Щорічний HR-звіт — це спосіб показати вашим зацікавленим сторонам цінність, яку HR приносить бізнесу. Він охоплює як здобутки, так і виклики, з якими зіткнулися цього року. Крім того, це підкреслює, як відділ кадрів робить внесок у ефективність, OKR та стратегічні цілі вашої компанії.
Важливою частиною розробки ефективного щорічного звіту HR є включення правильних метрик для чіткого кількісного визначення впливу HR на стратегічні цілі та ефективність організації.
Щорічний звіт HR не лише підбиває підсумки минулорічних стратегій по роботі з персоналом, а й прокладає подальший курс. З огляду на це, знання, що включати до щорічного HR-звіту, вкрай важливо для кожного члена команди кадрів. Подумайте, кому ви презентуватимете і яка інформація буде для них найбільш значущою.
Ціль звіту HR
Мета щорічного звіту HR полягає у наступному:
- Надає повний огляд співробітників та тенденцій компанії, а також гарантує, що HR-практики відповідають різним KPI або OKR. Хоча HR-фахівці зазвичай надають щотижневі або щомісячні звіти, щорічний звіт дає важливий огляд для прийняття довгострокових стратегічних рішень
- Надає зацікавленим сторонам докладну інформацію про організацію, яка не надто очевидна
- Надає огляд ключових ініціатив та результатів минулого року
- Включає кількісну та якісну інформацію
- Дозволяє HR вимірювати та відстежувати ключові показники робочої сили, а також успіхи чи невдачі
- Дає вказівки для постановки точних та реалістичних цілей на наступний рік
- Надати якісну ретроспективу, яка дозволить заінтересованим сторонам розробити план подальшої дії.
Метрики, які потрібно включити до щорічного звіту HR
У HR є ключові функції, і ваш щорічний звіт по HR може включати метрики по всіх цих функцій, якщо потрібно. Проте минули дні 150-сторінкового звіту. Особам, які ухвалюють рішення, потрібна правильна інформація в потрібний час, тому ви повинні включати свої метрики, виходячи з наступного:
- Зацікавлені сторони: Подайте свій щорічний HR-звіт як модель plug-and-play, де можна подати відповідні метрики залежно від того, хто дивиться звіт. Вашій HR-команді може знадобитися повний звіт для оцінки їхньої роботи, тоді як генеральний директор може захотіти відзначити лише найгостріші питання. Наприклад, ваші менеджери з найму можуть більше цікавитись метриками утримання, тоді як внутрішня команда, яка відповідає за навчання та розвиток, може цікавитись метриками L&D.
- Цілі вашої організації: Виходячи з бізнес-цілей цього року, слід адаптувати свій щорічний HR-звіт відповідно. Наприклад, якщо ключовим бізнес-рішенням був розвиток бізнесу через внутрішні акції, слід включати метрики, що відповідають цьому.
Ось 15 метрик, які варто включити до підкатегорії: набір, утримання, навчання, розвиток та залучення:
Метрики найму
Колишній операційний директор General Electric, Лоуренс Боссіді, якось сказав: «Ніщо не важливіше за найм і розвиток людей. Зрештою, ти ставиш на людей, а не на стратегії.
Метрики рекрутингу використовуються для оцінки успіху вашого процесу найму та оптимізації процесу найму кандидатів для вашого бізнесу. Вони надають дані, необхідні для покращення процесу найму, що безпосередньо впливає на фінансові показники вашого бізнесу.
Розгляньте можливість включення наступних показників по набору персоналу до вашого щорічного звіту з кадрів:
- Вартість найму - це показник ефективності і того, наскільки економічно ефективним є весь ваш процес найму. Він включає як внутрішні витрати (відповідність вимогам, інструменти, адміністративні витрати тощо), і зовнішні витрати (перевірка біографії, витрати на закупівлі, поїздки, маркетинг та інших.). Він дає уявлення про ваші витрати на рекрутинг та про те, як можна оптимізувати витрати на різних етапах найму.
- Час на продуктивність /продуктивність - це вимірює, скільки часу потрібно новим співробітникам, щоб увійти в курс і стати продуктивними. Це міра часу між першим днем найму та моментом, коли співробітники повністю роблять внесок в організацію.
- Співвідношення співбесід до співробітників — це кількість співбесід, які менеджер по найму мав провести до того, як зробити пропозицію. Це корисна метрика, тому що вона показує скільки годин було витрачено на співбесіди. Також зазначено, чи використовуються правильні методи пошуку ресурсів, ясність оголошення про вакансію та узгодженість між рекрутером та менеджером по найму.
- Плинність нових співробітників – це відсоток співробітників, які йдуть з вашої компанії в певний період, зазвичай у перший рік. Для розрахунку плинності нових співробітників поділіть кількість нових співробітників, які пішли в той же період, на загальну кількість працівників, які пішли за той же період. Це вимірює якість вашої програми адаптації та наскільки ваша робота відповідає вимогам нового співробітника. Це також показник того, наскільки здорова ваша організаційна культура, тому що якщо надто багато людей йде в перший рік, значить щось не так.
Метрики утримання
Залучати правильних людей до вашої організації важливо, а їх утримання ще важливіше. Саме тому ваші показники утримання працівників є ключовою частиною щорічного HR-звіту. Метрики утримання дають докладне уявлення про причини залишених співробітників, і можуть використовуватися для моніторингу співробітників із групи ризику, а також зниження відтоку в довгостроковій перспективі.
Розгляньте можливість включення наступних показників утримання співробітників до вашого щорічного звіту HR:
- Чисельність персоналу – кількість співробітників, які працюють у вашій компанії зараз. Це включає штатних працівників, контрактних працівників, фрілансерів та інших. Щоб зробити звіт корисним, додайте діаграму, яка показує чисельність співробітників у різні періоди року, або надайте додаткові коментарі, якщо за цей період відбулися значні зміни.
- Демографія та різноманітність – це показує кількість співробітників за демографічними та категоріями різноманітності. Виходячи з цілей вашої компанії в плані демографії та різноманітності, обов'язково вказуйте метрики, в яких організація сильна та слабка. Зверніть увагу на будь-які позитивні чи негативні тенденції.
- Рівень догляду – простіше кажучи, відтік це швидкість догляду працівників. Щоб отримати цей показник, розділіть кількість співробітників, що пішли, на середню кількість співробітників за той же період і виділіть це у відсотках. Річний огляд вашого рівня догляду показує, наскільки добре чи погано ваша компанія утримує таланти, наскільки привабливим є ваш бренд і наскільки ваші програми залучені.
- Середня вартість плинності кадрів — також залежно від рівня відточення, середня вартість плинності кадрів показує, як дорого втрачати співробітника. Це розраховується на основі середніх витрат на заповнення позиції плюс витрати на адаптацію та орієнтацію.
- Драйвери відтоку – після року роботи цікаво відзначити, що змусило людей залишити організацію. Це через зарплату? Кар'єрні можливості? Погане керування? Ваші вихідні драйвери – ефективний спосіб переглянути ваші HR-зусилля та пріоритети на наступний рік з погляду HR-стратегії. Збирайте цю інформацію з того, що люди вказують у своїх опитуваннях про вихід як причину догляду.
Метрики навчання та розвитку
Витрати навчання і розвиток — одні з перших витрат, які знижуються при тиску бюджету.
Знаменита цитата Пітера Друкера звучить правдоподібно: "Якщо ти не можеш виміряти, ти не зможеш покращити."
Саме тому ваш щорічний звіт з HR має включати показники навчання та розвитку. Здатність співробітників підвищувати кваліфікацію і знову вчитися стала все більш значущою за останні пару років, тому чим більше ви зможете показати, скільки було витрачено і до результатів, тим краще.
Розгляньте можливість включення наступних показників навчання та розвитку до свого щорічного звіту HR:
- Вартість навчання на одного співробітника – це проста метрика, яка поділяє загальну вартість навчання на кількість співробітників. Це може бути для конкретної програми чи сума всього навчання, проведеного за певний рік. Ви можете порівняти вартість навчання на одного співробітника із галузевими стандартами або як щорічне порівняння.
- ROI навчання – ROI навчання вимірює, скільки компанія отримує від інвестицій у навчання. Цей фінансовий показник розширює переваги та бізнес-результати порівняно з програмою навчання. Однак, це не показник задоволеності навчанням, який показує, наскільки співробітники задоволені навчанням.
Метрики залученості
Показники залучення - це показник мотивації і пов'язаності ваших співробітників. Залучений співробітник більш продуктивний і робить внесок на вищому рівні.
Розгляньте можливість включення наступних показників залученості до вашого щорічного звіту HR:
Індекс задоволеності співробітників (ESI) — ESI є набір із трьох питань, які вимірюють, наскільки співробітники задоволені своєю роботою. Три питання наступні:
- Наскільки ви задоволені своїм робочим місцем?
- Наскільки добре ваше робоче місце відповідає вашим очікуванням?
- Наскільки близько ваше робоче місце до вашої ідеальної роботи?
На кожне запитання відповідають співробітники за шкалою від 1 до 10. Для вашого щорічного звіту з HR створіть діаграми на основі результатів, розділених за відділами, демографією, річним порівнянням та будь-яким іншим релевантним показником.
eNPS – Ймовірно, одним із найпопулярніших показників HR є рейтинг чистого промоутера співробітників (eNPS). Цей показник вимірюється питанням: "За шкалою від 1 до 10, наскільки ймовірно, що ви порекомендуєте цю організацію як місце для роботи?" або «Виходячи з вашого досвіду, наскільки ймовірно, що ви порекомендуєте нашу організацію другові чи колезі?»
Більшість організацій ставлять це питання, тому корисно порівняти його із середніми показниками по галузі.
Показники продуктивності та продуктивності
Нарешті, важливо звітувати за показниками продуктивності та ефективності , які демонструють, наскільки добре співробітники виконують свою роботу.
Розгляньте можливість включення наступних показників продуктивності та ефективності до свого щорічного звіту HR:
- Рівень відсутності – рівень відсутності є ключовим показником здоров'я та благополуччя організації. Знання точного рівня відсутності допоможе сформувати втручання.
- ROI людського капіталу (HCROI) – це стратегічна HR-метрика, яка показує у фінансовому плані цінність, яку персонал додає в результаті витрачених на них коштів (наприклад, навчання та розвиток, компенсації, управління талантами, рекрутинг тощо).
Як підготувати щорічний HR-звіт
Незначний HR-звіт – це просто складена статистика, зібрана у PDF або Excel без особливих додаткових додавань. Зробіть свій щорічний HR-звіт значущим, використовуючи дані та візуалізацію у поєднанні з історіями та точками зору. Враховуйте такі елементи під час підготовки щорічного звіту з HR:
1. Увімкніть OKR та KPI
- Почніть з аналізу OKR , KPI та цілей, поставлених HR та організацією на початку року.
- Дайте короткий опис досягнутого прогресу з кожної мети.
- Увімкніть 4 або 5 ключових висновків, які стануть однією з головних тем протягом усього звіту. Це може бути значна зміна чисельності співробітників чи успішний рік завдяки ініціативі лідерства, наприклад.
2. Враховуйте своїх зацікавлених сторін
- Подумайте, кому ви представлятимете щорічний HR-звіт, та адаптуйте інформацію під їхні потреби та інтереси.
3. Розкажіть історію за допомогою даних
- Використовуйте візуалізацію під час звіту за даними. Розгляньте можливість залучення дизайнера, щоб зробити ваші візуальні сторітелінг для даних ще більш захоплюючими. Наприклад, замість звіту eNPS по країнах у таблиці, ви можете відображати результати eNPS всіх країн на карті та використовувати різні відтінки для відображення високоефективних або слабких країн.
- Керівництво та співробітники, ймовірно, втомилися від традиційних звітів та складної статистики. Натомість перетворюйте цифри на переконливі розповіді, щоб стимулювати дії.
- Переконайтеся, що ваші історії, звіти та статистика прозорі та легко зрозумілі всім зацікавленим сторонам.
Наприклад:
Замість того, щоб наводити статистику про зростання продуктивності співробітників, розкажіть історію співробітника, який скористався можливостями віддаленої роботи та збільшив продуктивність на X%.
Увімкніть вплив. Поясніть, що цей співробітник впровадив покращені системи та процеси, які позитивно вплинули на інших співробітників його команди.
Покажіть загальну картину, ілюструючи безліч інших успішних історій, подібних до успіху цього співробітника
4. Визначте цілі на наступний рік
- Ближче до кінця звіту проаналізуйте бізнес-мети на наступний рік і виділіть своє уявлення про те, як HR буде встановлювати свої цілі відповідно.
- Визначте, що ви вимірюватимете. Погоджуйтесь з іншими зацікавленими сторонами організації перед встановленням цілей для HR
5. Надайте огляд панелі керування
- Допоможіть заінтересованим сторонам аналізувати, візуалізувати дані та приймати рішення за допомогою попередньої панелі керування у звіті.
- Бажано зібрати на одній сторінці/екрані – до чого можна звернутися для зручності довідки.
При виборі найбільш значущих показників для щорічної звітності враховуйте, хто ваші зацікавлені сторони і яку цінність HR принесла стратегічним цілям компанії та корпоративному зростанню. Річний звіт HR надає можливість виділити внесок, ризики, з якими бізнес може зіткнутися в HR, та загальний вплив інвестицій у людський капітал
Курс « HR Стратегія » допомагає HR-фахівцям стати ключовими партнерами у своїх компаніях, вийшовши за межі повсякденних завдань. Навчіться пов'язувати роботу HR з бізнес-цілями та створювати стратегії, які підтримують плани компанії. Ви дізнаєтесь, як налагодити ефективні HR-процеси, покращити корпоративну культуру та допомогти її розвитку.
