Використання Wiki-сайтів та баз знань особливо поширене у технологічній галузі, де вони використовуються для управління великими обсягами складної інформації.
У сьогоднішньому швидко мінливому та інформаційному світі компанії повинні мати ефективну систему управління інституційними знаннями своєї компанії. У вас є два основні варіанти управління знаннями у вашій компанії; корпоративна вікі чи база знань.
То що ж потрібно вашій компанії?
Вікі ідеально підходить для компанії, яка шукає інструмент для спільної роботи для обміну та зберігання широких знань від членів команди. З іншого боку, база знань є добрим вибором, якщо ви шукаєте організовану та структуровану систему, що забезпечує легкий доступ до інформації. Враховуйте свої ресурси, тип контенту, можливість пошуку, аудиторію та необхідне обслуговування.
У сьогоднішньому швидко мінливому та інформаційному світі компанії повинні мати ефективну систему управління інституційними знаннями своєї компанії. У вас є два основні варіанти управління знаннями у вашій компанії; корпоративна вікі чи база знань.
То що ж потрібно вашій компанії?
Вікі ідеально підходить для компанії, яка шукає інструмент для спільної роботи для обміну та зберігання широких знань від членів команди. З іншого боку, база знань є добрим вибором, якщо ви шукаєте організовану та структуровану систему, що забезпечує легкий доступ до інформації. Враховуйте свої ресурси, тип контенту, можливість пошуку, аудиторію та необхідне обслуговування.
Wiki (Вікі) - це тип системи управління знаннями, який дозволяє компаніям надавати єдине джерело знань. Це дозволяє компанії зберігати, систематизувати та обмінюватися контентом від кількох авторів та учасників, що належать до вашого бізнесу. Вікі також відома як "внутрішня", "корпоративна" або "ділова" вікі.
База знань — це, власне, центральний вузол, у якому зберігається інформація. Прикладами баз знань є: публічна бібліотека, база даних, присвячена певній темі, та веб-сайти
Що стосується ІТ, то база знань — це цифровий ресурс, до якого можна отримати доступ в Інтернеті або зробити доступним в Інтернеті. Він є важливою частиною систем управління знаннями, допомагаючи покращити збирання, організацію та пошук інформації.
Цифрова база знань - це не фіксоване сховище даних, а ресурс, що постійно змінюється. Він навіть може мати здатність до навчання в рамках експертної системи, яка використовує автоматизацію чи штучний інтелект.
Основи знань можна класифікувати як внутрішні, і зовнішні.
Внутрішні бази знань призначені для допомоги співробітникам компанії і містять такі види інформації:
Цифрова база знань - це не фіксоване сховище даних, а ресурс, що постійно змінюється. Він навіть може мати здатність до навчання в рамках експертної системи, яка використовує автоматизацію чи штучний інтелект.
Основи знань можна класифікувати як внутрішні, і зовнішні.
Внутрішні бази знань призначені для допомоги співробітникам компанії і містять такі види інформації:
- Адаптаційні матеріали для нових співробітників у відділі кадрів
- Рекомендації для письменників щодо створення контенту
- Політика компанії з юридичних питань або пільг для працівників
- Шаблони та форми
- Архівний вміст
- Інструкція з використання внутрішніх програм
- Найкращі практики програмування для різних завдань та завдань
Основні відмінності між Wiki та базою знань
Люди зазвичай використовують терміни «віки» та «база знань» як взаємозамінні. Однак, це різні поняття. Ось ключові відмінності між вікі та базою знань:
💠 Вікі - це платформи з високим ступенем співробітництва, де кілька учасників можуть створювати та відправляти контент без призначених редакторів або кураторів.
На відміну від них, бази знань — це авторитетніші ресурси зі спеціальною командою виробників та менеджерів контенту, які вибірково обирають учасників з певними правами на створення або редагування контенту.
💠 Вікі можуть бути трохи схожі на анархічний піратський корабель без капітана, де зміни можуть бути зроблені будь-хто, хто може піднятися на борт і опублікувати їх миттєво. Це може бути як благословенням, так і прокляттям. Навіть із фактчекерами на борту, величезне море письменників та редакторів може зрештою зробити Вікі досить безладною та менш авторитетною.
З іншого боку, бази знань більш ретельно куруються і мають більш індивідуальну презентацію, що робить знання, що містяться в них, більш доступними. Оскільки вміст управляється ретельніше, а уявлення конкретніше, бази знань можна використовувати ефективніше, ніж вікі.
Вони можуть бути налаштовані відповідно до різних потреб і можуть надати більше способів використання знань усередині компанії.
Підсумовуючи, можна сказати, як і вікі, і основи знань служать подібним цілям, та їх виконання відрізняється. Люди роблять свій внесок в обидві платформи, щоб надати чітку інформацію про продукти, користувальницький досвід, усунення несправностей або експертизу в певних темах.
Тим не менш, вікі відрізняються високим ступенем співробітництва і менш авторитетні, у той час як бази знань ретельно куруються і авторитетніші.
Wiki та база знань: що потрібно вашій компанії
Вікі — гарний варіант, якщо вам потрібний простір для спільної роботи, де кожен може створювати та редагувати контент. Вікі також ідеально підходять для контенту, що постійно змінюється або розвивається, так як їх легко оновлювати і переглядати. Вікі-сайти заохочують творчість та залучення, що може підвищити продуктивність, оскільки у співробітників є платформа для мозкового штурму, обміну інформацією та відстеження прогресу.
База знань може бути найкращим вибором, якщо вам потрібний центральний репозиторій для всіх знань вашої компанії, який більш структурований та організований, ніж вікі. Бази знань хороші для статичного контенту, який не потребує частого оновлення. Це робить його придатним для документування таких процесів, як складські операції, процедури, стратегії лідогенерації та передові практики.
База знань також ідеально підходить для зберігання посібників, навчальних посібників та часто задаваних питань. База знань має функції пошуку, категоризації та тегування, щоб допомогти користувачам швидко знаходити необхідну інформацію у режимі реального часу.
Чинники, які слід враховувати під час вибору
Вміст, яким ви бажаєте поділитися
Які знання ви хочете, щоб ваші співробітники зберігали та ділилися? Вікі гнучкіша й обновлювана, ніж база знань, що спрощує спільну роботу. Тому, якщо інформація, якою ви хочете поділитися, є більш спільною і включає в себе інформацію, що постійно розвивається, вікі може бути краще. Проте база знань може бути більш підходящою, якщо ви хочете зберігати та обмінюватися в основному процедурною чи інструктивною інформацією.
Як швидко ви зможете отримати інформацію
Дослідження показують, що працівники витрачають близько двох годин на свою роботу у пошуках інформації чи людей, які їм потрібні для виконання своєї роботи. Саме тому легкий доступом до інформації має вирішальне значення. Платформи баз знань мають більш структурований та організований формат, що робить пошук та вилучення інформації швидким, у той час як дані можуть бути складними для вилучення у вікі.
Сучасні продавці електронної комерції також інтегрують голосовий пошук до своїх систем баз знань, щоб забезпечити легкий доступ до інформації з інтелектуальних пристроїв. Незважаючи на те, що ця технологія знаходиться на стадії розробки, майбутнє здається світлим, і, за прогнозами, найбільшу вигоду отримають клієнти.
Кому необхідний доступ до інформації
Запитайте себе, хто матиме доступ до інформації. Вікі може добре працювати в командах, оскільки вона забезпечує просту спільну роботу. Однак, якщо потрібне вилучення інформації з більшої кількості завдань, найкраще підходить база знань для зручності пошуку. Зовнішня база знань може бути кращою для контенту, орієнтованого на клієнтів, оскільки вона добре організована та представлена у більш структурованому та організованому вигляді.
За даними HubSpot, клієнти використовують бази знань для отримання інформації замість інших варіантів самообслуговування.
Як часто ви оновлюватимете інформацію
Як часто оновлюватиметься інформація, і хто її підтримуватиме? Частота редагування інформації в системі керування знаннями може допомогти вам вирішити, що краще: вікі чи база знань. Вікі дозволяють будь-кому вносити оновлення, в той час як бази знань потребують спеціальної команди, відповідальної за оновлення та підтримку контенту.
Плюси та мінуси Wiki в порівнянні з базою знань
Як Wiki, і бази знань є цінними інструментами управління знаннями у компанії. Однак у них є свої плюси та мінуси.
Плюси корпоративних Wiki
- Поліпшена спільна робота та комунікація
- Зберігає велику та актуальну інформацію
- Підвищення креативності та продуктивності
- Дешевше в налаштуванні та обслуговуванні
Мінуси корпоративних Wiki
- Схильний до неточностей, тому що вносити правки може будь-хто
- Не організовано як вміст у базі знань
Плюси бази знань
- Структурований та авторитетний
- Менше неточностей
- Легкий пошук інформації
- Підвищення задоволеності та утримання клієнтів
Мінуси бази знань
- Для його обслуговування потрібний фахівець
- Дорого в купівлі та обслуговуванні
- Інформація менш актуальна
Підсумок: що потрібно вашій компанії
Система управління знаннями є важливим інструментом для будь-якої компанії.
Вибір правильної системи може допомогти покращити комунікацію, спільну роботу, залучення, креативність та продуктивність співробітників. Це також може підвищити задоволеність та утримання клієнтів. Дві найпоширеніші системи - це вікі та бази знань. Отже, вікі чи база знань, яка з них найкраще підходить для вашої компанії?
База знань може бути ідеальним вибором, якщо ви шукаєте більш структурований, організований простір, який пропонує простий пошук інформації. Однак це може бути дорого, менш сучасно та не сприяє залученню співробітників.
З іншого боку, якщо вам потрібний більш гнучкий інструмент для спільної роботи для обміну інформацією та відстеження прогресу, найкраще підійде вікі. Вікі завжди актуальна, дешевша і сприяє спілкуванню, залученню та творчості.
Зрештою, найкраще рішення зводиться до конкретних потреб та сценаріїв використання вашої організації. Переконайтеся, що ви провели ретельне дослідження та звернулися за порадою до експертів, перш ніж обирати рішення для своєї компанії.
Платформа та процес обміну передовим досвідом
Процес передачі від однієї людини до іншого відомий як обмін знаннями.
Обмін інформацією у бізнесі не тільки підвищує продуктивність, а й дозволяє людям виконувати свої обов'язки більш ефективно та результативно.
Співробітники можуть працювати більш ефективно та результативна, якщо вони мають легкий доступ до знань, ресурсів та досвіду.
Одним із найбільш ефективних способів для вашої організації скористатися перевагами обміну інформацією є її впровадження у вашу культуру.
Інвестування в платформу для обміну знаннями є одним із найпростіших способів розвитку культури обміну знаннями у вашій компанії.
Він дозволяє користувачам швидко і легко шукати контент, ставити питання, обмінюватися файлами та відео, реструктурувати своє навчання та мотивувати всіх, від стажистів до вищого керівництва, ділитися своїми знаннями.
Крім того, ви завжди можете відстежувати прогрес своїх співробітників та обсяг інформації, яку кожен співробітник вносить до команди, за допомогою надійних звітів та аналітики.
Ви можете заохотити тих, хто або не бажає або просто менш мотивований висловлювати свої думки, винагороджуючи співробітників, які частіше діляться досвідом.
Опануйте навички управління знаннями за допомогою експертних стратегій для «організації інформації про компанію», «найкращих інструментів обміну знаннями» та «запобігання розрізненості даних». Підвищіть продуктивність та інновації у своїй команді вже сьогодні!
Роль менеджера з навчання та розвитку персоналу є ключовою для сталого зростання та конкурентоспроможності будь-якої організації. Наш комплексний курс « Менеджер з навчання » ретельно розроблений, щоб перетворити HR-фахівців на стратегічних бізнес-партнерів, які мають навички створення, реалізації та оцінки ефективних освітніх програм.
