Від створення оголошень про вакансії до перегляду резюме та відбору претендентів - потрібно багато зусиль, щоб дістатися до етапу співбесіди в процесі найму. Щоб переконатися, що ваші зусилля витрачені не даремно, ви маєте вжити всіх можливих заходів, щоб звести до мінімуму відсів кандидатів на цьому етапі. Електронні листи з підтвердженням співбесіди (або повідомлення в месенджері) - це не просто ввічливість під час складання розкладу, це інструмент, який допоможе вам скоротити кількість неявок і підтримувати високу залученість кандидатів протягом усієї воронки найму.
Важливість електронних листів із підтвердженням співбесіди
Електронний лист із підтвердженням співбесіди - це можливість зафіксувати ключові деталі зустрічі в письмовому вигляді. Більшість людей проводять кілька годин на день у своїй поштовій скриньці, тому надсилання електронного листа - це ефективний і ненав'язливий спосіб поділитися цією важливою інформацією. Ваше повідомлення стане легкодоступною відправною точкою, якщо кандидату знадобиться нагадування про час, дату або місце співбесіди. До нього легко звернутися, і він допомагає запобігти помилкам у плануванні, які можуть призвести до непотрібних затримок під час найму.
Електронні листи з підтвердженням також є шансом підтримувати послідовну та привабливу лінію зв'язку з кандидатами. Кожне повідомлення, яке ви надсилаєте в процесі найму, - це можливість зміцнити свій бренд роботодавця та забезпечити позитивний досвід кандидата. Використовуйте цей метод, щоб підтримувати високий інтерес кандидатів і сильний ентузіазм до посади.
Нарешті, електронні листи з підтвердженням співбесіди можуть бути автоматизовані, що допомагає оптимізувати завдання і прискорити процес найму. Створивши шаблон і заповнивши його відповідною інформацією, ви заощадите час і скоротите кількість повідомлень, які можуть порушити концентрацію уваги рекрутерів.
Електронні листи з підтвердженням також є шансом підтримувати послідовну та привабливу лінію зв'язку з кандидатами. Кожне повідомлення, яке ви надсилаєте в процесі найму, - це можливість зміцнити свій бренд роботодавця та забезпечити позитивний досвід кандидата. Використовуйте цей метод, щоб підтримувати високий інтерес кандидатів і сильний ентузіазм до посади.
Нарешті, електронні листи з підтвердженням співбесіди можуть бути автоматизовані, що допомагає оптимізувати завдання і прискорити процес найму. Створивши шаблон і заповнивши його відповідною інформацією, ви заощадите час і скоротите кількість повідомлень, які можуть порушити концентрацію уваги рекрутерів.
Що включити в електронний лист
Ваші електронні листи з підтвердженням співбесіди мають містити всю інформацію, до якої кандидат має підготуватися і вчасно прибути на співбесіду. Ось деяка ключова інформація, яку слід включити:
Зрозуміла тема листа
Використовуйте чітку і пряму тему листа, щоб ваш електронний лист привернув увагу заявника і його було легко знайти для подальшого використання. [Назва компанії] - хорошими прикладами є деталі співбесіди або Підтвердження співбесіди на [дата].
Теплий привіт
Подякуйте кандидату за згоду брати участь у співбесіді та підкресліть свою зацікавленість у спілкуванні з ним.
Дата та час
Підтвердіть дату та час. Корисно вказати день тижня на додаток до дати в календарі. Крім того, обов'язково вкажіть, у якому часовому поясі ви плануєте зустріч.
Інтерв'юер(и)
Вкажіть імена та посади всіх інтерв'юерів, які братимуть участь у бесіді.
Місце проведення інтерв'ю
Вкажіть, де відбуватиметься співбесіда. Вкажіть платформу та надайте посилання на зустріч, якщо це віртуальна співбесіда.
Фізичні напрямки
Для особистої співбесіди вкажіть адресу та будь-які інші дані про місце розташування, які допоможуть кандидату дістатися туди (наприклад, «зайняти друге місце після проходження через вихід на реєстрацію»). Поясніть, як увійти в будівлю і з ким кандидат повинен попросити або з ким він повинен зустрітися після прибуття.
Технічні деталі
Для віртуальних співбесід поділіться інструкціями щодо того, як отримати доступ до зустрічі, а також щодо будь-яких приготувань, які мають бути зроблені заздалегідь, наприклад, щодо завантаження застосунку. Повідомте кандидату, до кого звернутися, якщо йому буде потрібна технічна допомога.
Часові рамки співбесіди
Повідомте кандидату, скільки триватиме співбесіда.
Структура інтерв'ю
Допоможіть кандидату показати себе якнайкраще, встановивши очікування щодо того, чого очікувати з точки зору структури співбесіди. Наприклад, повідомте їм, чи буде це групова або групова співбесіда, чи їм потрібно буде виконати завдання з оцінювання навичок або тесту в день співбесіди.
Що взяти з собою
Позначте будь-які матеріали, які кандидат має принести на співбесіду, наприклад, портфоліо, щоб поділитися з учасниками зустрічі, або дійсне посвідчення особи для отримання перепустки відвідувача.
Тепле закриття
Ще раз підкресліть свій ентузіазм у розмові з кандидатом і поділіться подробицями щодо того, як із ним зв'язатися, якщо йому потрібно внести будь-які зміни в розклад.
Зрозуміла тема листа
Використовуйте чітку і пряму тему листа, щоб ваш електронний лист привернув увагу заявника і його було легко знайти для подальшого використання. [Назва компанії] - хорошими прикладами є деталі співбесіди або Підтвердження співбесіди на [дата].
Теплий привіт
Подякуйте кандидату за згоду брати участь у співбесіді та підкресліть свою зацікавленість у спілкуванні з ним.
Дата та час
Підтвердіть дату та час. Корисно вказати день тижня на додаток до дати в календарі. Крім того, обов'язково вкажіть, у якому часовому поясі ви плануєте зустріч.
Інтерв'юер(и)
Вкажіть імена та посади всіх інтерв'юерів, які братимуть участь у бесіді.
Місце проведення інтерв'ю
Вкажіть, де відбуватиметься співбесіда. Вкажіть платформу та надайте посилання на зустріч, якщо це віртуальна співбесіда.
Фізичні напрямки
Для особистої співбесіди вкажіть адресу та будь-які інші дані про місце розташування, які допоможуть кандидату дістатися туди (наприклад, «зайняти друге місце після проходження через вихід на реєстрацію»). Поясніть, як увійти в будівлю і з ким кандидат повинен попросити або з ким він повинен зустрітися після прибуття.
Технічні деталі
Для віртуальних співбесід поділіться інструкціями щодо того, як отримати доступ до зустрічі, а також щодо будь-яких приготувань, які мають бути зроблені заздалегідь, наприклад, щодо завантаження застосунку. Повідомте кандидату, до кого звернутися, якщо йому буде потрібна технічна допомога.
Часові рамки співбесіди
Повідомте кандидату, скільки триватиме співбесіда.
Структура інтерв'ю
Допоможіть кандидату показати себе якнайкраще, встановивши очікування щодо того, чого очікувати з точки зору структури співбесіди. Наприклад, повідомте їм, чи буде це групова або групова співбесіда, чи їм потрібно буде виконати завдання з оцінювання навичок або тесту в день співбесіди.
Що взяти з собою
Позначте будь-які матеріали, які кандидат має принести на співбесіду, наприклад, портфоліо, щоб поділитися з учасниками зустрічі, або дійсне посвідчення особи для отримання перепустки відвідувача.
Тепле закриття
Ще раз підкресліть свій ентузіазм у розмові з кандидатом і поділіться подробицями щодо того, як із ним зв'язатися, якщо йому потрібно внести будь-які зміни в розклад.
Коли надсилати електронного листа
Якщо ви хочете найняти найкращих фахівців до того, як їх підхопить інший роботодавець, час має вирішальне значення. Електронні листи з підтвердженням співбесіди мають бути надіслані одразу після того, як кандидат погодився пройти співбесіду і вибрав відповідний часовий інтервал.
Якщо ваше підтвердження надсилається більш ніж за день або два до призначеного часу співбесіди, гарною ідеєю буде надіслати ще одне нагадування за 24 години до зустрічі. Це допоможе скоротити кількість пропущених зустрічей і дасть змогу кандидатам скасувати їх, якщо вони передумали або погодилися на іншу посаду з моменту вашої останньої взаємодії.
Якщо ваше підтвердження надсилається більш ніж за день або два до призначеного часу співбесіди, гарною ідеєю буде надіслати ще одне нагадування за 24 години до зустрічі. Це допоможе скоротити кількість пропущених зустрічей і дасть змогу кандидатам скасувати їх, якщо вони передумали або погодилися на іншу посаду з моменту вашої останньої взаємодії.
Шаблони листів
Шаблон для особистої співбесіди
Шановний [ім'я кандидата],
Дякуємо Вам за те, що Ви вказали свою готовність на співбесіду з [назва компанії]. Ми будемо раді дізнатися більше про ваш досвід і кваліфікацію.
Вашу співбесіду призначено на [день тижня, дата] о [час]. Вона відбуватиметься за адресою [адреса інтерв'ю та інформація про місце розташування]. Коли ви приїдете, [інструкції з прибуття, як-от паркування, реєстрація безпеки тощо].
Це групова співбесіда, яка, як очікується, триватиме приблизно [тривалість інтерв'ю]. Ви будете говорити з [інтерв'юером 1, посада] та [інтерв'юером 2, посада]. Інтерв'ю буде присвячено [темам, які обговорюватимуться].
Ми з нетерпінням чекаємо на особисту зустріч із вами і ще раз дякуємо вам за проявлений інтерес до ролі [назва посади]. Якщо у вас є якісь запитання або вам потрібно скоригувати час співбесіди, ви можете зв'язатися зі мною телефоном або написати текстове повідомлення за адресою [номер телефону].
З повагою,
[Ім'я відправника]
Шаблон для віртуальної співбесіди
Доброго дня [ім'я кандидата],
Дякуємо, що підтвердили свою готовність пройти співбесіду на нашу посаду [назва посади]. Ми призначили Вашу співбесіду на наступну дату і час:
[день тижня, дата] о [час].
Це буде віртуальна співбесіда, яка проходитиме на [платформі для інтерв'ю]. Вашим інтерв'юером буде [ім'я інтерв'юера, посада], а розмова триватиме приблизно [тривалість інтерв'ю].
Ось посилання для входу на зустріч. [надати посилання].
Перед співбесідою переконайтеся, що ви маєте доступ до надійного Wi-Fi і використовуєте браузер, який відповідає мінімальним вимогам для [платформа для співбесіди]. Ознайомитися з технічними характеристиками можна тут [посилання на технічні подробиці]. Якщо у вас виникнуть будь-які технічні труднощі, будь ласка, зв'яжіться з [ім'я, посада] за адресою [номер телефону].
Ми з нетерпінням чекаємо зустрічі з вами!
[Ім'я відправника]
Відправляючи швидкі та професійні електронні листи з підтвердженням співбесіди, використовуючи наведені вище шаблони, ви триматимете кандидатів у курсі та скоротите затримки на співбесіді, які можуть затримати ваш процес найму.
Як побудувати партнерські відносини із замовником
👉🏻 Senior Recruiter - курс для рекрутерів повного циклу, які знаються і на рекрутингу, і на сорсингу, і на оцінці кандидатів. Це не просто курс, це практична програма, на якій ви будете закривати свою реальну вакансію і пройдете шлях від А до Я.
Переходьте за посиланням, ставте запитання
