показник G пробілу в j-й навичці. Інші змінні у формулі означають:
N - позначає бал необхідності, присвоєний i-му інтерв'юйованому за j-ю навичкою
P - характеристика рівня володіння навичкою, якою володіє співробітник.
F - частота використання навички одним і тим самим співробітником.
c - константа для зменшення впливу низьких або негативних розривів (тобто нуля або одиниці).
F - частота використання, яка в ідеальному прикладі компанії являє собою поріг, у разі перевищення якого брак навичок стає проблемою, яка потребує вирішення (за умови врахування витрат на навчання).
k - дозволяє враховувати тільки позитивні прогалини (коли певною, відносно часто використовуваною навичкою володіють недостатньо).
Під час використання кількісного підходу необхідно враховувати три аспекти:

  1. Збір даних - компанії можуть збирати відповідні дані за допомогою паперових оцінок і допоміжних інтерв'ю або за допомогою програмного забезпечення для управління навичками. Особливо якщо ви проводите аналіз браку навичок серед великої кількості співробітників, останній варіант стає більш очевидним.
  2. Типи оцінок для отримання необхідної інформації - Опитування самооцінки або оцінки 360 градусів дають змогу зібрати інформацію щодо необхідних навичок, частоти використання певних навичок і наявності навичок, характерних для кожної ролі. Інструменти зворотного зв'язку, як-от 15Five і Reflektive, збирають і аналізують відгуки ваших співробітників і про них самих.
  3. Оцінка навичок - Оцінка навичок проводиться за шкалою від 1 до 5, де 1 - найнижчий, а 5 - найвищий рівень. Для кожного рівня кожен опитуваний виставляє оцінку тому рівню навичок, який він має насправді, і тому рівню навичок, який він вважає за необхідне. Той самий метод оцінки використовується для визначення того, наскільки інтенсивно та чи інша навичка використовується в компанії.
Зібравши всі необхідні дані, ви зможете проаналізувати відхилення між рівнем навичок, якими володіють окремі співробітники, і їхньою необхідністю, а також частотою їхнього використання в компанії. Це дасть вам змогу вжити заходів, які призведуть до одного або кількох з описаних вище заходів щодо усунення нестачі навичок.

Шаблон для аналізу нестачі навичок

Використання шаблону аналізу прогалин у навичках допоможе вам послідовно і систематично виявляти й усувати невідповідності між поточними компетенціями співробітників і тими, які необхідні для оптимальної роботи.

Шаблон являє собою структуровану основу, що полегшує організаціям оцінювання недоліків навичок і визначення пріоритетних сфер для розвитку на командному та індивідуальному рівні.

Нижче представлено шаблон аналізу нестачі навичок.
Скачать Шаблон аналізу нестачі навичок

Зараз, коли компанії дедалі більше прагнуть підготувати своїх співробітників до майбутнього, дуже важливо знати, якими навичками та компетенціями володіє ваш персонал наразі і що ще необхідно. Якщо не усунути прогалини в навичках, то це може призвести до того, що ваша організація втратить можливості для впровадження інновацій і втратить конкурентні переваги.

Ретельно проведений аналіз прогалин у навичках - це важливий інструмент, який допоможе вам зрозуміти, на що здатні ваші співробітники і як ви можете сформувати штат, здатний досягти ще більшого.
В Академії на курсі Менеджер з навчання ми допомагаємо HR-фахівцям, які прагнуть поповнити свій набір навичок актуальними і затребуваними вміннями, щоб не зіткнутися з нестачею знань.