Метрики управління змінами

У сучасному діловому середовищі постійно відбуваються зміни, зумовлені зміною цілей бізнесу, ринкових сил, вимог клієнтів і потреб персоналу. HR відіграє важливу роль у вирішенні цих проблем, забезпечуючи адаптацію та процвітання організації. Вимірювання різних показників управління змінами може допомогти HR відстежити й оцінити успіх або невдачі управління змінами в компанії.

HR може принести користь, розробляючи та впроваджуючи надійні стратегії управління змінами. Використовуючи цільові показники, ви можете виміряти ефективність цих ініціатив і краще узгодити їх із цілями організації. Таким чином, HR не тільки підтримує успішні ініціативи зі зміни, а й сприяє загальному успіху та адаптивності бізнесу.

Управління змінами охоплює розроблення та реалізацію стратегічного плану підготовки співробітників до організаційних зрушень і змін. Воно також забезпечує постійну підтримку співробітників для успішної адаптації. Хоча управління змінами відрізняється в різних компаніях, ефективні стратегії управління змінами завжди спрямовані на мінімізацію опору й оптимізацію прийняття.

Коли компанії (і HR) впроваджують організаційні зміни, вони повинні бути в змозі виміряти їхній вплив. Метрики управління змінами допомагають HR кількісно та якісно виміряти, оцінити та оптимізувати результати цих організаційних змін.

Ці показники також допомагають відстежувати прогрес, виявляти сфери для поліпшення і, зрештою, краще узгоджувати стратегії з цілями організації та благополуччям співробітників. Потім HR доводить ключові показники та їхні результати до відома керівництва та інших ключових зацікавлених сторін.

Показники управління змінами вимірюють успіх зусиль зі зміни та сприяють розумінню ширших наслідків змін. HR може використовувати показники результатів і прийняття змін, щоб переконатися, що ініціативи зі змін відповідають стандартам продуктивності та відповідності й прийняті співробітниками.

HR-команди також можуть уважно стежити за тим, як працюють програми компанії, щоб рекомендувати будь-які необхідні коригування.

Нижче наведено три основні категорії показників управління змінами: досягнення, завершення та прийнятність. Кожна категорія містить корисні показники для вимірювання успіху ініціатив зі зміни вашої компанії, ступеня їхнього завершення та прийнятності.

1. Рейтинг відповідності процесам
Ця метрика допомагає переконатися в тому, що впроваджені у вашій компанії зміни відповідають законодавчій і нормативній базі. Вимоги до відповідності можуть варіюватися залежно від компанії, галузі та місця розташування.

Ось як розрахувати цю метрику:

Рейтинг відповідності процесів (%) = (Кількість процесів, що відповідають вимогам, ÷ загальна кількість процесів) × 100

2. Залученість і моральний стан співробітників
Великі й малі зміни в штаті неминуче вплинуть на залученість і моральний дух співробітників. Відстежуйте ці показники до, під час і після проведення змін у компанії; це дасть змогу отримати цінну інформацію про те, наскільки ефективно організація управляє впливом змін на своїх співробітників.

3. Продуктивність та ефективність роботи співробітників
Вимірювання змін у продуктивності та ефективності допомагає оцінити вплив ініціатив зі змін на продуктивність співробітників. Це також дає можливість оцінити, чи сприяють зміни підвищенню продуктивності праці, чи перешкоджають їм або не чинять на неї жодного впливу.

Ось як розрахувати загальний коефіцієнт продуктивності співробітників (employee productivity rate - EPR):

EPR = загальна кількість годин, відпрацьованих на тиждень ÷ загальна кількість співробітників.

Застосуйте цю формулу до періоду (наприклад, за місяць) до впровадження ініціатив зі зміни та до періоду після їх завершення, щоб виявити будь-яке зниження продуктивності праці співробітників. Це дасть вам змогу розв'язати проблему якнайшвидше й ефективніше.

4. Кількість інцидентів, пов'язаних із недотриманням вимог
Дуже важливо бути проактивним і виявляти будь-які «червоні прапорці» або випадки невідповідності вимогам на ранній стадії. Це дасть змогу HR швидко усунути прогалини та поліпшити процеси забезпечення відповідності.

Це допоможе запобігти переростанню незначних невідповідностей у серйозні проблеми, які можуть підірвати ініціативу змін, порушити роботу і негативно вплинути на моральний стан і продуктивність співробітників.

5. Економія витрат і окупність інвестицій (ROI)

Оцінка впливу ініціатив із впровадження змін на підсумковий результат компанії допомагає обґрунтувати інвестиції та продемонструвати відповідні вимірні переваги.

Це можуть бути показники продажів, задоволеності клієнтів та інші важливі бізнес-показники. Запобігання непотрібних витрат допомагає оптимізувати наявний бюджет.

Ось як розрахувати ROI:

ROI (%) = (Чиста вигода* ÷ вартість інвестицій) × 100

*Чиста вигода = Загальна вигода - Загальні витрати

6. Частка співробітників, які пройшли навчання
Цей показник вимірює відсоток співробітників, які пройшли необхідне навчання, пов'язане з ініціативами щодо змін. Він показує готовність співробітників до впровадження нових процесів або систем. Він також дає змогу оцінити інформацію, отриману після навчання, і виявити необхідні зміни.

Ось як розрахувати коефіцієнт завершення навчання співробітників:

Коефіцієнт проходження навчання співробітниками (%) = (кількість співробітників, які пройшли навчання, ÷ загальна кількість співробітників, які пройшли навчання) × 100

7. Рівень прийняття
Відстеження частки співробітників, які активно використовують нові системи або процеси, впроваджені в рамках ініціатив із перетворень, дає уявлення про те, як співробітники сприйняли ці зміни. Він також дає змогу визначити, наскільки ефективно співробітники застосовують отримані навички в реальних умовах.

Ось як розрахувати коефіцієнт освоєння:

Коефіцієнт освоєння (%) = (Кількість співробітників, які використовують новий процес/інструмент, ÷ загальна кількість співробітників) × 100

8. Досягнення основних етапів проєкту
Оцінка ступеня досягнення компанією ключових етапів ініціатив зі зміни допомагає визначити ефективність управління проєктом і загальний прогрес.

Це також дає змогу переглянути ці етапи, щоб оцінити, чи не є вони нереальними і чи не потрібно їх змінити або скасувати.

9. Задоволеність клієнтів і зацікавлених сторін
Зміни можуть вплинути на зовнішніх клієнтів і зацікавлених осіб. Відстежуйте їхню залученість, відстежуючи відвідуваність і участь у ключових зустрічах або фокус-групах під час і після впровадження змін. Для цього можна також використовувати опитування задоволеності співробітників і зворотного зв'язку.

Одним із широко використовуваних методів визначення задоволеності клієнтів є оцінка CSAT (customer satisfaction - задоволеності клієнтів). Зазвичай компанії отримують його, просячи клієнтів оцінити свою задоволеність продуктами/послугами за шкалою від одного до п'яти (п'ять - найбільша задоволеність).

Ось як розрахувати показник CSAT вашої компанії:

CSAT (%) = (Сума всіх оцінок ÷ загальна кількість відповідей) × 100

10. Організаційна відповідність
Оцінка відповідності ініціатив зі зміни організаційним цілям гарантує, що реалізація цих ініціатив не завдасть шкоди стратегічним цілям. Це також допомагає компанії та її співробітникам не витрачати зайвий час і сили на усунення серйозних розбіжностей між ініціативами змін і цілями організації.

11. Готовність до змін
Вимірювання готовності організації до змін дає змогу скоригувати стратегії, спрямовані на підвищення готовності до змін. SHRM рекомендує спочатку визначити ключові ролі для успішних змін (наприклад, посади, які керуватимуть новими бізнес-підрозділами та організаційною структурою). Потім оцініть їхню компетентність у контексті їхніх окремих посад.

І нарешті, використовуйте цю формулу для розрахунку готовності вашої компанії до змін:

Готовність до змін = (вакантні посади ÷ загальна кількість посад) × (співробітники з бажаною оцінкою компетентності ÷ загальна кількість оцінених співробітників) × 100

12. Швидкість змін
Моніторинг швидкості впровадження змін та адаптації організації дає уявлення про ефективність і гнучкість управління змінами.

Швидкість змін можна розрахувати за такою простою формулою:

Швидкість змін (%) = (Загальний час реалізації змін ÷ Загальний запланований час реалізації) × 100

13. Ефективність керівництва
HR має забезпечувати підтримку ініціатив зі зміни та нагадувати керівництву про необхідність подавати приклад, особливо під час змін і перехідного періоду.

Оцінка ролі керівництва в управлінні процесами змін і сприянні прийняттю їх співробітниками має вирішальне значення для успішного впровадження змін.

14. Зворотний зв'язок і задоволеність співробітників
Зберіть відгуки співробітників за допомогою опитування про їхній ступінь задоволеності процесом змін і вирішуйте будь-які проблеми в режимі реального часу. Це допоможе зберегти або підвищити моральний дух і звести до мінімуму опір.

Ви можете використовувати таку формулу для розрахунку індексу задоволеності співробітників (ESI) вашої компанії:

ESI (%) = (Загальна кількість співробітників, які дали позитивні відповіді на запитання опитування, ÷ загальна кількість співробітників, які взяли участь в опитуванні) × 100

15. Ефективність навчання
Переконайтеся, що співробітники володіють навичками і знаннями, необхідними для скорочення кількості помилок. Для оцінки навичок і знань можна використовувати оцінки до і після навчання. Також можна проаналізувати ширший вплив навчання на бізнес-результати, такі як ефективність або фінансові показники, щоб забезпечити відповідність цілям організації.

Ось як розрахувати ефективність навчання:

Ефективність тренінгу (%) = [(Оцінка після тренінгу - оцінка до тренінгу) ÷ оцінка до тренінгу] × 100

Під час розроблення процесу вимірювання управління змінами HR має дотримуватися таких простих кроків:

Крок 1: Встановіть цілі та завдання
Визначте бажані результати ініціативи зі зміни, узгодьте їх із цілями організації та переконайтеся, що вони ясні, вимірні та досяжні.

Крок 2: Визначте конкретні метрики та KPI
Виберіть кількісні та якісні показники для відстеження прогресу в досягненні цих цілей. До них можна віднести відстеження рівня продуктивності та швидкості впровадження.

Крок 3: Впровадити зміни
Реалізуйте ініціативи зі зміни, забезпечивши ретельну комунікацію, навчання і підтримку співробітників для плавного переходу.

Крок 4: Зберіть даних
Систематично збирайте дані протягом певного періоду часу за допомогою опитувань, звітів про виконану роботу, форм зворотного зв'язку та спостережень (це лише деякі способи).

Крок 5: Проаналізуйте, оцініть і скоригуйте
Проаналізуйте зібрані дані, щоб оцінити ефективність змін. Визначте області для поліпшення й уточніть стратегії та метрики, щоб краще досягти бажаних результатів.

Важливо розуміти важливість аналізу показників управління змінами. Це дасть вам змогу дати керівництву обґрунтовані рекомендації щодо поліпшення стратегії управління змінами в компанії. Ось кілька найкращих практик, які слід враховувати під час відстеження показників управління змінами:

• Використовуйте гнучкі методи управління змінами: Заохочуйте ітеративні та прості підходи, які забезпечують гнучкість і швидкість реагування на зворотний зв'язок і мінливі обставини.
• Використовуйте інструменти зворотного зв'язку зі співробітниками: Залучайте співробітників на всіх рівнях, запитуючи їхній внесок і зворотний зв'язок, щоб ви могли зрозуміти їхні проблеми, думки та пропозиції щодо ініціатив управління змінами. Опитування співробітників - чудовий інструмент для цієї мети.
• Використовуйте програмну аналітику: Використовуйте інструменти програмної аналітики для отримання конкретних даних і розуміння ефективності та впливу ініціатив зі зміни організації. Це сприяє ухваленню рішень на основі даних.
• Інтегруйте метрики в бізнес: Включіть показники управління змінами в оцінку бізнесу і персоналу, наприклад, в аналіз ефективності роботи співробітників, бізнес-плани і галузеві бенчмарки. Це допоможе узгодити бізнес-цілі з цілями організаційних змін.
• Відстежуйте і переглядайте показники: Використовуйте дані, які ви збираєте й аналізуєте, щоб виявити, усунути, донести і вирішити будь-які проблеми, які ви помітили. Ці показники також покажуть, що працює добре, і компанія зможе продовжувати розвивати ці ініціативи.

Перший крок до створення панелі показників управління змінами - визначення цілей і показників компанії. HR має визначити основні зацікавлені сторони, ролі та обов'язки, які беруть участь у процесі змін.

Ви можете поставити такі запитання, які допоможуть вам ухвалити рішення про те, які показники управління змінами слід відстежувати:

• Які цілі та переваги стратегії змін у компанії?
• Як ми будемо вимірювати її успіх і вплив?
• Кому потрібен доступ до панелі показників управління змінами?
• Як можна використовувати систему SMART (Specific, Measurable, Achievable, Relevant, and Time-bound) для чіткого та реалістичного визначення цілей і показників змін?
• Як HR може краще узгодити цілі та показники змін з організаційною стратегією, баченням і цінностями компанії?

Приладова панель показників управління змінами забезпечує доступ до ключових показників у режимі реального часу. Це централізований інструмент для моніторингу, аналізу та інформування про прогрес і вплив ініціатив зі змін. Приладова панель допоможе вам ухвалювати обґрунтовані, засновані на даних рішення й активно керувати процесами змін.

Ваш ІТ-відділ може або самостійно створювати панелі показників управління змінами, або найняти зовнішнього постачальника. Якщо приладову панель створюють власними силами, опрацюйте з ІТ-відділом технічні аспекти розроблення приладової панелі, включно з можливістю створення звітів.

Tableau
Потужна візуалізація даних, інформаційні панелі, що налаштовуються

ServiceNow
Інтегрована платформа для ІТ і корпоративних служб

OCM Solution
Спеціальне рішення для управління організаційними змінами

ChangeAnalytics
Аналітичне розуміння ініціатив зі зміни

DOMO
Облачна платформа; інтеграція даних у режимі реального часу

Вимірювання, інтерпретація та подання HR-даних - найважливіші навички для HR-фахівців. Підвищення рівня цих навичок допоможе вам представити керівникам цінні відомості, засновані на даних. Mike Pritula Academy пропонує програму підготовки:

• Курс Управління змінами дасть готові моделі успішного впровадження змін у компанії та потрібні інструменти
• Курс HR метрики допоможе оцінити ефективність процесів, керувати ними і, звісно ж, покращувати

Ви підвищите свою кваліфікацію і, отже, підвищите цінність вашої організації.