Розробка шаблону планування наступності допомагає визначити мету та ключові компоненти вашого плану наступності. Цей докладний шаблон допоможе вам визначити основні функції та зорієнтуватися в процесі планування наступності у вашій організації.
Найважливіші співробітники неминуче йдуть у відставку. Але якщо ви заздалегідь підготувалися до цієї ситуації, ви не будете захоплені зненацька і не будете змушені займатися ліквідацією наслідків. Натомість ви зможете відреагувати на ситуацію цілеспрямовано і матимете надійний план, на який можна спертися.
Існують різні типи шаблонів планування наступності, які ви можете використовувати залежно від рівня ролі, для якої ви розробляєте план наступності.
Найважливіші співробітники неминуче йдуть у відставку. Але якщо ви заздалегідь підготувалися до цієї ситуації, ви не будете захоплені зненацька і не будете змушені займатися ліквідацією наслідків. Натомість ви зможете відреагувати на ситуацію цілеспрямовано і матимете надійний план, на який можна спертися.
Існують різні типи шаблонів планування наступності, які ви можете використовувати залежно від рівня ролі, для якої ви розробляєте план наступності.
Шаблон планування наступності - це ретельно опрацьований документ, який описує та впорядковує процес планування наступності в організації. У шаблоні описано процеси та кроки, необхідні для виявлення, розвитку та підготовки внутрішніх кандидатів для заміщення ключових посад.
Що включити в шаблон планування наступності
Детальний план наступності підготує вашу організацію до майбутнього і надасть співробітникам можливості для розвитку в майбутньому. Щоб забезпечити це, ваш шаблон має охоплювати всі основні елементи процесу. Ефективний шаблон плану наступності має містити такі компоненти:
Ваш кадровий резерв можна розділити на три категорії готовності:
- Критичні ролі: Оскільки планування наступності передбачає заміну керівників високого рівня та інших життєво важливих співробітників, ви маєте вказати, на яких ролях зосереджуватиметься план.
- Ключові компетенції: Визначте компетенції, необхідні для виконання критично важливих ролей, щоб ви могли скласти план навичок, які організація вимагає від наступників.
- Терміни планування наступності: Складіть детальний графік із чітко визначеними етапами та термінами для кожного етапу процесу планування наступності. Це забезпечить підзвітність і дасть змогу уникнути застою.
- Потенційні кандидати на заміщення: Визначте людей, здатних обійняти ключові посади. Це допоможе вам визначити, чи може кадровий резерв компанії підтримувати планування наступності.
- Оцінка готовності потенційних наступників: Оцініть здатність і готовність потенційних наступників узяти на себе нові обов'язки, ґрунтуючись на їхньому досвіді, кваліфікації та результатах роботи. Виходячи з цього, ви зможете ухвалити рішення про плани розвитку, необхідні для усунення прогалин у кваліфікації.
Ваш кадровий резерв можна розділити на три категорії готовності:
- Готовність зараз (може одразу вступити в роль за належного навчання та підтримки)
- Готовність через один-два роки
- Готовність через три-п'ять років.
Види шаблонів планування наступності
Різні шаблони планування наступності мають різний ступінь деталізації та складності, щоб відповідати ситуації та потребам вашої організації.Нижче наведено огляд п'яти поширених типів шаблонів планування наступності:
1. Простий шаблон планування наступності
Ви можете використовувати електронну таблицю для складання простої схеми планування наступності. Вона має містити поля для такої інформації:
1. Простий шаблон планування наступності
Ви можете використовувати електронну таблицю для складання простої схеми планування наступності. Вона має містити поля для такої інформації:
- Посада для наступника
- Ім'я поточного керівника
- Термін, протягом якого наступник має обійняти цю посаду
- Ключові компетенції виконавця
- Імена кандидатів на заміщення посади
- Рейтинг готовності кандидатів на заміщення посади
- Короткий опис плану розвитку кандидата на заміщення посади
- Показники ефективності та KPI для плану наступності та роботи кандидата в ролі
- Періодичність моніторингу ефективності (щомісяця, щокварталу тощо)
- До кого звертатися (керівника), якщо роль раптом виявиться вільною.
👉🏻 Завантажити Простий шаблон планування наступності
2. Шаблон планування наступності з 9 box
Шаблон планування наступності з 9 box являє собою сітку, яка ділить співробітників на групи на основі критеріїв ефективності та потенціалу. Сітка створює візуальне відображення людей, які показали, що вони можуть досягати успіху на своїх поточних посадах і потенційно справлятися з більшою відповідальністю в майбутньому.
Ви можете використовувати такі кроки для розробки 9-box grid для вашої організації:
✅ Крок 1: Оцінка ефективності
На цьому етапі співробітники розміщуються на одній осі сітки на основі цілей організації та оцінок ефективності. Типова шкала включає в себе категорії низької, помірної та високої ефективності (або щось подібне).
✅ Крок 2: Оцінка потенціалу
Оцінка потенціалу передбачає аналіз талантів за допомогою об'єктивних даних, щоб знайти співробітників з мисленням зростання, які докладають додаткових зусиль. Наступні оцінки співробітників складають іншу вісь сітки:
Крок 3: Об'єднати показники і потенціал
На цьому етапі показники ефективності та потенціалу наносяться на сітку 3×3. У результаті співробітники розподіляються за такими категоріями, утворюючи сітку з 9 box:
Ця система координат дає змогу визначити високоефективних співробітників, співробітників середнього рівня, яким може бути корисною підтримка і розвиток, і співробітників із низькими результатами, яким потрібен негайний план підвищення ефективності (PIP).
Шаблон планування наступності з 9 box являє собою сітку, яка ділить співробітників на групи на основі критеріїв ефективності та потенціалу. Сітка створює візуальне відображення людей, які показали, що вони можуть досягати успіху на своїх поточних посадах і потенційно справлятися з більшою відповідальністю в майбутньому.
Ви можете використовувати такі кроки для розробки 9-box grid для вашої організації:
✅ Крок 1: Оцінка ефективності
На цьому етапі співробітники розміщуються на одній осі сітки на основі цілей організації та оцінок ефективності. Типова шкала включає в себе категорії низької, помірної та високої ефективності (або щось подібне).
✅ Крок 2: Оцінка потенціалу
Оцінка потенціалу передбачає аналіз талантів за допомогою об'єктивних даних, щоб знайти співробітників з мисленням зростання, які докладають додаткових зусиль. Наступні оцінки співробітників складають іншу вісь сітки:
- Низький потенціал: Ці співробітники вже працюють на межі своїх можливостей. Їм або не вистачає потенціалу для виконання більшого, ніж їхні поточні обов'язки, або мотивації для вдосконалення.
- Помірний потенціал: Ці співробітники працюють на очікуваному рівні і мають досвід або потенціал для подальшого розвитку в рамках своєї поточної ролі.
- Високий потенціал: Ці співробітники працюють вище очікуваного рівня в рамках своєї поточної ролі і готові перейти на посаду зі складнішими обов'язками.
Крок 3: Об'єднати показники і потенціал
На цьому етапі показники ефективності та потенціалу наносяться на сітку 3×3. У результаті співробітники розподіляються за такими категоріями, утворюючи сітку з 9 box:
- Недовиконавець (низький потенціал і низька продуктивність)
- Непослідовний виконавець (помірний потенціал, низька продуктивність)
- Невикористаний талант (високий потенціал, низька продуктивність)
- Ефективний виконавець (низький потенціал, помірна продуктивність)
- Надійний командний гравець (помірний потенціал, помірна продуктивність)
- Високий потенціал (високий потенціал, помірна продуктивність)
- Надійний професіонал (низький потенціал, високі показники)
- Сильний внесок (помірний потенціал, висока продуктивність)
- Винятковий талант (високий потенціал, висока продуктивність).
Ця система координат дає змогу визначити високоефективних співробітників, співробітників середнього рівня, яким може бути корисною підтримка і розвиток, і співробітників із низькими результатами, яким потрібен негайний план підвищення ефективності (PIP).
3. Шаблон планування наступності CEO
Шаблон планування наступності генерального директора - це дорожня карта, якої рада директорів може дотримуватися перед наймом генерального директора. Це план наступності керівництва, який враховує необхідні міркування та організовує загальний процес.
Шаблон планування наступності генерального директора має починатися з визначення критеріїв відбору кандидатів. Для цього необхідно визначити пріоритети організації, поточні та майбутні завдання, а також стратегії досягнення цілей. Це допоможе точно визначити навички та досвід, необхідні для керівництва компанією. Критерії можуть охоплювати досвід роботи в галузі, функціональну/освітню освіту, галузі лідерських компетенцій та особистісні якості.
Шаблон плану наступності керівництва організовує потенційних кандидатів у наступники, ранжуючи їхню готовність і придатність відповідно до заздалегідь встановлених критеріїв. У ньому також може бути зазначено, як вирощувати майбутніх кандидатів. Формати шаблонів планів наступності керівників різняться, оскільки вони мають враховувати потреби, цілі, культуру, розмір і конкурентні переваги кожної компанії. Однак розділи шаблону зазвичай включають такі заголовки:
Шаблон планування наступності генерального директора - це дорожня карта, якої рада директорів може дотримуватися перед наймом генерального директора. Це план наступності керівництва, який враховує необхідні міркування та організовує загальний процес.
Шаблон планування наступності генерального директора має починатися з визначення критеріїв відбору кандидатів. Для цього необхідно визначити пріоритети організації, поточні та майбутні завдання, а також стратегії досягнення цілей. Це допоможе точно визначити навички та досвід, необхідні для керівництва компанією. Критерії можуть охоплювати досвід роботи в галузі, функціональну/освітню освіту, галузі лідерських компетенцій та особистісні якості.
Шаблон плану наступності керівництва організовує потенційних кандидатів у наступники, ранжуючи їхню готовність і придатність відповідно до заздалегідь встановлених критеріїв. У ньому також може бути зазначено, як вирощувати майбутніх кандидатів. Формати шаблонів планів наступності керівників різняться, оскільки вони мають враховувати потреби, цілі, культуру, розмір і конкурентні переваги кожної компанії. Однак розділи шаблону зазвичай включають такі заголовки:
- Огляд діяльності на найближчі три-п'ять років
- Ідеальні характеристики наступного генерального директора
- Профіль наступного генерального директора
- Внутрішні кандидати на заміщення
- Зовнішні кандидати на заміщення
- План підбору або розвитку кандидатів.
👉🏻 Завантажити Шаблон планування наступності CEO
4. Шаблон плану розвитку співробітників
Постійні інвестиції в професійне зростання співробітників гарантують широкий вибір кваліфікованих наступників на ключові ролі. Це особливо вірно, коли план розвитку має враховувати як цілі організації, так і потреби співробітників.
Шаблон плану розвитку співробітника - це документ, у якому зазначено, що має зробити людина, щоб розширити свої знання та навички й отримати більше можливостей для кар'єрного зростання. Він дає змогу відстежувати прогрес і сприяє проведенню змістовних коучингових бесід між керівниками та співробітниками.
Цей шаблон містить інформацію про цілі розвитку, а також про розвиток навичок і план дій, необхідних для досягнення кожної мети.
Постійні інвестиції в професійне зростання співробітників гарантують широкий вибір кваліфікованих наступників на ключові ролі. Це особливо вірно, коли план розвитку має враховувати як цілі організації, так і потреби співробітників.
Шаблон плану розвитку співробітника - це документ, у якому зазначено, що має зробити людина, щоб розширити свої знання та навички й отримати більше можливостей для кар'єрного зростання. Він дає змогу відстежувати прогрес і сприяє проведенню змістовних коучингових бесід між керівниками та співробітниками.
Цей шаблон містить інформацію про цілі розвитку, а також про розвиток навичок і план дій, необхідних для досягнення кожної мети.
👉🏻 Завантажити Шаблон плану розвитку співробітника
5. Шаблон плану розвитку лідерства
План розвитку лідерства пропонує співробітникам довгострокову, індивідуальну стратегію набуття компетенцій, які організація хоче бачити у своїх майбутніх лідерах.
Шаблон плану розвитку лідерства пропонує послідовну структуру, яку керівники можуть застосовувати для стимулювання професійного зростання у своїх командах відповідно до цілей організації. Шаблон містить такі розділи: розвиток і підзвітність співробітників:
План розвитку лідерства пропонує співробітникам довгострокову, індивідуальну стратегію набуття компетенцій, які організація хоче бачити у своїх майбутніх лідерах.
Шаблон плану розвитку лідерства пропонує послідовну структуру, яку керівники можуть застосовувати для стимулювання професійного зростання у своїх командах відповідно до цілей організації. Шаблон містить такі розділи: розвиток і підзвітність співробітників:
- Особисті дані співробітника
- Цілі
- Розвиток навичок, необхідних для досягнення цілей
- План дій щодо досягнення цілей
- Очікувані результати
- Терміни
- Зворотній зв'язок та оцінка керівника.
Як ефективно використовувати шаблон планування наступності
Неважливо, розробите ви схему планування наступності з нуля чи скористаєтеся типовим варіантом, ви маєте витягти з неї максимум користі. Ось кілька порад щодо створення та ефективного використання шаблонів планування наступності:
Крок 1: Чітко визначте кожен розділ
Ви маєте бути в змозі легко прочитати і заповнити шаблон. За потреби коригуйте шаблон, додаючи або видаляючи розділи, щоб зробити його максимально актуальним. Використовуйте звичні формулювання для інструкцій, заголовків і розділів і чітко вказуйте, яку саме інформацію необхідно заповнити.
Крок 2: Застосовуйте послідовні критерії
Переконайтеся в об'єктивності та порівнянності оцінок у рамках шаблону, використовуючи одні й ті самі критерії для оцінювання ролей та їхніх потенційних наступників. Це охоплює чіткі визначення і стандартизовані шкали оцінювання для розмежування критичності, дефіциту, навичок, компетенцій і рівнів готовності.
Крок 3: Забезпечте практичне застосування
Шаблон має стати каталізатором розвитку наступника. Він має містити чіткі, здійсненні кроки, які потенційні наступники мають зробити для підготовки до майбутньої ролі. Це можуть бути цільові тренінги, перспективні проєкти, стажування, наставництво або семінари з лідерства.
Крок 4: Регулярно оновлюйте інформацію
Планування наступності - це безперервний процес, тому шаблон має розвиватися, щоб відображати це. Заплануйте регулярний перегляд і оновлення шаблону, щоб підтримувати його в актуальному стані та враховувати мінливі пріоритети бізнесу. Це може вимагати додавання нових потенційних наступників, перегляду критичних ролей, оновлення інформації про прогрес у розвитку та потреби, а також відображення будь-яких змін у ключових позиціях.
Крок 1: Чітко визначте кожен розділ
Ви маєте бути в змозі легко прочитати і заповнити шаблон. За потреби коригуйте шаблон, додаючи або видаляючи розділи, щоб зробити його максимально актуальним. Використовуйте звичні формулювання для інструкцій, заголовків і розділів і чітко вказуйте, яку саме інформацію необхідно заповнити.
Крок 2: Застосовуйте послідовні критерії
Переконайтеся в об'єктивності та порівнянності оцінок у рамках шаблону, використовуючи одні й ті самі критерії для оцінювання ролей та їхніх потенційних наступників. Це охоплює чіткі визначення і стандартизовані шкали оцінювання для розмежування критичності, дефіциту, навичок, компетенцій і рівнів готовності.
Крок 3: Забезпечте практичне застосування
Шаблон має стати каталізатором розвитку наступника. Він має містити чіткі, здійсненні кроки, які потенційні наступники мають зробити для підготовки до майбутньої ролі. Це можуть бути цільові тренінги, перспективні проєкти, стажування, наставництво або семінари з лідерства.
Крок 4: Регулярно оновлюйте інформацію
Планування наступності - це безперервний процес, тому шаблон має розвиватися, щоб відображати це. Заплануйте регулярний перегляд і оновлення шаблону, щоб підтримувати його в актуальному стані та враховувати мінливі пріоритети бізнесу. Це може вимагати додавання нових потенційних наступників, перегляду критичних ролей, оновлення інформації про прогрес у розвитку та потреби, а також відображення будь-яких змін у ключових позиціях.
Передові методи планування наступності
Прийміть довгострокову, постійну перспективу
Не чекайте, поки виникне гостра потреба в плані наступності, щоб його реалізувати. Почніть цей процес якомога раніше, розуміючи, як він може підтримати безперервність бізнесу і задовольнити майбутні потреби організації.
Пам'ятайте, що планування наступності має бути постійним. Постійне оновлення критично важливих ролей - важлива і необхідна компетенція, яка забезпечує постійну можливість розвитку співробітників.
Зміцнюйте співпрацю з вищим керівництвом
Планування наступності має бути командною роботою. Лідерство має бути рушійною силою, а HR має відігравати допоміжну роль. Незважаючи на те, що вищі керівники, як правило, зосереджені на посадах високого рівня, які вони цінують найбільше, їхня підтримка впродовж усього процесу робить діяльність із планування наступності надійнішою.
HR має заохочувати керівників демонструвати свою прихильність, надаючи свої експертні оцінки, беручи активну участь в ухваленні рішень і навіть навчаючи потенційних наступників.
Пріоритет професійного розвитку
Інвестиції в професійний розвиток збагачують досвід співробітників і зміцнюють кадровий резерв, усуваючи брак професійних навичок. Підтримуйте культуру навчання, надаючи співробітникам достатні можливості для розвитку, щоб вони набули лідерських якостей, необхідних для подальшої кар'єри.
Ви можете підготувати співробітників до того, щоб вони стали майбутніми лідерами, надаючи їм такі можливості навчання, як спеціалізовані тренінги, конференції, семінари та майстер-класи, професійні сертифікаційні платформи, програми наставництва та коучингу, а також перехресне навчання.
Відкрито інформуйте про процес планування наступності
Інформуйте співробітників про план наступності організації та про те, як він вплине на них. Відверто розкажіть про процедури, передбачені планом, щодо визначення, розвитку та відбору потенційних наступників. Це зміцнить довіру і підвищить залученість співробітників.
Ви також маєте бути прозорі з потенційними наступниками та керувати їхніми очікуваннями (наприклад, потрапляння в шорт-лист на керівну посаду не гарантує, що вони її отримають). Нагадайте їм, що деталі плану мають попередній характер, оскільки потреби та обставини бізнесу можуть змінитися без попередження.
Враховуйте надзвичайні ситуації, пов'язані з наступністю
У разі раптового звільнення співробітників організація може не встигнути заздалегідь оголосити про кожну вакансію. Тому вам необхідний комплексний план наступності, який дасть змогу розв'язати проблему несподіваних вакансій на важливих посадах, зберегти стабільність і мінімізувати ризики.
Раптові відходи часто призводять до збоїв у роботі. Ви можете підготуватися до них, тимчасово розподіливши обов'язки або призначивши тимчасових керівників, які зможуть зайняти кожну важливу роль. Обов'язково регулярно переглядайте план наступності та оновлюйте його в міру необхідності.
Не чекайте, поки виникне гостра потреба в плані наступності, щоб його реалізувати. Почніть цей процес якомога раніше, розуміючи, як він може підтримати безперервність бізнесу і задовольнити майбутні потреби організації.
Пам'ятайте, що планування наступності має бути постійним. Постійне оновлення критично важливих ролей - важлива і необхідна компетенція, яка забезпечує постійну можливість розвитку співробітників.
Зміцнюйте співпрацю з вищим керівництвом
Планування наступності має бути командною роботою. Лідерство має бути рушійною силою, а HR має відігравати допоміжну роль. Незважаючи на те, що вищі керівники, як правило, зосереджені на посадах високого рівня, які вони цінують найбільше, їхня підтримка впродовж усього процесу робить діяльність із планування наступності надійнішою.
HR має заохочувати керівників демонструвати свою прихильність, надаючи свої експертні оцінки, беручи активну участь в ухваленні рішень і навіть навчаючи потенційних наступників.
Пріоритет професійного розвитку
Інвестиції в професійний розвиток збагачують досвід співробітників і зміцнюють кадровий резерв, усуваючи брак професійних навичок. Підтримуйте культуру навчання, надаючи співробітникам достатні можливості для розвитку, щоб вони набули лідерських якостей, необхідних для подальшої кар'єри.
Ви можете підготувати співробітників до того, щоб вони стали майбутніми лідерами, надаючи їм такі можливості навчання, як спеціалізовані тренінги, конференції, семінари та майстер-класи, професійні сертифікаційні платформи, програми наставництва та коучингу, а також перехресне навчання.
Відкрито інформуйте про процес планування наступності
Інформуйте співробітників про план наступності організації та про те, як він вплине на них. Відверто розкажіть про процедури, передбачені планом, щодо визначення, розвитку та відбору потенційних наступників. Це зміцнить довіру і підвищить залученість співробітників.
Ви також маєте бути прозорі з потенційними наступниками та керувати їхніми очікуваннями (наприклад, потрапляння в шорт-лист на керівну посаду не гарантує, що вони її отримають). Нагадайте їм, що деталі плану мають попередній характер, оскільки потреби та обставини бізнесу можуть змінитися без попередження.
Враховуйте надзвичайні ситуації, пов'язані з наступністю
У разі раптового звільнення співробітників організація може не встигнути заздалегідь оголосити про кожну вакансію. Тому вам необхідний комплексний план наступності, який дасть змогу розв'язати проблему несподіваних вакансій на важливих посадах, зберегти стабільність і мінімізувати ризики.
Раптові відходи часто призводять до збоїв у роботі. Ви можете підготуватися до них, тимчасово розподіливши обов'язки або призначивши тимчасових керівників, які зможуть зайняти кожну важливу роль. Обов'язково регулярно переглядайте план наступності та оновлюйте його в міру необхідності.
Планування наступності - це проактивний механізм, який підвищує стійкість і забезпечує майбутнє організації. Завдяки повному шаблону планування наступності ви зможете реалізувати стратегію наступності вашої організації, будучи готовими до будь-яких несподіванок на цьому шляху.
👉🏻 Power HR - це комплексний курс з управління персоналом, який охоплює такі ключові теми, як стратегія управління (Power Strategy), ефективний підбір персоналу (Power Recruiting), управління талантами (Power Talent Management), мотивація співробітників (Power Motivation) і вирішення складних завдань (Power Troubleshooting).
