Надійні HR-дані дозволяють організаціям краще розуміти своїх співробітників, процеси та потенціал. Але які джерела даних можна використовуватиме аналітики даних у відділі?
Типи джерел даних HR
Джерела даних HR можна розділити на чотири основні групи:
- Дані щодо HR-систем
Дані з HRIS компанії включають більшість даних компанії про її співробітників. Найпоширеніші приклади HRIS-провайдерів, особливо у великих компаніях, включають Oracle, SAP та Workday. Інші системи включають систему відстеження кандидатів (ATS) та систему управління навчанням (LMS).
- Інші дані HR
Деяка інформація необхідна HR для прийняття рішень на основі даних, але не включена до HRIS. Це часто дані, отримані за допомогою опитувань чи інших методів виміру.
- Бізнес-дані
Хоча під час проведення аналітики персоналу неможливо охопити все бізнес-дані, вона грає дедалі важливішу роль у зв'язку з трендами робочої сили в більш широкими результатами компанії. Це включає дані з фінансових, продажів, операційних систем та зворотного зв'язку клієнтів.
- Зовнішні дані
Дані із зовнішніх джерел, таких як галузеві звіти та тенденції, а також дані, наприклад, про грип та погоду, також формують HR-стратегії.
Джерела даних HR-систем
HRIS компанії містить дані про найбільш поширені HR-функції, включаючи рекрутинг, управління ефективністю та управління талантами. Хоча модулі HRIS відрізняються від компанії до компанії, часто існує загальна група модулів, які містять дані, корисні для аналітики людей.
Дані про набір персоналу
Рекрутингові дані, зібрані з ATS, яка є частиною або пов'язаною з HRIS, є поширеним джерелом даних для аналізу. Він включає кількість кандидатів, які подавали заявки, їх резюме, інші характеристики, а також дані про лійку рекрутингу, джерела рекрутингу, відбір і так далі. ATS – найпоширеніше джерело даних для метрик рекрутингу .
Демографічні дані
Ще одним ключовим джерелом даних є записи співробітників HRIS. До них належать посвідчення осіб співробітників, імена, стать, дати народження, місця проживання, посади, відділи, специфікації центру витрат, дати звільнення тощо. Ці демографічні дані часто включаються до аналізу як контрольні змінні.
Крім того, при ручному об'єднанні даних часто створюється база даних, яка збагачена даними з інших систем шляхом зіставлення ідентифікатора співробітника як унікального ідентифікатора.
Дані про відсутність
Зафіксовані дані про відсутність – ще одне ключове джерело даних HR. Зазвичай відстежують лікарняні та фіксують їх у системі. Деякі організації також вказують на причини відсутності. Аналогічно, враховуються й інші види відпустки, такі як батьківська та FMLA-відпустка, а також дані про запізнення.
Дані управління продуктивністю
Система управління ефективністю (PMS) часто є частиною HRIS і містить інформацію про управління ефективністю , включаючи опитування співробітників та оцінки ефективності.
Дані управління навчанням
Система управління навчанням (LMS) - ще одне джерело інформації в галузі HR. Фіксується прогрес співробітників з різних програм.
Однак не всі навчальні дані зберігаються в LMS. Наприклад, фінансовий відділ часто зберігає інформацію про витрати із зовнішніх джерел, тоді як вплив та ефективність навчання зазвичай вимірюються за допомогою опитувань.
Архітектура професій
Архітектура роботи — це фреймворк, який є основою оплати праці. Інші пов'язані терміни - оцінка вакансій та прокачування. Різні ролі організовані за шкалою зарплат із діапазонами та рангами з максимальним рівнем винагороди.
Наприклад, компанія може згрупувати інженерів-програмістів на рівні від молодшого до старшого та ведучого, кожен з яких прив'язаний до певного діапазону зарплат та чітких очікувань.
При використанні в аналітиці вона допомагає відповідати на такі питання, як:
- Чи рівні зарплати однаково між подібними посадами чи відділами?
- Скільки співробітників обіймають посади з потенціалом зростання та обмежених посад?
- На деяких рівнях спостерігається вища плинність кадрів чи підвищення?
- Наскільки добре організація розвиває таланти з різних посадових категорій?
Компенсації та пільги
Важливою частиною підтримки залучення співробітників є забезпечення справедливої оплати за свою роботу. Дані про компенсації та пільги також зберігаються в HR-системі компанії та/або системі розрахунку заробітної плати. У ній включені деталі пакету компенсацій та вторинні пільги для працівників.
Планування наступності
Плани наступності також часто зустрічаються у HR-системі. Обсяг даних із цього питання залежить від практик планування наступності організації. Приклади включають дані про розвиток лідерських якостей та дані про те, які співробітники йдуть у черзі на певні посади.
Розвиток талантів
Сюди входять дані про програми, спрямовані на розвиток внутрішніх талантів – наприклад, треки розвитку лідерства, списки співробітників із високим потенціалом чи участь у наставництві. Хоча деякі елементи можуть перебувати в LMS, ширші дані про розвиток талантів часто надходять з кількох джерел, включаючи HRIS, огляд талантів та інструменти відстеження програм. Вона дає уявлення про те, як організація інвестує у майбутніх лідерів та внутрішню мобільність.
Інтерв'ю під час звільнення
Залежно від організації дані про вихідні інтерв'ю також можуть зберігатися в HRIS. Дані надають, серед іншого, інформацію про причини звільнення співробітників з організації. Це може бути корисно для отримання розуміння зниження текучості кадрів і поліпшення їх досвіду.
Інші джерела даних HR
Це джерела, які зазвичай не входять до HRIS, часто тому, що їх складніше збирати через стандартизовані процеси. Хоча такі дані не завжди структуровані чи централізовані, вони додають важливий контекст до того, як співробітники працюють, співпрацюють та взаємодіють із організацією.
Дані навчальних програм
Дані щодо ефективності навчання та оцінки навчальних програм часто зберігаються окремо від LMS та керуються навчальним відділом. Ці дані можуть зберігатися в таблицях Excel та інструментах для збирання опитувань.
Інтеграція цих даних у ширшу базу даних HR-звітності та аналітики є одним із перших пріоритетів для організацій, які починають працювати над аналітикою навчання або намагаються просунути свою звітність.
Дані про подорожі
Дані про поїздки дають корисний контекст про ролі співробітників та режими роботи, особливо для глобальних або орієнтованих на клієнтів команд. Оскільки це зазвичай управляється через фінансові або туристичні системи бронювання, він зазвичай знаходиться поза HRIS і потребує окремого аналізу.
Дані наставництва
Програми наставництва можуть бути багатим джерелом даних, якщо їх правильно відстежувати. Інформація, така як учасники, тривалість наставництва, типи збігу (колеги, крос-функціональні, старші та молодші) та відгуки від учасників, можуть допомогти HR оцінити охоплення програм, ефективність та її роль у кар'єрному зростанні.
Ці дані корисні для розуміння тенденцій розвитку, підтримки цілей DEIB та визначення майбутніх лідерів. Це може бути пов'язано зі спеціалізованими платформами наставництва, координаторами програм або інструментами опитувань.
Дані опитувань співробітників
Більшість даних HR збирається через опитування. Це може змінюватись від опитування за якістю їжі в їдальні, опитування генерального директора про популярність до традиційного опитування залучення співробітників.
Більшість компаній розсилають опитування децентралізовано, що може призвести до розкиданості даних по всій організації та втомі від опитувань. Збір цих даних в одному місці допомагає краще зрозуміти дані опитувань співробітників.
Обстеження взаємодії
Опитування залучення іноді входить у згадане нами опитування співробітників. Однак опитування щодо залучення часто збираються третьою стороною для гарантії анонімності. Це означає, що опитування залученості функціонують як окреме джерело даних зі своєю структурою та звітністю.
Благополуччя та благополуччя
Залежно від організації можуть бути доступні записи про участь у програмах оздоровлення працівників. Це ще одне джерело даних, яке зазвичай не фіксується в HRIS.
Дані про соціальні мережі організацій
Дані про соціальні мережі організації – також звані аналізом організаційних мереж (ONA) – показують, як співробітники взаємодіють та співпрацюють по всій організації. Він може виявити неформальних інфлюєнсерів, вузьких місць у комунікації та міжкомандну динаміку.
Дані ONA можуть надходити з різних джерел, включаючи інструменти для спільної роботи (наприклад, електронну пошту або чат-платформи), дані календаря, телефонні журнали або спеціалізовані мережеві опитування. Хоча це вимагає ретельного поводження з міркувань конфіденційності, ONA може дати цінне розуміння того, як дійсно виконується робота за межами організаційних схем.
Джерела бізнес-даних
Обсяг бізнес-даних практично нескінченний. Багато бізнес-джерел даних можна використовувати для аналітики людей. Ось деякі з найважливіших з них.
Дані CRM
Система управління взаємовідносинами з клієнтами компанії містить безліч даних про клієнтів. Сюди входять моменти контакту з клієнтами, оцінки NPS за цими точками контакту, результат лідерів тощо. Ці дані можуть бути ключовими результатами, які використовуються для оцінки впливу політик з персоналу на співробітників, які працюють з клієнтами.
Фінансові дані
Фінансові дані – ще одне ключове джерело бізнес-даних. Її можна використовувати для простого аналізу витрат на навчання та розробки або складніших аналізів витрат на працю, розрахунку ROI для різних втручань та інших фінансових аналізів.
Дані управління виробництвом
Системи управління виробництвом відстежують операційні метрики, такі як розклад, дзвінки у службу, швидкість доставки та терміни виконання. Хоча ці дані здебільшого використовуються операційними командами, вони можуть бути результатами в аналітиці персоналу — допомагаючи HR оцінити, як кадрова політика впливає на продуктивність, ефективність або якість послуг у виробничих та адміністративних ролях.
Дані про продаж
Дані про продаж – ще один показник результату. Приклади включають продажі на магазин, які можуть бути використані як дані про результати для оцінки впливу різних HR-політик, наприклад, ефективності програм навчання.
Зовнішні джерела даних
Крім внутрішніх систем, зовнішні дані можуть відігравати ключову роль у формуванні стратегій персоналу та розумінні динаміки робочої сили. Ось кілька помітних категорій:
Бази даних з бенчмаркінгу ринку праці та зарплат
Такі джерела, як Glassdoor, Payscale та Бюро статистики праці (BLS), надають дані про компенсації та ринок праці. Ці показники допомагають HR зберігати конкурентоспроможність в оплаті, розуміти доступність талантів та помічати зміни попиту на певні навички.
Звіти конкурентів та галузі
Дослідження таких організацій, як McKinsey, SHRM і Deloitte, дають уявлення про тенденції найму, показники робочої сили та HR-практики, що розвиваються. Ці звіти допомагають контекстуалізувати внутрішні дані та спрямовувати стратегічне планування.
Бази даних з державних та комплаєнсних питань
Такі агентства, як EEOC, OSHA та IRS, публікують дані з трудового права, безпеки, пільг та тенденцій у сфері робочої сили. Ця інформація підтримує зусилля щодо дотримання вимог і може допомогти в управлінні в управлінні ризикамита розробці політики.
Дошки оголошень та платформи для найму
Дошки оголошень та платформи для найму, такі як LinkedIn, Indeed та ZipRecruiter, можуть служити зовнішніми джерелами даних, надаючи інформацію про результати вакансій, доступність кандидатів та конкурентоспроможність на ринку. Роботодавці, які використовують ці інструменти, можуть отримати доступ до аналітики для вдосконалення стратегій закупівлі та адаптації до тенденцій ринку праці. Навіть без повного доступу ці платформи все одно можуть надавати корисні сигнали про попит на найм та галузевих стандартах.
7 порад щодо роботи з джерелами даних HR
Робота з безліччю різних джерел HR даних вимагає структури та ефективного управління даними HR. Ось сім найкращих практик, які варто розглянути при впровадженні:
- Централізація даних
Використовуйте Інформаційну систему управління персоналом (HRIS) як єдине джерело достовірності даних про співробітників. Інтегруйте інші HR-системи, такі як ATS, LMS, системи розрахунку заробітної плати та управління ефективністю для усунення ізольованих даних. Використовуйте платформи HR-аналітики або сховища даних для консолідації інформації з кількох джерел.
- Підтримка відповідності та безпеки даних
Дотримуйтесь рекомендацій та нормативів для захисту конфіденційності працівників та дотримання вимог HR. Обмежити доступ до конфіденційних даних HR на основі дозволів, заснованих на ролях, а також зашифровувати та копіювати дані HR.
- Навчайте HR-фахівців грамотності у роботі з даними
Фахівці з грамотністю в галузі HR можуть отримувати релевантну інформацію з даних, критично оцінювати дані та застосовувати їх у конкретних цілях.
- Об'єднайте HR-дані з бізнес-даними
Ви можете об'єднати HR-дані з бізнес-даними (наприклад, показниками продажу та обслуговування клієнтів), щоб оцінити, як ваші HR-практики сприяють досягненню бізнес-цілей вашої організації.
Ланцюжок створення цінності HR може допомогти вам із цим аналізом.
Ланцюжок створення цінності HR може допомогти вам із цим аналізом.
- Встановіть чітке володіння та керування даними
Призначити HR-керуючих даними для контролю цілісності та відповідності даним, визначити право власності на дані для кожної HR-функції (наприклад, команда із зарплати управляє даними про зарплати, команда за набором — з даними ATS тощо), а також створювати політики управління даними HR, що охоплюють доступ до даних, права на зміну та структуру звітності.
- Постійно вдосконалюйте стратегії за даними
Регулярно переглядайте методи збору даних у HR, щоб усунути надлишкові джерела даних та оптимізувати процеси.
- Забезпечте якість даних
Ви хочете переконатися, що зібрані та з якими ви працюєте дані, тобто повні, без помилок та актуальні.
Кожна організація структурувала свої HR та бізнес-дані по-своєму. Деякі дані та джерела, згадані в цій статті, можуть бути доступними, але інші дані можуть (поки що ні). Ось чому важливо скласти карту того, що вже доступно, виявити прогалини та розробити план для поступового залучення нових даних у ваші HR-аналітичні зусилля.
За допомогою програми HR Аналітика ви навчитеся збирати та очищати дані з різних джерел, використовувати інструменти візуалізації даних для ефективного донесення інформації та перетворювати інсайти на дії.
