Орієнтація нових співробітників в організації може сильно вплинути на те, чи хтось вирішить залишитися в компанії. Насправді дослідження BambooHR показує, що 29% нових співробітників вже протягом першого тижня знають, чи підходить їм робота.
Орієнтація нових співробітників - це процес, що допомагає новим співробітникам познайомитися з організацією, її культурою, колегами та роллю. По суті, орієнтація служить трьом основним цілям: вітати, інформувати і залучати співробітників, коли вони починають свій шлях у компанії.
Терміни «орієнтація нових співробітників» і «адаптація співробітників» часто використовуються так, ніби вони означають те саме. Орієнтація нових співробітників – це короткостроковий процес, який зазвичай відбувається протягом дня чи тижня. Це початковий етап ширшого процесу адаптації, спрямований формування перших вражень нового співробітника про своє робоче місце.
Онбординг навпаки починається з того моменту, як кандидат підписує лист з пропозицією і офіційно стає майбутнім співробітником. Це продовжується доти, доки вони не зможуть впевнено виконувати свою роль самостійно.
Простіше кажучи, орієнтація — це коротка відправна точка, тоді як адаптація — це триваліший і всеосяжний процес. Мають одну й ту саму спільну мету: допомогти новим співробітникам познайомитися з організацією, її культурою, людьми та їх новою роллю.
Онбординг навпаки починається з того моменту, як кандидат підписує лист з пропозицією і офіційно стає майбутнім співробітником. Це продовжується доти, доки вони не зможуть впевнено виконувати свою роль самостійно.
Простіше кажучи, орієнтація — це коротка відправна точка, тоді як адаптація — це триваліший і всеосяжний процес. Мають одну й ту саму спільну мету: допомогти новим співробітникам познайомитися з організацією, її культурою, людьми та їх новою роллю.
П'ять етапів адаптації співробітників
Різні моделі описують етапи онбордингу співробітників дещо по-різному, але загальна та практична розбивка включає п'ять ключових етапів:
1️⃣ Перед першим днем (передпосадка)
2️Перший день → орієнтація
3️нового співробітника ⃣ Перший тиждень → орієнтація
4️нового співробітника ⃣ Перші 90 днів
5️⃣ Кінець першого року
Ці етапи відображають поступовий шлях від нового співробітника до повністю інтегрованого, впевненого члена організації.
Ідеї орієнтації нових співробітників (приклад)
У перший день
- Близько 9:00 ранку – Теплий прийом: прибуває новий працівник, якого зустрічає його команда. Ми зберігаємо привітання, легке та неформальне, щоб дати кожному можливість одразу підключитися. Ця перша взаємодія допомагає розтопити лід, знайомить нового співробітника з культурою та задає позитивний тон дня.
- Близько 9:30 ранку – Обговорення порядку денного: Як тільки початковий прийом влаштований, новий співробітник зустрічається зі своїм керівником, щоб переглянути порядок денний на день. Це забезпечує структуру та допомагає встановити очікування з самого початку.
- Близько 9:45 ранку – Екскурсія по офісу та знайомство: Далі йде екскурсія по офісу. Знання того, де знаходяться речі, кухня, кавоварка, ванні кімнати, принтери і навіть як закрити офіс, допомагає новим співробітникам відчувати себе як вдома. Під час екскурсії вони знову знайомляться з колегами та своєю командою. Оскільки вранці можуть бути доступні не всі, це гарантує, що вони зустрілися з усіма, з ким будуть тісно співпрацювати. Крім того, протягом першого тижня заплановані зустрічі тет-а-тет з членами команди для побудови міцніших зв'язків.
- Близько 10:30 ранку новий співробітник отримує свій 90-денний план, який включає детальне пояснення всіх елементів. Це допомагає керувати їхніми очікуваннями та забезпечує структуру.
- Близько 11:30 ранку – час облаштуватися: перед обідом новим співробітникам дається деякий відпочинок, щоб обробити своє перше враження та засвоїти отриману інформацію.
- З 12:00 до 14:00 – Командний обід: Командний обід робить день більш незабутнім і дозволяє колегам познайомитися один з одним у невимушеній обстановці.
- Близько 13:00 — презентація компанії: Після обіду наші засновники проводять презентацію компанії. У презентації розповідається про те, як компанія структурована з точки зору команд та ролей, а також про місію, бачення та культуру компанії. Він розроблений таким чином, щоб бути одночасно інформативним і цікавим.
- О 14:00 – Щотижнева та щомісячна структура: менеджер знову сідає за стіл з новим співробітником, щоб пояснити, як компанія працює щодня. Це включає щотижневі стендапи, щомісячні бізнес-оновлення, командні обіди та соціальні заходи. Під час цієї сесії новий співробітник також додається до подій командного календаря, отримує доступ до календаря свят і вводиться в папку «Ресурси співробітників». Хоча це може здатися рутинним, вони є важливою частиною орієнтації.
- Близько 15:00 – Закриття дня: офіційний порядок денний на перший день завершується рано. З цього моменту нові співробітники можуть вирішити, чи хотіли б вони витратити додатковий час на облаштування в офісі, ознайомлення зі своїм робочим місцем або відправитися додому, щоб зарядитися енергією, щоб повернутися наступного дня повними енергії.
Порада HR
Заохочуйте керівників співпрацювати зі своїми командами, щоб розробити креативні способи зробити перший день (і перший тиждень) нового співробітника особливим. Невеликі, особисті штрихи можуть мати велике значення для теплого прийому новачків.
У перший тиждень
Нові ідеї орієнтації для співробітників на перший тиждень можуть включати:
Нові ідеї орієнтації для співробітників на перший тиждень можуть включати:
- Вибрати ресторан: Надайте новому співробітнику можливість вибрати місце для командного обіду. Це може означати спільну прогулянку або замовлення їжі на винос, щоб насолодитися нею в офісі.
- Тет-а-тет з членами команди: Заплануйте короткі зустрічі між новим працівником та окремими членами команди. Якщо календар переповнений, віддайте перевагу тим, з якими вони працюватимуть найтісніше, а потім розширюйте його.
- Зустріч з менеджером з підбору персоналу: Окрім швидких щоденних перевірок, виділіть час наприкінці тижня для підбиття підсумків. Ця розмова має охоплювати те, що пройшло добре, що можна було б покращити, і будь-які питання, які могли виникнути.
- Сплануйте презентацію компанії: Заохочуйте нового співробітника представити колегам свій погляд на компанію. Це не тільки зміцнює їхнє розуміння бізнесу, але й підвищує впевненість у тому, що вони говорять про нього.
- Додайте їх на сторінку компанії: Включення нового співробітника на сторінці команди «Про нас» сигналізує про те, що він офіційно є частиною організації.
- Анонсуйте їх у LinkedIn: Поділившись вітальним постом, ви познайомите з новим співробітником ширшу аудиторію, зміцните внутрішню гордість і зміцните імідж вашого роботодавця.
- Налаштуйте реєстрацію за 90-денним планом: Перегляньте 90-денний план, викладений у перший день, протягом першого тижня, і заплануйте повторювані щомісячні зустрічі, щоб відстежувати прогрес і дотримуватися поставлених цілей.
- Надішліть нове опитування щодо орієнтації співробітників: Наприкінці програми попросіть нових співробітників залишити відгук, поки досвід ще свіжий. Це допомагає фіксувати чесні ідеї, які ви можете використовувати для покращення орієнтації на майбутнє.
Порада HR
Простий спосіб залучити всі команди до орієнтаційної програми — попросити кожен відділ надати новим співробітникам коротку 30–45-хвилинну презентацію про те, хто вони та чим займаються.
Це допомагає новачкам чіткіше розуміти організацію, дізнаватися, хто є хто, і спілкуватися з колегами з різних відділів.
👉🏻 Завантажити Чек-лист орієнтації співробітників
Перший день
Ласкаво просимо (в основному для менеджера з підбору персоналу):
Практичні аспекти (в основному для відділу кадрів; вимоги залежать від країни та застосовного законодавства):
Ласкаво просимо (в основному для менеджера з підбору персоналу):
- Підготуйте персоналізовану вітальну записку або невеликий подарунок на їхньому столі (або надішліть його, якщо це віддалено)
- Ознайомтеся з розпорядком денним дня
- Проведіть екскурсію по офісу (або віртуальне керівництво, якщо ви віддалені)
- Познайомте нового співробітника з колегами та безпосередньою командою
- Представте план на 90 днів та очікування
- Поділіться оглядом компанії (в ідеалі – старшим керівником або засновником)
- Поясніть структуру щотижневих і щомісячних зустрічей
- Додавайте їх у спільні календарі (зустрічі команди, корпоративні свята, повторювані події).
Практичні аспекти (в основному для відділу кадрів; вимоги залежать від країни та застосовного законодавства):
- Надання спільного доступу до Wi-Fi і доступу до системи
- Запросити контактні дані для екстрених випадків
- Збирайте необхідні форми для сплати податків та заробітної плати
- Надішліть інформацію про нових працівників до системи розрахунку заробітної плати
- Верифікація та завантаження документів, що посвідчують особу та дозволяють роботу,
- Візьміть або запросіть фотографію профілю для внутрішнього використання.
- Налаштуйте ноутбук, монітор та інше необхідне обладнання
- Надати доступ до інструментів комунікації (Slack, Teams тощо)
- Налаштуйте обліковий запис електронної пошти та підпис
- Ознайомтеся з основами кібербезпеки (політика паролів, обізнаність про політику, використання VPN).
Перший тиждень
Команда (на чолі з менеджером з підбору персоналу):
Команда (на чолі з менеджером з підбору персоналу):
- Організуйте командний обід (дозвольте новому співробітнику вибрати, чи йому це подобається)
- Плануйте зустрічі тет-а-тет з ключовими колегами
- Призначте приятеля або наставника для щоденного керівництва
- Заохочуйте неформальні бесіди за кавою з однолітками
- Проведіть підсумкову зустріч наприкінці тижня з менеджером з підбору персоналу.
- Опублікуйте вітальне повідомлення на LinkedIn (зі схваленням нового працівника)
- Заплануйте повторювані 30-, 60- та 90-денні зустрічі з реєстрацією
- Пройдіть через ключові HR-процеси (запити на відгули, звітність про витрати, навчальні платформи)
- Доручіть невеликий перший проект або завдання, щоб допомогти новому співробітнику застосувати те, чого він навчився
- Попросіть завчасно залишити відгук про досвід адаптації, перш ніж надсилати офіційне опитування
- Надішліть нове опитування щодо орієнтації співробітників.
Питання опитування щодо орієнтації співробітників
Загальний досвід
Питання
1. За шкалою від 1 до 10 (1 – найнижчий, 10 – найвищий), як би ви оцінили свій загальний досвід орієнтації?
2. Чи відповідала орієнтаційна програма вашим очікуванням? Чому так чи ні?
3. Що вам найбільше сподобалося під час орієнтації?
Зрозумілість інформації
Питання
4. За шкалою від 1 до 10, наскільки чітко ви уявляєте свою роль і чого від вас очікують?
5. Чи достатньо інформації Ви отримали про свої обов'язки? Якщо ні, то чого не вистачало?
6. Чи були чітко пояснені політики та процедури компанії? Чи знаєте ви, до кого звернутися з питаннями?
Команда
Питання
7. За шкалою від 1 до 10, як би ви оцінили свій досвід зустрічі з командою?
8. Чи проводили ви зустрічі тет-а-тет зі своїми безпосередніми колегами протягом першого тижня?
9. Чи зрозумілі ви різним ролям, які люди виконують у команді?
Робоче середовище
Питання
10. За шкалою від 1 до 10, наскільки добре ви відчуваєте, що вмієте орієнтуватися в офісі?
11. За шкалою від 1 до 10, наскільки корисними були презентації відділу для розуміння їхньої ролі в компанії?
12. Чи є у Вас все необхідне (обладнання, програмний доступ, бейдж входу і т.д.) для виконання роботи? Якщо ні, то чого не вистачає?
Керуючий
Питання
13. Як часто Ви зустрічалися зі своїм керівником протягом першого тижня?
14. Чи поділився ваш керівник вашим планом на 90 днів і розповів вам про нього?
15. Чи запланували ви регулярні зустрічі тет-а-тет зі своїм керівником на наступний місяць?
16. Чи отримали Ви все необхідне від свого керівника для початку роботи? Якщо ні, то чого не вистачало?
Інший
Питання
17. За шкалою від 1 до 10, наскільки ймовірно, що ви будете рекомендувати як чудове місце для роботи на основі вашого досвіду орієнтації?
18. Які у вас є пропозиції щодо вдосконалення процесу орієнтації для майбутніх нових працівників?
Питання
1. За шкалою від 1 до 10 (1 – найнижчий, 10 – найвищий), як би ви оцінили свій загальний досвід орієнтації?
2. Чи відповідала орієнтаційна програма вашим очікуванням? Чому так чи ні?
3. Що вам найбільше сподобалося під час орієнтації?
Зрозумілість інформації
Питання
4. За шкалою від 1 до 10, наскільки чітко ви уявляєте свою роль і чого від вас очікують?
5. Чи достатньо інформації Ви отримали про свої обов'язки? Якщо ні, то чого не вистачало?
6. Чи були чітко пояснені політики та процедури компанії? Чи знаєте ви, до кого звернутися з питаннями?
Команда
Питання
7. За шкалою від 1 до 10, як би ви оцінили свій досвід зустрічі з командою?
8. Чи проводили ви зустрічі тет-а-тет зі своїми безпосередніми колегами протягом першого тижня?
9. Чи зрозумілі ви різним ролям, які люди виконують у команді?
Робоче середовище
Питання
10. За шкалою від 1 до 10, наскільки добре ви відчуваєте, що вмієте орієнтуватися в офісі?
11. За шкалою від 1 до 10, наскільки корисними були презентації відділу для розуміння їхньої ролі в компанії?
12. Чи є у Вас все необхідне (обладнання, програмний доступ, бейдж входу і т.д.) для виконання роботи? Якщо ні, то чого не вистачає?
Керуючий
Питання
13. Як часто Ви зустрічалися зі своїм керівником протягом першого тижня?
14. Чи поділився ваш керівник вашим планом на 90 днів і розповів вам про нього?
15. Чи запланували ви регулярні зустрічі тет-а-тет зі своїм керівником на наступний місяць?
16. Чи отримали Ви все необхідне від свого керівника для початку роботи? Якщо ні, то чого не вистачало?
Інший
Питання
17. За шкалою від 1 до 10, наскільки ймовірно, що ви будете рекомендувати як чудове місце для роботи на основі вашого досвіду орієнтації?
18. Які у вас є пропозиції щодо вдосконалення процесу орієнтації для майбутніх нових працівників?
Найкращі практики
- Надайте структуру та сформулюйте очікування: Поділіться порядком денним на перший день і перший тиждень наперед. Це дає новим співробітникам ясність щодо того, що їх чекає. У перший день переконайтеся, що керівник проводить час з новим співробітником, щоб переглянути графік і переглянути 90-денний план.
- Запропонуйте підтримку: Початок нової роботи може бути стресовим. Орієнтація має допомогти полегшити цей перехід. Система друзів або програма наставництва однолітків є ефективним способом заспокоїти, відповісти на неформальні запитання та допомогти новачкам соціально та практично орієнтуватися на робочому місці.
- Підготуйтеся до першого дня: Готовність поширюється і на HR, і на керівника, і на нового співробітника. Переконайтеся, що робочий простір, інструменти та логіни налаштовані, а керівник присутній, щоб привітати співробітника особисто. Для нового працівника надайте практичні деталі, як-от вказівки, інформацію про паркування та доступ до будівлі заздалегідь, щоб зменшити занепокоєння.
- Виділіть організаційну культуру: Не все, що визначає компанію, записано в довідниках або процедурах. Прості звички, такі як спільний обід або звернення до колег на ім'я, можуть здатися очевидними для нинішніх співробітників, але не для новачків. Переконайтеся, що орієнтація включає цей тип організаційної соціалізації, щоб нові співробітники швидко розуміли не тільки те, що робить компанія, але і те, як люди взаємодіють і працюють разом.
- Додайте командних зв'язків і веселощів: Перший день на новій роботі зазвичай запам'ятовується надовго. Ось чому варто додати до досвіду кілька веселих, незабутніх елементів. Заохочуйте менеджера з підбору персоналу повідомити команді, коли прибуде їхній новий колега, і запропонуйте їм спланувати невеликі дії під час орієнтації. Це може бути привітання новачка вранці, організація спільного обіду або включення його в екскурсію по офісу. Ці моменти створюють теплу атмосферу та допомагають команді зблизитися з новим співробітником із самого початку.
- Поясніть програмне забезпечення: Орієнтація завжди повинна включати ознайомлення з програмним забезпеченням та інструментами, якими співробітники користуються щодня. Це стосується інструментів для всієї компанії, таких як електронна пошта, комунікаційні платформи або системи звітності про витрати, а також будь-які програми для конкретних ролей. Залежно від роботи, навчання програмному забезпеченню може бути коротким оглядом або більш детальною сесією, але в будь-якому випадку важливо охопити це на ранній стадії, щоб нові співробітники могли працювати ефективно.
- Використовуйте чек-листи та будьте послідовними: Контрольні списки є одним із найпростіших і найефективніших способів забезпечити безперебійне орієнтування. Вони допомагають HR, менеджерам з підбору персоналу, IT-спеціалістам та іншим точно знати, що і коли потрібно зробити. Однак, щоб чек-листи були ефективними, їх потрібно використовувати послідовно. Переконайтеся, що всі, хто бере участь у процесі, застосовують їх до кожного нового працівника, щоб не пропустити жодного кроку.
- Збирайте відгуки та коригуйте: Нарешті, орієнтація має закінчуватися наданням новим співробітникам можливості поділитися своїми відгуками. Опитування – це чудовий спосіб отримати інформацію, поки досвід ще свіжий. Запитайте, що спрацювало, що ні, і що можна було б покращити. Використовуйте цей вхідний сигнал для постійного вдосконалення вашої програми орієнтації, щоб вона залишалася актуальною та ефективною.
Добре структурований, ретельно продуманий процес орієнтації, що врівноважує практичну інформацію з людською стороною початку роботи, може мати велике значення для побудови міцних та довгострокових робочих відносин.
Орієнтаційний досвід закладає основу для залучення, продуктивності та утримання співробітників. Але це лише початок. Стратегічне управління талантами означає вирощування потенціалу з першого дня, побудова чітких шляхів зростання та підтримку наступності у всьому бізнесі.
🚩 Онлайн курс-практикум Управління талантами охоплює весь спектр: від стратегічного планування до створення власної системи управління талантами, яка допоможе вашій організації залучати та утримувати найкращих співробітників.
